Organy państwowe takie jak Państwowa Inspekcja Pracy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Straż Graniczna, etc. już od jakiegoś czasu intensyfikują kontrole w firmach, gdzie występuje współpraca w oparciu o outsourcing procesowy.
Kontrole takie zazwyczaj weryfikują poprawność wydzielenia procesu, który został przekazany zewnętrznym dostawcom usług, o czym nie raz już pisaliśmy zarówno na naszym blogu (LINK), jak i innych kanałach
Koszty związane z zatrudnianiem pracowników na umowę o pracę rosną dynamicznie, a pracodawcy w Polsce są zmuszeni do szukania nowych strategii, by utrzymać konkurencyjność i kontrolować wydatki. Kluczowym elementem w redukcji kosztów może się okazać optymalizacja czasu pracy oraz wykorzystanie elastycznych form zatrudnienia, które mogą przynieść oszczędności i poprawić efektywność organizacji.
Warto na początek zdefiniować, czym są nadgodziny. Co do zasady, pracodawca powinien zlecać pracownikom pracę odpowiadającą ich wymiarom etatu. W praktyce jednak, wcześniej czy później, dojdzie do sytuacji, w której pracownik będzie musiał pracować w większym wymiarze. Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii, a także szczególnych potrzeb pracodawcy. Wielu pracodawców ma jednak wątpliwości odnośnie zasad polecania pracy ponadwymiarowej. Dotyczą one zarówno samego sposobu i możliwości zlecania takiej pracy jak również sposobów jej rekompensaty. Wielokrotnie także popełniane są błędy polegające chociażby na stosowaniu reguł dotyczących nadgodzin np. do rozliczania pracy w dniach wolnych od pracy. Należy pamiętać, że takie błędy mogą skutkować koniecznością wypłacenia pracownikowi należnych mu składników wynagrodzenia, a także odpowiedzialnością wykroczeniową pracodawcy.
Właściwe zrozumienie okresu rozliczeniowego to kluczowy element skutecznego zarządzania firmą. Choć wielu przedsiębiorców może postrzegać go wyłącznie jako formalność związaną z wynagrodzeniami, w rzeczywistości jego wpływ sięga znacznie dalej. Od tego, jak firma definiuje i wdraża okres rozliczeniowy, zależy nie tylko efektywność pracy, ale również zgodność z przepisami prawa oraz optymalne zarządzanie zasobami ludzkimi. Dlaczego więc warto poświęcić temu tematowi więcej uwagi? Odpowiednie dostosowanie okresu rozliczeniowego może przynieść firmie wymierne korzyści, zwłaszcza w branżach o specyficznych wymaganiach czy sezonowości pracy. W tym artykule przyjrzymy się, jakie znaczenie ma okres rozliczeniowy i jak dostosować go do potrzeb przedsiębiorstwa, aby maksymalnie wykorzystać jego potencjał.
Niejeden początkujący, świeżo upieczony menadżer, którego pracodawca postanowił „ubrać” w zadanie zarządzania czasem pracy swoich podwładnych, nie przygotowując go tego w odpowiedni sposób, ma wrażenie, że jego życie zaczyna przypominać stary dowcip. Przecież choćby się nie wiadomo jak starał, zawsze brakuje godzin do rozdysponowania tak, aby nie przekraczać norm wyznaczanych przepisami o czasie pracy, a założone zadania były wykonane. A przecież podczas planowania w Excelu wszystko wydawało się „spinać”!
Zaplanowanie pracownikom pracy w odpowiednim wymiarze godzin, wynikającym z Kodeksu pracy to nie wszystko. Godziny te powinny zostać odpowiednio rozłożone w skali okresu rozliczeniowego, tak by zapewnić pracownikowi odpowiednią liczbę dni wolnych od pracy. Dni takie mogą mieć różny charakter, a co za tym idzie inne będą również obowiązki pracodawców, gdy wezwą w takim dniu do pracy pracownika. Dodatkowo ważne jest także, kiedy w takim dniu pracownik wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych.
Większość osób jest świadoma, że grzywna za naruszenie praw pracowniczych wynosi od 1.000 do 30.000 zł zgodnie z art. 281 pkt 5 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm., dalej jako: „k. p.”). Należy jednak podkreślić, iż wyżej wspominana kara wynika z błędów, które pośrednio lub bezpośrednio naruszają zapisy k.p., co obecnie jest sytuacją dość rzadką. Występuje niemalże jedynie w sytuacji, kiedy firma nie dostawała wewnątrzzakładowych zapisów do najnowszych zmian.
Zakładając „uśredniony” zakład pracy, w ciągu typowego dnia pracy, pracownicy-palacze wykorzystują ok. 20 minut czasu pracy na przerwy w celu palenia wyrobów tytoniowych. W przeciętnym miesiącu pracy, liczącym ok. 21 dni roboczych, łączna długość przerw na palenie wyniesie w sumie 7 godzin w ciągu miesiąca, co wygeneruje zauważalne straty w produktywności zakładu pracodawcy.
W firmach odpowiedzialność za planowanie czasu pracy może być przypisana różnym działom lub osobom, w zależności od wielkości i struktury organizacyjnej:
Pracodawcy działający często w warunkach permanentnego niedoboru pracowników dość często znajdują się w sytuacji przekroczenia dopuszczalnych limitów czasu pracy. Czasem są to zjawiska incydentalne, wynikające z niedopatrzeń czy mniejszych lub większych kryzysów, a czasem są to zjawiska systemowe, dla których żadna ze stron stosunku pracy niekoniecznie jest w stanie wskazać proste rozwiązania, na naruszające ich interesów w poważny sposób.