Outsourcing procesów, czy usług to rozwiązanie polegające na zlecaniu wykonania niektórych procesów biznesowych, zadań, funkcji, czy projektów zewnętrznym podmiotom. W ten sposób możliwe jest uwolnienie zasobów (np. finansowych) firmy przy braku zwiększenia obciążeń administracyjnych i kosztowych związanych z rekrutacją personelu.
W zależności od wiedzy, środków i priorytetów odbiorcy usług outsourcingowych podejmują decyzje o tym, jakie obszary outsourcować, czyli powierzać zewnętrznym podmiotom. Okazuje się, że w praktyce nie jest to zadanie łatwe, jednak jego zaniechanie niesie ze sobą poważne negatywne skutki.
Skutki wejścia w outsourcing
Decydując się na współpracę opartą o outsourcing, obie strony muszą być świadome, że organy będą badać ich relację pod kątem możliwego obejścia przepisów wynikających z ustawy z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1110), zwanej dalej „Ustawą o APT”.
Najczęściej pojawiającym się zarzutem jest bowiem pozorność współpracy podmiotów. To ryzyko istnieje wtedy, gdy strony traktują swoją relację biznesową jako outsourcing usług (procesów), a faktycznie dostarczany jest personel pod kierownictwo odbiorcy usługi. Realnie mamy wtedy zatem do czynienia z pracą tymczasową, choć strony nazywają swoją współpracę „świadczeniem usług” czy „outsourcingem”. W praktyce gospodarczej wykształciło się pojęcie „outsourcingu pracowniczego” na określenie takiej właśnie sytuacji. Konsekwencje są poważne, a najboleśniejsze od strony finansowej w zakresie VAT.
Co robi dostawca usługi – zdefiniujmy to
Jednym z podstawowych elementów, które organy badają w ramach kontroli podmiotów świadczących usługi w zakładach swoich klientów, jak i bezpośrednio u tychże klientów jest kwestia przedmiotu świadczonych usług. To zagadnienie bada nie tylko PIP, ale i organy kontroli skarbowej, ZUS, Straż Graniczna, czy…prokuratura.
W praktyce ten element nierzadko kuleje. Często zdarza mi się weryfikować umowy outsourcingu, gdzie przedmiot usługi określony jest jako „wsparcie produkcji”, „usługi produkcyjne”, „usługi logistyczne”. Decydując się na takie zapisy umowne, ciężko określić, co faktycznie wykonawca takiej usługi robi w zakładzie klienta, czyli odbiorcy takiej usługi.
Żeby uznać taką usługę za wyodrębniony proces, strony muszą pochylić się nad szczegółowym opisem zadań powierzanych firmie zewnętrznej. Powinny one stanowić pewną całość procesu technologicznego, choćby bardzo niewielką w skali całej działalności firmy. Może to być wyłącznie np. pobieranie zapakowanych produktów i ich paletowanie, albo w branży e-commerce obsługa wyłącznie zwrotów towarów do sklepu internetowego, w branży mięsnej tylko paczkowanie wędlin i ich etykietowanie, a w usługach spawalniczych tylko trawienie stali. Musi być to jednak konkretnie określone, tak aby nie istniały wątpliwości, jaki zakres swojej działalności zleceniodawca powierza firmie zewnętrznej.
Zjawisko outsourcingu jest tak szeroko stosowane i w tylu branżach, że ciężko sprowadzić to wspólnego uniwersalnego mianownika. Trzeba się jednak kierować zasadą, żeby jak najdokładniej opisać zadania powierzone dostawcy usługi. Warto wesprzeć się technicznym rysunkami, przedstawieniem graficznym, technicznym itp.
Uważajmy kto, co robi
Istotne jest także, żeby tego samego zakresu zadań nie wykonywał w tym samym miejscu odbiorca usługi. W końcu outsourcing ma polegać na realizacji „wyodrębnionych” przez zamawiającego zadań, a nie tylko ich powielaniu dla zapewnienia ciągłości jego biznesu.
Czasem pozostaje wyodrębnienie wyłącznie obszarowe, np. na danej linii produkcyjnej działa tylko załoga zewnętrza wobec insourcera, a na innych liniach te same zadania wykonuje załoga własna odbiorcy usługi. Wtedy wyodrębnienie procesu polega na wskazaniu fizycznego obszaru, który zostaje powierzony do obsługi firmie zewnętrznej.
Bardzo niewskazane jest, gdy te same zadania w tym samym miejscu wykonują pracownicy out- oraz insourcera. Jak wtedy bowiem wykazać, że dostawcy usługi został powierzony przez zamawiającego wyodrębniony proces biznesu tego ostatniego podmiotu?
Jak to działa?
Przede wszystkim firma outsourcingowa powinna funkcjonować w obszarach, w których wyodrębnienie organizacyjne (zadań, funkcji, projektów lub procesów ze struktury organizacyjnej zleceniodawcy) jest w ogóle możliwe. Kolejnym elementem jest wizualne wyodrębnienie załogi np. kolorem odzieży roboczej, naszywką z logo zatrudniającej firmy, itp.
Najistotniejsze jest jednak, aby w przypadku kontroli strony potrafiły wskazać natychmiast, na czym polega powierzana usługa i jak została wyodrębniona. Nierzadko w praktyce obserwujemy problemy firm, które zaniechają tego i pozwalają się swoim załogom mieszać, pracować tuż obok siebie i wykonywać te same zadania. Wykazanie, że mamy wtedy do czynienia z wyodrębnioną usługą wyjętą z działalności firmy zlecającej jest praktycznie niemożliwe. A to już równia pochyła do uznania, że mamy do czynienia z dostarczaniem personelu, czyli pracą tymczasową, nielegalnym zatrudnieniem jako efektem błędnej legalizacji pracy na rzecz wykonawcy usługi, a nie jej odbiorcy, koniecznością zwrotu całego VAT z błędnie rozliczonych faktur i zarzutami karno-skarbowymi będącymi pokłosiem rozliczania faktur za rzekome usługi w miejsce faktycznego kierowania pracowników tymczasowych.
Aby uniknąć takich dramatycznych ryzyk, wystarczy na początku współpracy, czy też w ramach jej audytu, ,b>dokładnie i rzetelnie wskazać, na czym polegają zadania outsourcera i nie powierzać ich własnej załodze, a już na pewno nie na tym samym odcinku linii produkcyjnej. Taki opis może stanowić załącznik do umowy współpracy bądź aneks, warto aby był podparty dokumentacją techniczną, graficzną czy filmową. Ważne, aby nie było wątpliwości, jakie zadania powierzane są firmie zewnętrznej i że tylko ona odpowiada za ich wykonanie. Naszych klientów prowadzimy z sukcesami przez takie wyzwania związane z prawidłową realizacją outsourcingu.
Zapraszamy na najbliższe wydarzenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:
