Koniec pierwszego kwartału to z reguły okres, w którym końca dobiegają audyty czasu pracy realizowane dla wielu dużych firm, gdzie występuje praca zmianowa. Każdy zakończony audyt dostarcza nowych danych nie tylko co do popularnych naruszeń przepisów, o których działy HR zdają sobie mniej lub bardziej sprawę, ale również co do trendów, które można dostrzec wyłącznie poprzez szerszą analizę danych czasu pracy.
Jednym z takich zjawisk praktycznie niezauważalnych w comiesięcznych, zwykłych rozliczeniach płacowych może być powstanie tzw. „mafii nadgodzinowej”. Zjawisko nie jest być może zbyt popularne, a właściwie będąc precyzyjnym, nie ma wystarczająco szeroko prowadzonych analiz, które ujawniłyby skalę opisywanego procederu.
Dlaczego „mafia” i co ma z tym wspólnego kierownictwo?
Podobnie jak w znanej większości osób głównie dzięki filmom i książkom włoskiej mafii, tak i w tym przypadku mamy do czynienia z „bossem” mającym wpływ na to, kto będzie miał dostęp do lepiej płatnych godzin pracy dodatkowej lub np. do płatnych dyżurów. Jak łatwo się domyślić, taką osobą nie może być szeregowy pracownik, lecz ktoś, kto ma wpływ na kształtowanie się harmonogramów czasu pracy, aby obsadzić intratne godziny pracy lub miejsca pracy wyłącznie osobami, które albo podzielą się korzyścią majątkową, albo uzyskają inne bonifikaty czy przysługi. Zdarzały się przypadki, że taki pracownik, chcąc przynależeć do „grupy”, zobowiązywał się do weekendowej pracy w sadzie czy ogrodzie bossa.
Oczywiście „boss” nie może realizować planu samodzielnie i potrzebuje „prawej ręki” (w realiach włoskiej mafii to odpowiednik ‘consigliere’). Zazwyczaj jest to osoba niżej w strukturze firmy, ale nie koniecznie z krótszym stażem, popierająca ‘bossa’ w zakresie estymacji osiąganych nadgodzin czy raportowaniem danych wykonawczych z produkcji, które mają na celu przekonanie zarząd, że wszytko jest uzasadnione.
Po co to wszystko?
Jak mówi znane przysłowie, „jak nie wiadomo, o co chodzi, to chodzi o pieniądze” i tym przypadku jest tak samo. Realizowane audyty wskazują wyraźnie, że lepsze zarządzanie czasem pracy może przyczynić się do redukcji średnio ok. 10% nadgodzin. W przypadku organizacji, gdzie opisywana mafia czuje się bezpiecznie, ten wskaźnik rośnie do min. 25% – 30%. Takie niedobory można dość łatwo wytworzyć np. przez udanie się na urlop kilku kluczowych, lecz przynależnych do mafii pracowników.
Wszystko zależy od skali i im większa firma, tym łatwiej ukrywać niepotrzebne nadgodziny. Jeżeli niewielka mafia sztucznie wytworzy potrzebę na 6 dodatkowych etatów, to w skali roku straty przedsiębiorstwa sięgają ponad 346.000,00 zł (przy założeniu 35 zł/h). A jeśli mafia zawiązała się w dziale wykwalifikowanych pracowników, gdzie stawka godzinowa jest wyższa? Albo co w przypadku kiedy mafii udało się wytworzyć sztuczny niedobór kadrowy na poziomie 20 etatów?
Te pytania zostawiam bez odpowiedzi dla osoby, która czyta ten artykuł i pracuje w konkretnej wielkości firmie.
Dlaczego tak łatwo przeoczyć proceder?
Kodeks pracy przewiduje maksymalny pułap godzin nadliczbowych na poziomie 150. Ten limit, zgodnie z przepisami, każdy pracodawca może podnieść do 416 godzin w skali roku. Więc każde przedsiębiorstwo ma w dyspozycji nadgodziny i jeżeli nie dochodzi do naruszeń wyżej wymienionych limitów, to zazwyczaj zarząd jest zadowolony, że nie musi uruchamiać drogiej i niepewnej rekrutacji. I właśnie to jest główna szara strefa, gdzie może rozwijać się mafia.
Po kilku miesiącach, gdzie poziom godzin nadgodzin nie zagraża wezwaniem kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, pracodawca przyzwyczaja się do „normalności” i pewnej specyfiki firmy, a może nawet wychodzić z założenia, że taka praca dodatkową jest możliwością „dorobienia” do pensji.
W skrajnych przypadkach jeżeli uda się zasłona dymna i misja sztucznego wywindowania liczby nadgodzin na pewien kilkumiesięczny okres, to potem powrót do wysokich, ale już bezpiecznych poziomów może spotkać się nawet z pochwałą i uznaniem zarządu.
Jak można wykryć mafię nadgodzinową?
Obecnie w Polsce bardzo mało firm może sobie pozwolić na stanowisko analityka HR, który zajmowałby się wyłącznie analizą danych pracowniczych. Dlatego też z reguły HR, czy kadry rozliczają pensje i raportują, że nie ma naruszeń przepisów prawa pracy. Co stwarza idealne warunki dla opisywanego procederu.
Czasem wyjątkiem może być wychwycenie dużej liczby nadgodzin konkretnych osób, co może zbudzić pewne podejrzenia, ale zazwyczaj taki pracownik uzasadni, że jego praca jest niezbędna albo nawet, że sam jest przemęczony i będzie próbował zrobić z siebie ofiarę złego zarządzania czasem pracy.
Ponieważ nierzadko problem dotyczy całych działów lub grup pracowników, duża liczba nadgodzin zostanie potraktowana jako specyfika tej jednostki.
Jednak bezsprzecznie najlepszym sposobem jest przeprowadzenie pełnego audytu z minimum 12 miesięcy dla wszystkich pracowników, wszystkich działów. Z reguły takie audyty (nawet te, które nie szukają omawianego problemu) skutkują polepszeniu organizacji czasu pracy i jego bardziej optymalnego rozplanowania. I w tym momencie mamy kluczowy etap – czy pracownicy po zapoznaniu się z planowanym wdrożeniem zmian organizacyjnych zaczną się sprzeciwiać, czy też dostrzegą korzyści w zmianach. Oczywiście nie każdy sprzeciw pracowników przed wdrażaniem zmian należy odbierać jako jawne przyznanie się do przynależności do mafii. Zdarzają się propozycje, które nie pasują do danej firmy, czy grupy pracowników, jednak wtedy pracownicy z chęcią zasiadają do negocjacji i poszukiwane są najkorzystniejsze rozwiązania dla obu stron.
Poprawna i rzetelna ewidencja czasu pracy badana w dłuższym okresie jest podstawą do określenia, czy w danej firmie możemy mieć do czynienia z mafią nadgodzin.
Jeśli potrzebują Państwo porady w zakresie organizacji / harmonogramowania czasu pracy w organizacji, zapraszamy do kontaktu: cc@cc.info.pl.
Zapraszamy na najbliższe wydarzenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:
