W ramach uprawnień każdego pracodawcy leży zbiorcze zaplanowanie czasu pracy pracowników. Najczęściej więc regulamin pracy lub układ zbiorowy pracy wskazuje w jakim systemie czasu pracy i w jakim okresie rozliczeniowym pracują pracownicy. Regulacje te dotyczą zazwyczaj całych grup pracowników, w zależności od zajmowanego stanowiska pracy. Kodeks pracy dopuszcza jednak aby czas pracy niektórych pracowników został zaplanowany indywidualnie. Ważne możliwości w tym zakresie oferuje także tzw. ustawa antykryzysowa.
Indywidualny rozkład czasu pracy
Pracownik przystępujący do pracy powinien znać obowiązujący go rozkład czasu pracy. W przypadku, gdy nie pracuje on w bardziej skomplikowanym systemie czasu pracy, zazwyczaj już z samych regulacji regulaminu pracy lub układu zbiorowego pracy wynikają dokładne godziny jego pracy. Jest tak przykładowo w sytuacji, gdy pracownik pracuje w podstawowym systemie czasu pracy, gdy praca wykonywana jest np. od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00 – 16.00, natomiast soboty, niedziele i święta ma zawsze wolne.
W bardziej skomplikowanych systemach czasu pracy np. w systemie równoważnym, pracy ruchu ciągłym, systemie pracy weekendowej, itd. pracodawcy planują czas pracy poszczególnych pracowników w oparciu o grafiki (harmonogramy) czasu pracy. Podobnie będzie, gdy dodatkowo praca pracownika odbywa się na zmiany.
W każdym przypadku zazwyczaj planowanie czasu pracy odbywa się według reguł wspólnych dla grup pracowników.
Indywidualny rozkład czasu pracy jest wyjątkiem od powyższych reguł. Kodeks pracy wskazuje bowiem, że na pisemny wniosek pracownika pracodawca może ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty.
W ramach powyższej regulacji pracownik może więc wnioskować do pracodawcy o wprowadzenie indywidualnych i nietypowych zasad planowania czasu pracy. Ważne jest, że może to mieć miejsce tylko na pisemny wniosek pracownika. Warto także wskazać, że wniosek pracownika powinien być przechowywany w części B akt osobowych (§ 6 ust. 2 pkt 2 lit. ja rozp. MPiPS z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).
Dodatkowo na podstawie wniosku pracownika nie będzie możliwa zmiana systemu czasu pracy. Inaczej rzecz ujmując – jeżeli stanowisko pracownika zostało przyporządkowane do konkretnego systemu w np. regulaminie pracy to pracownik nie może bez zmiany stanowiska indywidualnie wnioskować o zmianę systemu czasu pracy.
W ramach natomiast systemu czasu pracy pracownik może wnioskować przykładowo o:
- ustalenie indywidualnych godzin pracy (np. wcześniejsze rozpoczynanie i kończenie pracy)
- ustalenie indywidualnie przerw w pracy (np. likwidacja niewliczanej do czasu pracy przerwy)
- zaplanowanie dni wolnych inaczej, niż w przypadku innych pracowników (np. wolny poniedziałek, a pracująca sobota)
Co ważne jednak – wniosek pracownika złożony na podstawie art. 142 Kodeksu pracy nie wiąże pracodawcy. Może więc on w zasadzie z dowolnych powodów odmówić jego przyjęcia. Nie będzie to oczywiście naruszeniem przepisów prawa pracy.
Podstawa prawna: Art. 142 Kodeksu pracy
Ruchomy czas pracy
Jednym z istotnych ograniczeń możliwości planowania czas u pracy w firmie jest zasada tzw. doby pracowniczej. Kodeks pracy przewiduje bowiem, że do celów rozliczania czasu pracy pracownika przez dobę – należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Regulacja ta powoduje, że jeżeli pracodawca rozplanował pracę w danym dniu od konkretnej godziny np. 6.00, wszystko co będzie miało miejsce w związku z pracą w ciągu 24 godzin od tego momentu będzie wliczane do jednej doby pracowniczej. W oparciu o dobę pracowniczą pracodawcy planują więc dobowy wymiar czasu pracy, zlecają nadgodziny, czy też są obowiązani zaplanować pracownikowi wypoczynek.
Typowy problem, który pojawia się w wielu firmach to zlecenie pracownikowi pracy ponownie w tej samej dobie. Przykładowo, gdyby pracodawca w następnym dniu zlecił pracownikowi, który poprzednio rozpoczynał pracę o 6.00 pojawienie się w pracy np. o godz. 4.00, wówczas dwie pierwsze godziny powinny być potraktowane jako nadliczbowe. W momencie bowiem, gdy pracownik rozpoczynał pracę drugiego dnia – trwała jeszcze 24 – godzinna doba pracownicza rozpoczęta o 6.00 dnia poprzedniego.
Przepis ten powoduje także komplikacje po stronie pracowniczej. Przykładowo bowiem pracownik może chcieć, aby np. w poniedziałek rozpoczynać pracę o godz. 10.00 i kończyć o godz. 18.00, w kolejnych dniach pracować od 8.00 – 16.00, a w piątek rozpoczynać pracę o 6.00, a kończyć o 14.00. Powody mogą być dowolne, np. aby ominąć korki pojawiające się na początku i końcu tygodnia. Tymczasem, gdyby pracodawca w ten sposób zaplanował czas pracy pracownikowi – spotkałby się z zarzutem naruszenia doby pracowniczej we wtorki i piątki rano.
Rozwiązanie powyższe będzie wyjątkowo możliwe. Rozwiązaniem jest tzw. ruchomy czas pracy. Zgodnie ze stanowiskiem Państwowej Inspekcji Pracy opublikowanym na stronie internetowej http://pip.gov.pl/html/pl/porady/07063013.htm, doba pracownicza zostanie naruszona tylko wówczas, gdy to pracodawca zmusza pracownika do pracy w ten sposób. Inaczej jest jednak, gdy to pracownik decyduje o swoim rozkładzie czasu pracy w przypadku stosowania tzw. ruchomego czasu pracy. Wówczas godzina rozpoczynania pracy jest ustalana w rozkładzie pracy ramowo i to od decyzji pracownika zależy pora rozpoczęcia pracy.
Przykładowo więc regulamin pracy wskazuje, że pracownik powinien rozpoczynać pracę pomiędzy godz. 7.00 – 10.00 i kończyć odpowiednie 8 godzin później.
Jak wskazuje PIP, w przypadku pracy w ruchomym czasie pracy, pracą nadliczbową będzie praca świadczona tylko na wyraźne polecenie pracodawcy, jeżeli pracownik będzie musiał pracować dłużej niż 8 godzin. Natomiast przy świadczeniu pracy w ramach ruchomego czasu pracy w przypadku samodzielności decyzji pracownika o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz korzystania przez niego z nieprzerwanego 11-godzinnego odpoczynku dobowego nie występuje praca w godzinach nadliczbowych, mimo że między godzinami rozpoczęcia pracy w kolejnych dniach może być mniej niż 24 godziny.
Warto zaznaczyć, iż powyższe rozwiązanie nie wynika z przepisów prawa pracy, ale jedynie z ich interpretacji. Moim zdaniem należy uznać je ze słuszne. Z uwagi jednak na fakt, iż to pracownik powinien decydować, czy chce zostać objęty takim rozwiązaniem dobrym pomysłem byłoby uznanie, iż ruchomy czas pracy jest formą indywidualnego rozkładu czasu pracy i uzyskanie od pracownika pisemnego wniosku o objęcie go tym rozwiązaniem.
Podstawa prawna: art. 128 § 3 pkt 1), art. 142 Kodeksu pracy.
Indywidualne godziny rozpoczynania i kończenia pracy na wniosek pracownika
Dodatkowe możliwości w zakresie indywidualnego uregulowania udostępniła tzw. ustawa antykryzysowa. Warto wskazać, iż w poniższych przypadkach obowiązuje ona jedynie u pracodawców – przedsiębiorców w rozumieniu art. 4 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej. Nie dotyczy więc podmiotów nie mieszczących się w tym pojęciu (np. instytucji samorządowych, publicznych zakładów opieki zdrowotnej itd.)
Ustawa antykryzysowa przewiduje dwie sytuacje, w których pracownicy mogą sprawić, że pracodawca będzie miał obowiązek ukształtowania ich czasu pracy w sposób odbiegający od innych zatrudnionych, jeżeli chodzi o godziny rozpoczynania i kończenia pracy. Chodzi mianowicie o osoby opiekujące się dzieckiem do ukończenia przez nie 14. roku życia, oraz o opiekujące się członkiem rodziny wymagającym jego osobistej opieki.
W obydwu przypadkach pracownicy mają prawo złożyć pracodawcy pisemny wniosek dotyczący ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania i kończenia pracy. Przepis ten dopuszcza więc, aby pracownik spełniający powyższe wymogi de facto wymógł na pracodawcy indywidualny rozkład czasu pracy. Dotyczyć on może jednak tylko godzin pracy, nie natomiast dni pracy. Biorąc pod uwagę literalne brzmienie przepisu pracownik może więc wnioskować o specyficzne godziny rozpoczynania i kończenia pracy, nie natomiast np. o objęcie go innym systemem czasu pracy, czy też planowania czasu pracy w wybrane przez pracownika dni.
Przykładowo więc, w oparciu o ten przepis pracownik może domagać się:
- zmiany pory rozpoczynania i kończenia pracy (np. zamiast 8.00 – 16.00, wybiera 9 – 17.00), przy czym godziny te mogą być różne w różnych dniach pracy – w zależności od wniosku pracownika (np. w piątek chce wychodzić wcześniej z pracy, dlatego też tylko w tym dniu wnioskuje o zmianę rozkładu)
- zmiany pory przerw w pracy (przesunięcie ich terminu, rezygnacja z przerwy nie wliczanej do czasu pracy).
Wniosek pracownika pracodawca powinien przyjąć i uwzględnić. Wyjątkowo może go nie przyjąć, gdy nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. W takim jednak przypadku o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca powinien poinformować pracownika na piśmie.
Powody odmowy mogą być różne. Przykładowo nie będzie możliwe przyjęcie wniosku w sytuacji pracy zmianowej (pracodawca nie będzie miał możliwości zatrudnienia pracownika „pomiędzy” zmianami), czy też w sytuacji, gdy godziny pracy pracownika są uwarunkowane innymi czynnikami (np. godzinami pracy biura obsługi klienta).
Warto pamiętać, że wykonywanie pracy w rozkładzie czasu pracy ustalonym indywidualnie nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego (min. 11 godzin) i tygodniowego (standardowo min. 35 godzin).
Podstawa prawna: Art. 3 ust. 2, art. 10, art. 11 ustawy z dnia 1 lipca 2009 r. o łagodzeniu skutków kryzysu ekonomicznego dla pracowników i przedsiębiorców (Dz.U. Nr 125, poz. 1035)
Indywidualne rozkłady planowane przez pracodawcę
Ustawa antykryzysowa dopuszcza także, aby indywidualny rozkład czasu pracy pracownika był ustalany przez pracodawcę. Może on więc planować różne godziny rozpoczynania i kończenia pracy. W takim przypadku również ponowne wykonywanie pracy przez pracownika w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.
Takie rozwiązanie można wprowadzić w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi. Nie jest więc możliwe jednostronne „zmuszenie pracowników” do indywidualizowania ich czasu pracy. Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, przedsiębiorca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 24125a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
Jeżeli natomiast u danego przedsiębiorcy nie działają zakładowe organizacje związkowe rozwiązanie, o którym mowa w ust. 1, wprowadza się w porozumieniu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u tego przedsiębiorcy.
Podobnie w tym przypadku wykonywanie pracy w rozkładzie czasu pracy ustalonym indywidualnie nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego (min. 11 godzin) i tygodniowego (standardowo min. 35 godzin).
Przepisy prawa pracy przewidują wiele możliwości indywidualnych i nietypowych rozwiązań odnośnie czasu pracy poszczególnych pracowników. Zawsze jednak należy pamiętać, aby wprowadzać je w sposób formalnie prawidłowy. W innym przypadku postępowanie pracodawcy może zostać potraktowane jako naruszenie przepisów o czasie pracy.
Zapraszamy na szkolenie z tematyki czasu pracy organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:
OPTYMALIZACJA CZASU PRACY (KLIKNIJ)
Powyższe szkolenie realizujemy również w formule zamkniętej. Więcej informacji znajdziecie Państwo w zakładce Szkolenia zamknięte (KLIKNIJ)