Dzisiejszym wpisem, chciałbym wskazać Państwu jeszcze korzystniejszy i dogodniejszy dla stron sposób transferu udziałów w spółkach cudzoziemskich między stronami w sytuacji, kiedy to strona zbywająca oraz strona nabywająca udziały nie mogą spotkać się w jednym miejscu u notariusza w celu złożenia podpisów pod umowami sprzedaży udziałów. Z pomocą w takiej sytuacji przychodzi instytucja pełnomocnictwa udzielanego przez wspólnika zbywcę lub nabywcę (Mocodawcę) na rzecz innej wybranej osoby (Pełnomocnika).

Czym jest pełnomocnictwo?

Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem, pełnomocnictwo jest to upoważnienie osoby do działania w imieniu mocodawcy wyrażone poprzez oświadczenie woli. Co do zasady, upoważnienie obejmuje wykonywanie czynności prawnych, które zostały określone w treści pełnomocnictwa przez mocodawcę. Innymi słowy – pełnomocnictwo to nic innego jak uprawnienie do reprezentowania lub zastępowanie mocodawcy w stosunkach prawnych z innymi podmiotami z góry ustalonym zakresie.
Przepisy Kodeksu cywilnego w Rozdziale II „Pełnomocnictwo” w artykułach 98 – 109 określają, istotę, rodzaje, formę, moment i skutki jego odwołania lub wygaśnięcia.

Ustanowienie pełnomocnika do rozporządzania udziałami wspólnika.

Zanim przejdziemy do ustanowienia przez wspólnika zbywcę lub nabywcę udziałów (mocodawca) w spółce cudzoziemskiej pełnomocnika, należy przypomnieć przepisy Kodeksu spółek handlowych dotyczące zasad zbywania udziałów na rzecz innych podmiotów (osób fizycznych lub prawnych):

Art. 180
§1. Zbycie udziału, jego części lub ułamkowej części udziału oraz jego zastawienie powinno być dokonane w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi.

§ 2. W przypadku spółki, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, zbycie przez wspólnika udziałów jest możliwe również przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym. Oświadczenia zbywcy i nabywcy opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Co do zasady, zbycie udziału lub jego części powinno być dokonane w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi (wymagana obecność stron umowy w Kancelarii Notarialnej zlokalizowanej na terenie Polski). Forma ta zastrzeżona została pod rygorem nieważności – podpisanie umowy bez wymaganej formy powoduje nieważność takiej umowy a co za tym idzie nabywca udziałów nie staje się wspólnikiem spółki.

Co zatem wspólnik zbywca spółki cudzoziemskiej lub przyszły nabywca udziałów powinni uczynić by ustanowić pełnomocnika?
Zwracam jeszcze uwagę na zapis art. 180 § 1 Kodeksu spółek handlowych, który stanowi, że „Zbycie udziału, jego części lub ułamkowej części udziału oraz jego zastawienie powinno być dokonane w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi”. Najważniejsza jego część to „powinno być dokonane w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi”.

Mając na względzie taki szczególny wymóg, należy dodatkowo zapoznać się z przepisem Kodeksu cywilnego a konkretnie art. 99, który stanowi, że:

Art. 99.
§ 1. Jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie.
§ 2. Pełnomocnictwo ogólne powinno być pod rygorem nieważności udzielone na piśmie.

Wniosek?

Skoro sama czynność zbycia udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga obecności stron transakcji u notariusza oraz formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi, to udzielenie przez wspólnika spółki cudzoziemskiej pełnomocnictwa dla wybranej osoby również będzie wymagało udanie się przez mocodawcę (zbywcę lub nabywcę) do notariusza i udzielenie takiego pełnomocnictwa w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. Przepisy kodeksu spółek handlowych oraz Kodeku cywilnego nic nie stanowią o innej formie udzielenia pełnomocnictw np. w formie ustnej lub w zwykłej formie pisemnej (bez udziału notariusza i bez poświadczonych notarialnie podpisów mocodawcy/ów), które posłużyłoby pełnomocnikowi do skutecznego rozporządzania udziałami mocodawcy w spółce cudzoziemskiej. Notariusz, u którego miałoby dojść do czynności zbycia udziałów – odmówi stronom przeprowadzenia czynności. Podpisanie przez pełnomocnika umowy zbycia udziałów bez wymaganej formy pełnomocnictwa powoduje nieważność takiej umowy a co za tym idzie nabywca udziałów nie staje się wspólnikiem spółki.

Pełnomocnictwo – kto może być pełnomocnikiem?
Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego pełnomocnikiem:

• może być każda osoba fizyczna, która posiada minimum ograniczoną zdolność do czynności prawnych. W tym przypadku mowa o osobach pomiędzy 13. a 18. rokiem życia.
• mogą być nimi także osoby posiadające pełną zdolność do czynności prawnych, a więc ludzie, którzy osiągnęli pełnoletność.

Wyżej wskazane osoby mogą być nie tylko pełnomocnikami, ale również ustanawiać pełnomocników, o ile postanowienia pełnomocnictwa nie stanowią inaczej (np. brak możliwości udzielania dalszych pełnomocnictw). Należy przy tym zaznaczyć, że fakt, iż pełnomocnik jest ograniczony w zdolności do czynności prawnych, nie może wpływać na ważność czynności dokonanej przez niego w imieniu mocodawcy.

W przypadku kiedy mocodawca ustanowił więcej niż jednego pełnomocnika o takim samym zakresie umocowania, wówczas każdy może działać w sposób samodzielny (o ile wynika to z treści pełnomocnictwa).

To ostatecznie do decyzji Klientów lub wspólników spółek cudzoziemskich pozostawiamy decyzję do co wyboru pełnomocnika, ale zawsze rekomendujemy, aby pełnomocnik lub pełnomocnicy byli dla swoich mocodawców osobami zaufanymi i działali sprawnie w tej materii – mogą to być członkowie zarząd spółki, w której wspólnicy są udziałowcami, inni wspólnicy tej samej spółki, każda inna osoba powiązana bezpośrednio lub pośrednio ze wspólnikiem lub samą spółką np. pracownik tej spółki.

Co powinno zawierać pełnomocnictwo od wspólnika spółki cudzoziemskiej?

W doktrynie i praktyce przyjmuje się, że pełnomocnictwo od mocodawcy (wspólnika zbywcy lub nabywcy) powinno zawierać w szczególności:

• data jego sporządzenia,
• dane osoby upoważniającej – mocodawcy tj. wspólnika spółki cudzoziemskiej: imię, nazwisko, numer PESEL, o ile posiada oraz numer dokumentu tożsamości lub paszportu), wraz z informacjami dotyczącymi spółki, której wspólnik jest udziałowcem (nazwę spółki, numer KRS, numer NIP) oraz ilość wraz z łączną wartością nominalną posiadanych przez tego wspólnika udziałów w kapitale zakładowym spółki; lub nabywcy (imię, nazwisko, numer PESEL, o ile posiada oraz numer dokumentu tożsamości lub paszportu),
• dane osoby upoważnionej – pełnomocnika wspólnika spółki cudzoziemskiej (imię, nazwisko, numer PESEL o ile posiada oraz numer dokumentu tożsamości lub paszportu); lub pełnomocnika nabywcy (imię, nazwisko, numer PESEL, o ile posiada oraz numer dokumentu tożsamości lub paszportu),
• informację o terminie obowiązywania pełnomocnictwa (np. do dnia 31 grudnia 2024 r.) lub informację, że obowiązuje bezterminowo,
• i najważniejsze: zakres czynności lub spraw, do których jest udzielane przez wspólnika spółki cudzoziemskiej lub nabywcę udziałów na rzecz pełnomocnika (w szczególności np.: do składania wszelkich oświadczeń woli w imieniu oraz na rzecz Mocodawcy oraz do podjęcia wszelkich innych niezbędnych czynności prawnych oraz faktycznych zmierzających do sprzedaży części lub wszystkich udziałów należących do Mocodawcy oraz do zawarcia umowy sprzedaży części lub wszystkich Udziałów lub innej umowy przenoszącej własność części lub wszystkich Udziałów należących do Mocodawcy w kapitale zakładowym Spółki; pełnomocnik może występować i być drugą stroną lub jedną ze stron czynności prawnej, której dokonuje w imieniu Mocodawcy, tym samym przepis art. 108 Kodeksu cywilnego zostaje wyłączony).

Klienci naszej Kancelarii, w sprawach sporządzania takich pełnomocnictw, często pytają mnie:

• W jakim języku powinno być sporządzone pełnomocnictwo w sytuacji, kiedy wspólnikiem spółki cudzoziemskiej jest osoba niebędąca obywatelem Polski, niemówiąca i nierozumiejąca język polski? Czy w języku polskim czym może w wersji dwujęzycznej np. polsko – ukraińskim etc.?
• Czy istnieje konieczność poddawania sporządzonego dokumentu pełnomocnictwa jedynie w wersji polskiej do tłumacza przysięgłego celem jego przetłumaczenia na język ukraiński?
• Czy pełnomocnik mocodawcy, musi również stawić się u notariusza i podpisać z podpisem notarialnie poświadczonym taki dokument pełnomocnictwa, gdzie oświadcza np. że: „Niniejszym oświadczam, że przyjmuję i akceptuję powyższe pełnomocnictwo udzielone przez Mocodawcę i zobowiązuję się do działania zgodnie z jego treścią.
  Pełnomocnik ………………………………………..…………………………………….
  Miejscowość i data……………………………………………………………………….…”

Odpowiedź na pytanie 1:

W tej materii panuje pełna dowolność stron. Może to być jedynie wersja polska pełnomocnictwa, ale wychodząc przez nas naprzeciw oczekiwaniom klientów zawsze sugerujemy, aby zostało ono sporządzone w wersji dwujęzycznej np. polsko – ukraińskim etc. aby strona/y uczestniczące w czynnościach miały świadomość tego co w takim dokumencie pełnomocnictwa się znajduje i do czego mocodawca swojego pełnomocnika upoważnia. Istotnym jest, aby zawsze jedną z wersji pełnomocnictwa była wersja polska – z prostego powodu. Notariusz poświadczający podpis pełnomocnika na dokumencie umowy sprzedaży udziałów w pierwszej kolejności sprawdza sam dokument udzielonego pełnomocnictwa dla pełnomocnika. Po wynikach jego analizy notariusz stwierdza czy pełnomocnik może przystąpić do czynności a w szczególności czy może złożyć swój podpis na dokumencie umowy sprzedaży udziałów.

Odpowiedź na pytanie 2:

Przyjmuje się w praktyce, że nie ma konieczności poddawania sporządzonego dokumentu pełnomocnictwa jedynie w wersji polskiej do tłumacza przysięgłego celem jego przetłumaczenia na inny język np. ukraiński. Dlatego też w swoich działach zalecamy przygotowanie dokumentu pełnomocnictwa w dwóch wersjach językowych (dokument składający się z dwóch kolumn: po lewej stronie dokumentu – wersja polska, a po prawej stronie – wersja inna niż polska np. ukraińska etc.). Tak sporządzony dokument stanowi podstawę do tego, aby pełnomocnik mógł się stawić u notariusza na podpisanie umowy sprzedaży udziałów w spółce cudzoziemskiej, po uprzednim podpisaniu go przez mocodawcę u notariusza w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi

Odpowiedź na pytanie 3:

Przyjmuje się w praktyce, że nie ma konieczności, aby osoba pełnomocnika była obecna u notariusza podczas podpisywania przez pełnomocnika dokumentu pełnomocnictwa. Udzielone przez mocodawcę pełnomocnictwo w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi staje się ważne od momentu jego podpisania przez mocodawcę. Mocodawca powinien przykazać pełnomocnikowi podpisany dokument pełnomocnictwa przy pierwszej możliwie okazji.

Moment udzielenia i przekazania pełnomocnictwa.

Kiedy zatem nasza mocodawca powinien udzielić pełnomocnikowi takiego upoważnienia? Odpowiedz jest bardzo prosta – możliwie jak najszybciej, bez zbędnej zwłoki. Czyli kiedy? Zawsze zalecamy naszym Klientom aby nasz mocodawca udzielił pełnomocnictwa, zaraz po tym jak stanie się wspólnikiem takiej spółki cudzoziemskiej tj.:

• po zawiązaniu spółki tj. podpisaniu aktu założycielskiego/umowy spółki a jeszcze przed zarejestrowaniem spółki w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego – wspólnik podpisuje dokument pełnomocnictwa do rozporządzania swoimi udziałami z tym zastrzeżeniem, że rozporządzenie udziałem (zbycie udziału na rzecz innego podmiotu) dokonane przed wpisem spółki kapitałowej do rejestru jest nieważne (art. 16 Kodeksu spółek handlowych),
• po zarejestrowaniu spółki w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego tj. nowy wspólnik wchodzi w posiadanie udziałów w spółce cudzoziemskiej po tym jak złożył swój podpis pod umową nabycia udziałów a w kolejnym kroku, podczas tej samej wizyty u notariusza, podpisuje dokument pełnomocnictwa do rozporządzania sowimi udziałami.

Po każdej z wymienionych czynności, mocodawca powinien możliwie jak najszybciej przekazać oryginał dokumentu pełnomocnictwa pełnomocnikowi.

I najważniejsze na koniec.
Po co wspólnik spółki cudzoziemskiej miałby udzielać lub udziela pełnomocnictwa do rozporządzania swoimi udziałami w spółce cudzoziemskiej?

Na podstawie licznie docierających do nas sygnałów od naszych Klientów możemy wskazać, że udzielenie pełnomocnictw przez takich wspólników na rzecz wybranych osób:

• stanowi gwarancję braku rozpraszania się w sposób niekontrolowany udziałów poza spółkę (zbycie udziałów na rzecz osób trzecich niezwiązanych ze spółką przy jednoczesnym braku zgody spółki na ich zbycie),
• w przypadku utraty kontaktu przez spółkę ze wspólnikiem (często się zdarza, że wspólnicy spółek cudzoziemskich po paru dniach lub tygodniach świadczenia pracy na rzecz spółki potrafią zaprzestać dalszego ich wykonania nie informując spółki o tym jednocześnie zrywając wszelki kontakt ze spółką) pełnomocnik na podstawie udzielonego pełnomocnictwa może zbyć udziały tego wspólnika do pierwotnego zbywcy lub dokonać dalszej ich sprzedaży na rzecz nowego nabywcy (nowego wspólnika tej spółki),
• w przypadku opisanym w ust. b) powyżej, spółka ponadto nie będzie zmuszona do wszczęcia procedury umarzania udziałów wspólnika, z którym utraciła kontakt (rozwiązanie to jest często stosowane jako sposób na wykluczenie wspólnika ze spółki albo obniżenie kapitału zakładowego),
• nie powoduje ryzyk występowania zagrożeń dla spółki i celów, do których została ustanowiona poprzez np. działania wspólnika niezgodne z postanowieniami umowy spółki, zasadami współżycia społecznego lub działaniami na szkodę spółki.

Służymy Państwu naszą pomocą w przygotowaniu wszelkich dokumentów na potrzeby dokonania czynności, które zostały opisane powyżej, a także w zgłoszeniu zmiany danych wspólników do odpowiednich rejestrów.

Zapraszamy na najbliższe wydarzenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:

AKADEMIA OUTSOURCINGU PROCESOWEGO (KLIKNIJ)

OPTYMALIZACJA CZASU PRACY (KLIKNIJ)