Niejeden początkujący, świeżo upieczony menadżer, którego pracodawca postanowił „ubrać” w zadanie zarządzania czasem pracy swoich podwładnych, nie przygotowując go tego w odpowiedni sposób, ma wrażenie, że jego życie zaczyna przypominać stary dowcip. Przecież choćby się nie wiadomo jak starał, zawsze brakuje godzin do rozdysponowania tak, aby nie przekraczać norm wyznaczanych przepisami o czasie pracy, a założone zadania były wykonane. A przecież podczas planowania w Excelu wszystko wydawało się „spinać”!
Zaplanowanie pracownikom pracy w odpowiednim wymiarze godzin, wynikającym z Kodeksu pracy to nie wszystko. Godziny te powinny zostać odpowiednio rozłożone w skali okresu rozliczeniowego, tak by zapewnić pracownikowi odpowiednią liczbę dni wolnych od pracy. Dni takie mogą mieć różny charakter, a co za tym idzie inne będą również obowiązki pracodawców, gdy wezwą w takim dniu do pracy pracownika. Dodatkowo ważne jest także, kiedy w takim dniu pracownik wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych.
Większość osób jest świadoma, że grzywna za naruszenie praw pracowniczych wynosi od 1.000 do 30.000 zł zgodnie z art. 281 pkt 5 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm., dalej jako: „k. p.”). Należy jednak podkreślić, iż wyżej wspominana kara wynika z błędów, które pośrednio lub bezpośrednio naruszają zapisy k.p., co obecnie jest sytuacją dość rzadką. Występuje niemalże jedynie w sytuacji, kiedy firma nie dostawała wewnątrzzakładowych zapisów do najnowszych zmian.
Zakładając „uśredniony” zakład pracy, w ciągu typowego dnia pracy, pracownicy-palacze wykorzystują ok. 20 minut czasu pracy na przerwy w celu palenia wyrobów tytoniowych. W przeciętnym miesiącu pracy, liczącym ok. 21 dni roboczych, łączna długość przerw na palenie wyniesie w sumie 7 godzin w ciągu miesiąca, co wygeneruje zauważalne straty w produktywności zakładu pracodawcy.
W firmach odpowiedzialność za planowanie czasu pracy może być przypisana różnym działom lub osobom, w zależności od wielkości i struktury organizacyjnej:
Pracodawcy działający często w warunkach permanentnego niedoboru pracowników dość często znajdują się w sytuacji przekroczenia dopuszczalnych limitów czasu pracy. Czasem są to zjawiska incydentalne, wynikające z niedopatrzeń czy mniejszych lub większych kryzysów, a czasem są to zjawiska systemowe, dla których żadna ze stron stosunku pracy niekoniecznie jest w stanie wskazać proste rozwiązania, na naruszające ich interesów w poważny sposób.
Koniec pierwszego kwartału to z reguły okres, w którym końca dobiegają audyty czasu pracy realizowane dla wielu dużych firm, gdzie występuje praca zmianowa. Każdy zakończony audyt dostarcza nowych danych nie tylko co do popularnych naruszeń przepisów, o których działy HR zdają sobie mniej lub bardziej sprawę, ale również co do trendów, które można dostrzec wyłącznie poprzez szerszą analizę danych czasu pracy.
Jednym z takich zjawisk praktycznie niezauważalnych w comiesięcznych, zwykłych rozliczeniach płacowych może być powstanie tzw. „mafii nadgodzinowej”. Zjawisko nie jest być może zbyt popularne, a właściwie będąc precyzyjnym, nie ma wystarczająco szeroko prowadzonych analiz, które ujawniłyby skalę opisywanego procederu.
Harmonogram czasu pracy powinien wskazywać rozkład godzin pracy w każdej dobie pracowniczej. Powinna wynikać z niego zarówno liczba godzin pracy, jak i ich rozkład (np. 6:00-14:00, 14:00-22:00). Należy wskazać, że liczba godzin pracy powinna być kontrolowana w skali dób pracowniczych, a nie dób kalendarzowych.
Wciąż trwająca wojna za wschodnią granicą, rekordowa inflacja i przewidywany, nadchodzący kryzys nie pozostają bez znaczenia dla wielu firm, które szacują poziom zamówień dostępność personelu oraz inne niezbędne wskaźniki do zapewnienia ciągłości pracy.
Wszystkie te czynniki przekładają się na jakość sporządzonych planów pracy, które często niestety nie mają wiele wspólnego z realnym planowaniem. Wiele zrealizowanych audytów czasu pracy wskazuje dość jasno, że zdecydowana większość firm korzysta z nieoptymalnych schematów czasu pracy.
W ramach uprawnień każdego pracodawcy leży zbiorcze zaplanowanie czasu pracy pracowników. Najczęściej więc regulamin pracy lub układ zbiorowy pracy wskazuje w jakim systemie czasu pracy i w jakim okresie rozliczeniowym pracują pracownicy. Regulacje te dotyczą zazwyczaj całych grup pracowników, w zależności od zajmowanego stanowiska pracy. Kodeks pracy dopuszcza jednak aby czas pracy niektórych pracowników został zaplanowany indywidualnie. Ważne możliwości w tym zakresie oferuje także tzw. ustawa antykryzysowa.
