Sygnaliści odgrywają kluczową rolę w służbie zarówno społeczeństwu, jak i organizacji, odważnie zgłaszając niewłaściwe postępowanie zarówno w podmiotach prywatnych, jak i publicznych. Według raportu Report To The Nations (ACFE, 2020) szacuje się, że firmy tracą średnio około 5% swoich dochodów z powodu różnych form oszustw. W związku z tym konieczne jest podkreślenie znaczenia wspierania zdrowej kultury korporacyjnej, w której pracownicy czują się bezpiecznie i nie boją się informować o nielegalnych działaniach i innych poważnych wykroczeniach.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o procesie wdrażania systemu zgłaszania nieprawidłowości dla sygnalistów, któremu pracownicy mogą zaufać.

Czym jest system zgłaszania nieprawidłowości?

System zgłaszania nieprawidłowości obejmuje procesy i procedury zaprojektowane w celu anonimowego lub poufnego zgłaszania niewłaściwego postępowania za pośrednictwem wyznaczonego przez organizację kanału zgłaszania. Chociaż procesy te mogą być wewnętrzne, organizacje mają również możliwość przyjęcia systemu whistleblowingowego od zewnętrznego dostawcy.

System zgłaszania nieprawidłowości powinien mieć łatwo dostępne kanały zgłaszania, w których sygnalista może anonimowo przesłać swoje zgłoszenie. Takie kanały mogą obejmować stronę internetową dla zgłoszeń ustnych i pisemnych lub hotlinię. Organizacja musi również wdrożyć kompleksową procedurę zgłaszania naruszeń wraz z innymi wytycznymi etycznymi regulującymi korzystanie z kanałów zgłoszeniowych. Dokument ten powinien określać, jak działa proces zgłaszania nieprawidłowości, jakie działania są podejmowane w celu przeciwdziałania działaniom odwetowym na sygnalistach oraz w jaki sposób informacje będą wykorzystywane do ciągłego doskonalenia.

Jakie są wymogi prawa?

Nowa dyrektywa UE w sprawie zgłaszania nieprawidłowości weszła w życie 17 grudnia 2021 roku. Aby spełnić wymogi dyrektywy, organizacje zatrudniające ponad 50 pracowników i gminy liczące ponad 10 000 mieszkańców muszą wdrożyć bezpieczne i skuteczne kanały zgłaszania nieprawidłowości. Jednak nie wszystkie państwa członkowskie UE przyjęły jeszcze dyrektywę do prawa krajowego. Więcej informacji na temat statusu krajowych przepisów dotyczących whistleblowingu w UE można znaleźć tutaj.

Nawet jeśli Twój kraj nie dokonał jeszcze transpozycji dyrektywy, zdecydowanie odradzamy czekanie do ostatniej chwili. Zachęcamy organizacje do jak najszybszego dokonania proaktywnego przeglądu swoich rozwiązań w zakresie informowania o nieprawidłowościach.

Jakie są kluczowe cechy systemu zgłaszania nieprawidłowości?

Celem wdrożenia systemu zgłaszania nieprawidłowości przez sygnalistów jest zapewnienie pracownikom poczucia bezpieczeństwa i pewności, że ich zgłoszenia są traktowane w sposób profesjonalny, bez narażania zgłaszającego na jakiekolwiek działania odwetowe. Istotne jest, aby system zgłaszania nieprawidłowości był zintegrowany z ramami strategicznymi organizacji i uzupełniał kodeks postępowania.

Skuteczna usługa dla sygnalistów powinna obejmować następujące kluczowe cechy:

• System zgłaszania nieprawidłowości musi być łatwo dostępny

Wszyscy (nie tylko pracownicy) muszą wiedzieć, jak i gdzie dokonać zgłoszenia. Proces zgłaszania nieprawidłowości powinien być prosty, niezależnie od wybranego kanału zgłaszania. Dobrym przykładem jest internetowy system zgłaszania nieprawidłowości z przyjazną dla użytkownika stroną internetową, dostępną na wszystkich urządzeniach, a także całodobowa infolinia telefoniczna lub funkcja zgłaszania ustnego.

• System zgłaszania nieprawidłowości przez sygnalistów musi być bezpieczny

Dyrektywa UE w sprawie sygnalistów stanowi, że kanały zgłaszania muszą być bezpieczne i poufne. Oznacza to, że tylko wyznaczone, upoważnione osoby mogą mieć dostęp do informacji zawartych w zgłoszeniach, a poufność dotycząca sygnalisty i wszystkich osób objętych zgłoszeniem musi być zagwarantowana w trakcie całego procesu. Aby zachować poufność, system powinien umożliwiać anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości. Platforma cyfrowa ułatwi również bezpieczną dwukierunkową komunikację z anonimowym sygnalistą.

• System zgłaszania nieprawidłowości musi być zgodny z GDPR/RODO

Kolejnym wymogiem określonym w dyrektywie UE i krajowymi przepisami dotyczących zgłaszania nieprawidłowości jest to, że system musi być zgodny z przepisami GDPR/ RODO dotyczącymi przetwarzania danych osobowych. Dotyczy to również wszystkich informacji zawartych w zgłoszeniu. W świetle wyroku w sprawie Schrems II spółki europejskie nie mogą już polegać na porozumieniu Privacy Shield w zakresie przekazywania danych osobowych stronom trzecim w Stanach Zjednoczonych. Dlatego ważne jest, aby wybrać dostawcę systemu whistleblowingowego, w którym wszystkie dane są przechowywane na serwerach znajdujących się w ramach UE / EOG.
Więcej o bezpieczeństwie danych i hostingu whistlelink można przeczytać tutaj.

• System zgłaszania nieprawidłowości musi być skuteczny i zgodny z terminami

Ważne jest, aby system zgłaszania nieprawidłowości był łatwy w obsłudze dla osób, które będą przyjmować zgłoszenia, zarządzać nimi i podejmować działania następcze. Dyrektywa UE w sprawie informowania o nieprawidłowościach, tak samo jak polski projekt ustawy stanowi, że osoba zgłaszająca nieprawidłowości powinna otrzymać potwierdzenie w ciągu 7 dni, a informację zwrotną dotyczącą sprawy i potencjalnych środków w ciągu trzech miesięcy.

Zarządzanie i badanie napływających zgłoszeń o nieprawidłowościach

Ważne jest, aby wyznaczyć bezstronną i niezależną osobę lub dział, który będzie przyjmował, analizował i rozpatrywał zgłoszenia sygnalistów. Należy unikać wszelkich konfliktów interesów (na przykład, gdy odbiorca jest wymieniony w zgłoszeniu), a zatem w razie potrzeby należy wyznaczyć kilka osób do różnych ról. Wyznaczona osoba lub dział są również odpowiedzialni za komunikowanie się z sygnalistą, w razie potrzeby prosząc o dodatkowe informacje i przekazując informacje zwrotne na temat postępów w sprawie.

Wdrożenie prostego procesu z potwierdzeniem przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni (zalecamy maksymalnie 1-2 dni) i informacją zwrotną na temat sprawy w ciągu trzech miesięcy. Należy być konsekwentnym, aby system był postrzegany jako sprawiedliwy i bezstronny. Niezawodnym i bezpiecznym rozwiązaniem jest wybór cyfrowego systemu zgłaszania nieprawidłowości. Ponadto organizacje mogą rozważyć integrację zewnętrznego systemu zarządzania sprawami, aby skutecznie obsługiwać zgłoszenia sygnalistów.
Po otrzymaniu zgłoszenia należy najpierw zdecydować, jak ma przebiegać dochodzenie. W cyfrowym systemie dla sygnalistów łatwo jest tworzyć przypomnienia i terminy dla spraw oraz przekazywać je do odpowiedniego działu w organizacji. Zautomatyzowany proces ułatwia spełnienie wymogów dyrektywy UE oraz krajowych przepisów dotyczących ochrony sygnalistów.

Wybór systemu zgłaszania nieprawidłowości obejmującego zarówno ustne, jak i pisemne kanały zgłaszania

Wymogi dotyczące systemu zgłaszania nieprawidłowości i kanałów zgłaszania różnią się nieznacznie w zależności od rodzaju organizacji.
Istnieją wyjątki, które należy wziąć pod uwagę. Na przykład gminy mają możliwość współpracy i dzielenia się funkcjami whistleblowingowymi między sobą. Co więcej, firmy zatrudniające mniej niż 250 pracowników, które są częścią większej grupy kapitałowej, mogą częściowo łączyć zasoby w celu prowadzenia dochodzeń w sprawie zgłoszeń nieprawidłowości ze spółką matką. Niemniej jednak konieczne jest, aby kanały raportowania pozostały aktywne i działały na poziomie spółki zależnej.
Niektóre organizacje działające w sektorze finansowym mogą być zobowiązane do wdrożenia bezpiecznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości niezależnie od liczby pracowników.

Dyrektywa UE w sprawie whistleblowingu, podobnie jak polski projekt ustawy krajowej podkreśla również znaczenie zapewnienia dostępu do kanałów zgłaszania nie tylko obecnym pracownikom, ale także innym zainteresowanym stronom. Organizacje muszą zapewnić dostęp do systemu zgłaszania nieprawidłowości m.in. byłym pracownikom, kandydatom do pracy, stażystom, wolontariuszom, osobom na umowach B2B, dostawcom, udziałowcom, a także osobom na stanowiskach kierowniczych i nadzorczych.

Aby zminimalizować bariery utrudniające zgłaszanie nieprawidłowości, zaleca się wdrożenie wielu kanałów zgłaszania nieprawidłowości. Kanały te można dostosować do działalności firmy. Na przykład pracownicy zaangażowani w pracę w terenie mogą preferować infolinię telefoniczną lub możliwość zgłaszania ustnie, podczas gdy osoby pracujące zdalnie z domu mogą zdecydować się na składanie pisemnych raportów za pośrednictwem cyfrowej platformy do zgłaszania nieprawidłowości.

Znaczenie informowania i edukowania pracowników

System zgłaszania nieprawidłowości jest skuteczny tylko wtedy, gdy wszyscy o niej wiedzą, mają wiedzę jak przesłać zgłoszenie i jak zarządzać otrzymanymi zgłoszeniami. Innymi słowy, wymagane są szkolenia i edukacja dla wszystkich pracowników i menedżerów. Aby zachęcić pracowników do zgłaszania naruszeń, organizacja może potrzebować ciągłej pracy z kulturą korporacyjną i edukowania pracowników na temat znaczenia zgłaszania nieprawidłowości.

Istotnym elementem tego procesu jest wdrożenie polityki przeciwdziałania działaniom odwetowym. Brak ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi związanymi ze zgłoszonymi nieprawidłowościami może narazić spółkę na odpowiedzialność. W związku z tym niezwykle ważne jest, aby odnieść się do wszelkich obaw zgłaszanych przez sygnalistę dotyczących potencjalnego odwetu i jasno określić, w jaki sposób takie sytuacje będą zarządzane.

Zaleca się zachowanie przejrzystości w trakcie całego procesu zgłaszania nieprawidłowości i późniejszych dochodzeń. Chociaż ujawnianie nadmiernych szczegółów dotyczących dochodzenia i możliwych środków nie jest ani konieczne, ani zgodne z prawem, udostępnianie anonimowych statystyk dotyczących przypadków zgłaszania nieprawidłowości jest dopuszczalne. Wykazanie, że system zgłaszania nieprawidłowości jest aktywnie wykorzystywany i funkcjonuje zgodnie z przeznaczeniem, zwiększy zaufanie wśród pracowników.

Ciągłe monitorowanie i doskonalenie

Początkowo ocena skuteczności systemu whistleblowingowego może stanowić wyzwanie. Opieranie się wyłącznie na liczbie otrzymanych zgłoszeń nie jest wiarygodnym wskaźnikiem. Chociaż niska liczba zgłoszeń może sugerować minimalne problemy w organizacji, może również sygnalizować niechęć do korzystania z kanału zgłoszeniowego dla sygnalistów z powodu strachu. Najlepszym podejściem jest konsekwentne monitorowanie procesu i analizowanie długoterminowych trendów i odchyleń. Co może być przyczyną nagłego wzrostu lub spadku liczby zgłoszeń? Czy niektóre działy otrzymują nieproporcjonalnie dużą liczbę zgłoszeń? Przeprowadzanie wewnętrznej oceny systemu zgłaszania nieprawidłowości w regularnych odstępach czasu pozwala lepiej zrozumieć, jak komfortowo czują się pracownicy, którzy z niego korzystają.

O Whistlelink: Od ponad dekady Whistlelink jest zaufanym dostawcą bezpiecznych i przyjaznych dla użytkownika rozwiązań do zgłaszania nieprawidłowości przez sygnalistów. Zgodnie z dyrektywą UE w sprawie zgłaszania nieprawidłowości, GDPR/RODO oraz jako firma certyfikowana ISO 27001, oferujemy organizacjom każdej wielkości i z każdej branży łatwy do wdrożenia system zgłaszania nieprawidłowości, stawiając na pierwszym miejscu bezpieczeństwo i najwyższą poufność zgłaszającego.

Zapraszamy na najbliższe szkolenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:

AKADEMIA SYGNALISTY – REWOLUCYJNA ZMIANA PRAWA 2024 (KLIKNIJ)
REWOLUCYJNE ZMIANY W ZATRUDNIANIU CUDZOZIEMCÓW W POLSCE 2024/2025 (KLIKNIJ)