Przyczyn należy szukać w dwóch aspektach:

• Firma stosuje takie same plany pracy jak 5-, 10 czy 20- lat temu. Mimo, że rozwiązania technologiczne zdecydowanie się rozwinęły przez ten czas, chociażby przez ciągłą automatyzację procesów lub przez inwestowanie w zwiększanie kompetencji załogi. Bez znaczenia pozostaje w tym przypadku fakt, że od dłuższego czasu przepisy Prawa pracy nie uległy zmianie. W znacznym stopniu zmienił się natomiast rynek oraz zarządzanie produkcją.
• Brak jest na rynku osób z odpowiednimi kompetencjami. Niewiele firm może pozwolić sobie na dedykowane stanowisko wyłącznie dla osób tworzących i zarządzających czasem pracy. Wśród zdecydowanej większości przedsiębiorstw te obowiązki spoczywają na teamlederach, menedżerach lub brygadzistach, gdzie sporządzanie grafików to tylko jeden a aspektów ich pracy wykonywany „przy okazji”.

W zależności od liczby pracowników czy liczby dni na które sporządzamy plany przez swoją złożoność w wielu przypadkach generowane są liczne błędy, które mogą skutkować ukaraniem osoby planującą na kwotę nawet 30.000,00 zł! Uwaga – osoba, nie firma!
Liczne przeprowadzone audyty czasu pracy pokazują, że najczęściej spotykane błędy to:

• Niezapewnienie co 4 niedzieli wolnej od pracy
• Planowanie godzin nadliczbowych
• Niezachowanie odpoczynku dobowego
• Niezachowanie odpoczynku tygodniowego
• Brak oznaczeń dni wolnych od pracy
• Błędne rozliczenia godzin nadliczbowych.

Ponieważ wielu planistów nie jest nawet świadomych konieczności wskazywania minimum 1 niedzieli wolnej w każdym z czerech tygodni, od tego zatem problemu rozpoczniemy. Podpowiedzi jak unikać pozostałych błędów będą sukcesywnie pojawiać się w kolejnych wpisach.

W poruszanym zagadnieniu należy wskazać na brzmienie art. 151(12) zd. 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownik pracujący w niedziele powinien korzystać co najmniej raz na 4 tygodnie z niedzieli wolnej od pracy. Oczywiście w przypadku wyboru schematu zmian, którego cechą nie jest automatyczne zapewnienie pracownikom co czwartej niedzieli wolnej, kwestia ta będzie musiała być brana pod uwagę przez osoby tworzące harmonogramy na etapie ich dostosowywania do obowiązującego wymiaru czasu pracy i potrzeb produkcyjnych.

Za przykład posłuży wstępny plan pracy w czterobrygadowej organizacji czasu pracy opartej o najczęściej stosowany w Polsce schemat czasu pracy (schemat – powtarzalny cykl pracy zapętlający się po określonej liczbie dni kalendarzowych).

przykład z aplikacji worktimeplanner

Stosując powyższy schemat na przykładowym grafiku począwszy od 1 stycznia 2023r. naruszenie pojawia się … już po 4 pierwszych tygodniach dla pracowników przypisanych do brygady II.
Jak pokazuje przykład, konieczne jest udzielenia dodatkowego dnia wolnego od pracy dla każdego z pracowników, wobec których zostały naruszone przepisy.
UWAGA! – obecna linia interpretacji wskazuje, że nie jest dopuszczalne stosowanych sztywnych 4-tygoniowych odcinków czasu tak, aby plan zakładał 1 niedzielę wolną potem 3 pracujące następnie znów 3 niedziele pracująca i 1 wolna. W każdym, 4-tygodniowym, DOWOLNYM odcinku powinna być min. 1 niedziela wolna.

Co w takiej sytuacji może zrobić osoba, która zarządza czasem pracy? Pierwszym, oczywistym sposobem jest ręczne, indywidualne wskazywanie dni wolnych od pracy, które wprost mogą uniemożliwić zrealizowanie planów pracy lub pozbawić dostępu do wsparcia klientów (w przypadku firm serwisowych). W innym przypadku należy szukać zastępstw co znacznie wydłuża proces planowania.

Drugim i rekomendowanym przez nas rozwiązaniem jest wdrożenie schematu czasu pracy, który automatycznie zaplanuje nam co 4-niedzielę wolną od pracy przy jednoczesnym zapewnieniu wymaganej liczby pracowników. Za przykład może posłużyć poniższy rozkład czasu pracy:

przykład z aplikacji worktimeplanner

Powyższy schemat stanowi zaledwie przykład i nie jest to jedyny, jaki może zostać sporządzony aby zwiększyć zarówno bezpieczeństwo prawne jak i wymogi obsady stanowisk. Należy podkreślić fakt, że zdecydowana większość nowoczesnych firm odchodzi od sztampowych schematów czasu pracy. Zamiast tego są one szyte pod konkretne wymogi, wśród których (poza wspomnianą koniecznością zapewnienia co 4 niedzieli wolnej) pojawiają się następujące czynniki:

• Liczba dni pracy z rzędu
• Minimum jeden prawdziwy weekend wolny od pracy w każdym miesiącu niezależnie od organizacji czasu pracy (w tym w czterobrygadówce)
• Minimalny odpoczynek po pracy w porze nocnej
• Inne wymuszone przez charakter organizacji lub procesy technologiczne

Pomimo, że żaden z powyższych punktów nie jest określony przez przepisy prawa pracy, to jednak mogą one zmniejszyć rotację wśród pracowników, ponieważ plan pracy będzie dokładny i nie będą zachodziły ciągłe prawki, aby dostosować go do przepisów. Należy pamiętać, że liczba weekendów wolnych od pracy może mieć znaczenie już na etapie rekrutacji, co przełoży się na podniesienie konkurencyjności wśród podobnych przedsiębiorstw w danej lokalizacji.

Jeśli potrzebują Państwo wsparcia w tematyce planowania czasu pracy w swojej organizacji, zapraszamy do kontaktu: p.wrobel@cc.info.pl

Zapraszamy na najbliższe szkolenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:

OPTYMALIZACJA CZASU PRACY 2023 (KLIKNIJ)
CZAS PRACY CUDZOZIEMCÓW (KLIKNIJ)
DELEGOWANIE CUDZOZIEMCÓW Z POLSKI DO UE I WIELKIEJ BRYTANII (KLIKNIJ)