Dzisiejszym wpisem chciałbym rozpocząć cykl artykułów (będzie ich łącznie 3 części) poświęconych ułatwieniom dla spółek cudzoziemskich działających na terenie Rzeczypospolitej Polskiej w ich codziennym funkcjonowaniu – dotyczyć on będzie sprzedaży udziałów przez wspólników takiej spółki w sytuacji, kiedy nie jest możliwe stawienie się stron umowy sprzedaży u notariusza np. z uwagi na zbyt dużą odległość stron transakcji.

Temat sposobu sprzedaży udziałów „na odległość” w spółce cudzoziemskiej zostanie podzielony na 3 oddzielne zagadnienia: wymiana dokumentów sprzedaży udziałów, udzielenie pełnomocnictw do sprzedaży udziałów oraz oferta sprzedaży udziałów. W dzisiejszym wpisie zajmę się pierwszym z nich tj. wymianą dokumentów sprzedaży udziałów.

Pretekstem do napisania niniejszego artykuły poruszającego problematykę związaną ze sprzedażą udziałów w spółce z o.o. były kierowane do mnie w ostatnich tygodniach zapytania przez niektórych Klientów naszej Kancelarii dotyczące „problemów logistycznych związanych ze spółką cudzoziemską”, które były związane z poniższym stanem faktycznym:

„Klienci spółki cudzoziemskiej (Spółka cudzoziemska ABC) – 2 restauracje w odległych miastach (Kraków, Gdańsk) obsługiwani są przez 1 lub 2 spółki cudzoziemskie tj. przez ich wspólników (1 wspólnik w Krakowie, 1 wspólnik w Gdańsku).
Spółka cudzoziemska ABC chce by osobie z Gdańska (przyszłemu wspólnikowi Spółki cudzoziemskiej ABC) zostały odsprzedane udziały osoby z Krakowa (obecny wspólnik Spółki cudzoziemskiej A). Wówczas wspólnik z Krakowa musi się udać w podróż do Gdańska by zbyć swoje udziały na rzecz przyszłego wspólnika Spółki cudzoziemskiej ABC. Jest to kłopotliwe, czasochłonne i kosztowne dla Spółki i samych stron umowy sprzedaży udziałów.
Czy jest na to jakieś dogodne rozwiązanie by wspólnik zbywca z Krakowa nie musiał jechać do Gdańska by zbyć swoje udziały na rzecz przyszłego wspólnika Spółki cudzoziemskiej ABC z Gdańska? Bo tego typu sytuacji może być z czasem coraz więcej. Zapewne Spółka cudzoziemska ABC będzie mieć w przyszłości sprzedającego udziały i kupującego udziały z różnych miast.”

Powyższy stan faktyczny proszę potraktować jako przykład sytuacji, gdzie dochodzi do wejścia w strukturę właścicielską Spółki nowego wspólnika (cudzoziemca), który będzie świadczyć jako wspólnik spółki usługi na rzecz innych podmiotów (Klientów Spółki cudzoziemskiej) a ponadto który to przebywa w innej części Polski. Z podobnymi sytuacjami spotkamy w przypadku spółek cudzoziemskich, które świadczą usługi m.in. dokonywanie zasadzeń, pielęgnacja i utrzymanie parków, ogrodów, zieleni; zagospodarowanie terenów zieleni; transport i logistyka; recykling, utrzymanie porządku, lub sprzątanie budynków i obiektów przemysłowych czy przetwarzanie, konserwowanie, mięsa, owoców, warzyw.

Obrót udziałami w spółce cudzoziemskiej – zasady ogólne

Dokonując próby odpowiedzi na powyższe pytanie, przypomnijmy na wstępie zasady ogólne (zasady kodeksowe) związane z obrotem udziałów w spółce z o.o. Strony przystępujące do czynności sprzedaży/kupna udziałów w takiej spółek powinny mieć na uwadze zapisy Kodeksu spółek handlowych a w szczególności treści artykułu 180 §1. Treść §2 tego artykułu dotyczy trybu elektronicznego podpisywania umowy sprzedaży udziałów, które nie będzie przedmiotem analiz i wyjaśnień dzisiaj.

Art. 180

§ 1. Zbycie udziału, jego części lub ułamkowej części udziału oraz jego zastawienie powinno być dokonane w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi.

§ 2. W przypadku spółki, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, zbycie przez wspólnika udziałów jest możliwe również przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym. Oświadczenia zbywcy i nabywcy opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Co do zasady, zbycie udziału lub jego części powinno być dokonane w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi (wymagana obecność stron umowy w Kancelarii Notarialnej zlokalizowanej na terenie Polski). Forma ta zastrzeżona została pod rygorem nieważności – podpisanie umowy bez wymaganej formy powoduje nieważność takiej umowy a co za tym idzie nabywca udziałów nie staje się wspólnikiem spółki. Wprowadzenie dalej idącej formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym, uzasadnione było częstą praktyką antydatowania umów zbycia udziału, naruszającą w oczywisty sposób bezpieczeństwo obrotu, głównie interesy wierzycieli.

Co do samych skutków zbycia udziału lub udziałów, możliwość zbycia udziałów w spółce z o.o., ze względu na fakt, iż stanowi ona podmiot prawa odrębny od wspólników, nie prowadzi do jakichkolwiek zmian w strukturze prawnej spółki. Jakkolwiek w umowie spółki (na etapie jej zakładania) dochodzi do wskazania wspólników obejmujących udziały, to jednak zbycie udziałów w późniejszym terminie nie stanowi zmiany umowy spółki, bez względu na to, czy następuje ono na rzecz pierwotnych wspólników, czy też na rzecz innych osób. Przejście własności udziału rodzi natomiast obowiązek zarządu dokonania odpowiednich wpisów w księdze udziałów oraz złożenia w sądzie rejestrowym nowej listy wspólników.

Sprzedaż udziałów na odległość – czy to możliwe? Możliwe!

Spoglądając na stan faktyczny wskazany powyżej, strony umowy sprzedaży udziałów stawiają sobie pytanie: czy możliwa jest transakcja sprzedaży udziałów bez konieczności stawiania się przez strony u wybranego notariusza tego samego dnia, w jednym mieście, siedzibie tego samego notariusza np. w Krakowie?

Odpowiadając na powyższe, tak postawione pytanie, zawsze sugeruję stronom takiej transakcji, które rozsiane są w różnych częściach Polski najprostsze i najtańsze dla wszystkich (sprzedającemu udziały, kupującemu udziały oraz spółce) rozwiązanie.
Czynności podpisania umowy sprzedaży udziałów nie muszą się dokonywać tego samego dnia, w tym samym mieście, u tego samego notariusza w jednym czasie np. w Krakowie, Gdańsku, Warszawie czy Sandomierzu o godz. 11:00. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby czynności te wykonywać „na raty”.

Wystarczy, jeżeli wspólnik zbywca Spółki cudzoziemskiej ABC z Krakowa uda się np. 26 lutego 2024 roku do dowolnego notariusza w Krakowie i podpisze się w obecności tego notariusza pod umową sprzedaży udziałów w spółce z o.o. (umowa powinna być podpisana w minimum 2 egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron – najczęściej stosowaną praktyką jest sporządzenie i podpisanie umów w 3 egzemplarzach po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron czynności oraz 1 egzemplarzu dla spółki) a następnie dokumenty z własnym podpisem prześle kurierem lub pocztą (kurierem zapewne będzie najszybciej) do nabywcy do Gdańska lub przekaże kopertę z podpisanymi dokumentami konduktorowi w pociągu (przesyłka konduktorska), który zmierza do Gdańska (ktoś musiałby się udać na dworzec kolejowy w Gdańsku, by odebrać przesyłkę konduktorską).

Po tym, jak podpisane dokumenty dotrą do Gdańska, przyszły nabywca udziałów Spółki cudzoziemskiej ABC z Gdańska może udać się dowolnego dnia, do dowolnego notariusza w Gdańsku lub innym mieście i tam podpisać się jako druga strona (nabywca) umowy sprzedaży udziałów.

Moment zawarcia umowy sprzedaży udziałów i przejście udziałów na nabywcę

Rzadko kiedy nasi klienci lub same strony umowy sprzedaży udziałów zwracają uwagę na jeden kluczowy aspekt podpisywania takiej umowy na „odległość”/”na raty” – moment zawarcia umowy sprzedaży udziałów, od kiedy umowa sprzedaży udziałów jest ważna i przejście udziałów ze zbywcy na nabywcę.

W celu omówienia tego zagadnienia posłużę się fragmentem z jeden z umów sprzedaży udziałów, którą przygotowywałem do klienta (imiona i nazwiska stron przypadkowe):

…………, zamieszkałym przy ……………………… legitymującym się paszportem Ukrainy: ………., o nr PESEL ………………., działający osobiście, dalej zwanym „Zbywcą”

a

………., zamieszkałym przy ………………, legitymującym się paszportem Ukrainy: …………, o nr PESEL ……….., działającym osobiście, dalej zwanym „Nabywcą”,”

Zbywca udał się do notariusza w Krakowie dnia 8 lutego 2024 r. i podpisał się w obecności notariusza jako Zbywca pod umową sprzedaży udziałów w Spółce cudzoziemskiej ABC. Następnie podpisane dokumenty sprzedaży udziałów zostały przesłane do Gdańska do przyszłego nabywcy udziałów. Przyszły nabywca udziałów dnia 12 lutego 2024 r. udał się do notariusza w Gdańsku gdzie w obecności notariusza podpisał się pod umową sprzedaży udziałów.

W takim stanie faktycznym pojawiają się dwie różne daty:

• 8 lutego 2024 r. – data zawarcia umowy (zapis w umowie na wstępie) oraz data złożenia przez Zbywcę podpisu pod umową sprzedaży udziałów w obecności notariusza w Krakowie,
• 12 lutego 2024 r. – data złożenia przez Nabywcę podpisu pod umową sprzedaży udziałów w obecności notariusza w Gdańsku.

Która data jest kluczowa, decydująca o ważności umowy sprzedaży udziałów?
Umowa sprzedaży udziałów będzie zawarta, będzie ważna, dojdzie do przejścia udziałów na nabywcę (nowego wspólnika) i będzie obowiązywać dopiero od dnia, kiedy druga strona umowy złoży swój podpis na dokumencie umowy sprzedaży udziałów w obecności notariusza. W powyższym przypadku sprzedaż udziałów i przejście udziałów na nabywcę nastąpiło dopiero dnia 12 lutego 2024 r.

Powyższe rozwiązanie może zadziałać również w odwrotnej kolejności tj. osoba z Gdańska (jako nabywca udziałów) w pierwszej kolejności podpisuje umowę sprzedaży udziałów w obecności notariusza w Gdańsku a następnie wysyła dokumenty do Krakowa, gdzie osoba z Krakowa (jako zbywca swoich udziałów) udaje się do notariusza w Krakowie i podpisuje w obecności notariusza umowę jako druga Strona.

Po czynnościach (kiedy będą już widnieć na umowie dwa podpisy każdej ze stron) nabywca udziałów z Gdańska (jako nabywca) wysyła jeden egzemplarz podpisanej umowy do Krakowa do zbywcy udziałów oraz jeden egzemplarz podpisanej umowy do zarządu Spółki, aby ta następnie mogła dokonać odpowiednich wpisów w księdze udziałów oraz złożenia w sądzie rejestrowym nowej listy wspólników.
I takie rozwiązania jak wyżej również proponuję stosować na przyszłość (inne spółki cudzoziemskie, inni wspólnicy spółek cudzoziemskich). Jedyne koszty jakie strony umowy lub spółka ponoszą, to koszt wynagrodzenia notariusza za poświadczenie notarialne podpisu każdej ze stron umowy oraz wysyłka dokumentów z jednego miasta do drugiego (poczta, kurier lub przesyłka konduktorska). Łączny koszt czynności jak wyżej to ok.150 – 200 złotych.

Służymy Państwu naszą pomocą w przygotowaniu wszelkich dokumentów na potrzeby dokonania czynności, które zostały opisane powyżej, a także w zgłoszeniu zmiany danych wspólników do odpowiednich rejestrów.

Zapraszamy na najbliższe szkolenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:

REWOLUCYJNE ZMIANY W ZATRUDNIANIU CUDZOZIEMCÓW W POLSCE 2024/2025 (KLIKNIJ)

AKADEMIA SYGNALISTY – REWOLUCYJNA ZMIANA PRAWA 2024 (KLIKNIJ)