Podobne wyzwania wiążą się z modelem outsourcingu. Punktem wyjścia jest rozróżnienie między outsourcingiem a pracą tymczasową. W przypadku outsourcingu podmiot zewnętrzny świadczy zamawiającemu wyodrębnioną usługę. W modelu tym podmiot zamawiający nie powinien zarządzać pracownikami outsourcera ani ingerować w ich warunki zatrudnienia. Choć w praktyce granica ta bywa przekraczana, to z prawnego punktu widzenia obowiązki z zakresu transparentności wynagrodzeń spoczywają wyłącznie na outsourcerze jako pracodawcy. Zupełnie inaczej wygląda sytuacja w przypadku pracy tymczasowej: agencja zatrudnienia pozostaje formalnym pracodawcą pracownika tymczasowego, jednak to pracodawca użytkownik kieruje jego pracą na co dzień i, co kluczowe, odpowiada za kształtowanie warunków wynagradzania.

Zakres podmiotowy: pracownicy czy szerzej?

Projektowana polska ustawa o transparentności wynagrodzeń posługuje się pojęciem pracownika, nie definiując go jednak wprost ani nie odsyła do definicji kodeksowej. Przy definicji wynagrodzenia projekt odwołuje się do zatrudnienia pracowniczego, co wskazuje, że intencją ustawodawcy było objęcie regulacją przede wszystkim osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Dotyczy to wprost pracowników tymczasowych zatrudnionych przez agencje na umowach o pracę.

Odrębną kwestią pozostaje sytuacja osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, głównie zleceniobiorców. Z brzmienia projektu ustawy wynika, że regulacja ich nie obejmuje. Niemniej jednak nie można tej kwestii traktować jako zamkniętej. Dyrektywa unijna, na podstawie której projekt jest wdrażany, nakazuje uwzględniać orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej w zakresie pojęcia pracownika. Orzecznictwo to zmierza zaś w kierunku szerokiego rozumienia tego pojęcia: za pracownika może zostać uznana osoba świadcząca pracę na innej formalnej podstawie, jeżeli cechuje ją podporządkowanie oraz zależność finansowa od jednego podmiotu. Firmy korzystające z dużej liczby zleceniobiorców powinni zatem śledzić dalszy rozwój sytuacji legislacyjnej i orzeczniczej, zamiast zakładać, że ustawa ich nie dotyczy.

Podział obowiązków między agencję a pracodawcę użytkownika

Najnowsza wersja projektu ustawy datowana na kwiecień 2026 roku w sposób stosunkowo czytelny rozdziela obowiązki między agencję zatrudnienia a pracodawcę użytkownika. Generalną zasadą jest: pracodawca użytkownik traktuje pracowników tymczasowych tak, jakby stanowili jego własną załogę. To na użytkowniku spoczywa zatem ciężar właściwego kształtowania i komunikowania warunków wynagradzania.

Rola agencji w zakresie równości wynagrodzeń ogranicza się w istocie do dwóch elementów. Po pierwsze, agencja jest zobowiązana do niezwłocznego przekazywania użytkownikowi informacji niezbędnych do realizacji jego obowiązków. Po drugie, agencja jako pracodawca jest zobowiązana do wypłacania pracownikowi tymczasowemu wynagrodzenia zgodnego z zasadami obowiązującymi u użytkownika. Wynika to ze specyfiki trójstronnej relacji: użytkownik przekazuje agencji informacje o obowiązujących u siebie systemach wynagradzania, agencja zaś ma obowiązek przełożyć te informacje na warunki wypłacanego wynagrodzenia. Użytkownik zatem określa, agencja realizuje – odpowiedzialność za rzeczywistą wysokość wypłaty spoczywa na agencji.

Obowiązek informacyjny wobec pracowników tymczasowych

Zarówno agencja zatrudnienia, jak i pracodawca użytkownik są objęci obowiązkiem informacyjnym wynikającym z odpowiednich przepisów projektu ustawy. Polega on na corocznym przypominaniu pracownikom, w tym pracownikom tymczasowym, o przysługującym im prawie do złożenia wniosku o informację dotyczącą indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia w danej kategorii stanowisk, w podziale na płeć, w odniesieniu do pracy jednakowej lub o jednakowej wartości.

Prawo do złożenia takiego wniosku pracownik może realizować samodzielnie, w formie pisemnej lub elektronicznej, albo za pośrednictwem reprezentującej go organizacji związkowej lub organu do spraw równości. Pracodawca ma trzydzieści dni na udzielenie odpowiedzi. Co istotne, po otrzymaniu informacji pracownik może złożyć kolejny wniosek o uszczegółowienie i dodatkowe wyjaśnienia, jeżeli uzna przekazane informacje za niewystarczające. Na tym etapie dalszego postępowania pracownik może działać jedynie samodzielnie lub przez organizację związkową — organ do spraw równości nie jest właściwy w postępowaniu uzupełniającym.

Warto podkreślić, że obowiązek informacyjny dotyczący prawa do składania wniosków obciąża wszystkich pracodawców, niezależnie od wielkości zatrudnienia. Nawet mikropracodawcy, zatrudniający zaledwie kilka osób, są objęci tym wymogiem. Inaczej kształtuje się natomiast obowiązek raportowania luki płacowej, który ograniczony jest do pracodawców zatrudniających co najmniej sto osób.

Wliczanie pracowników tymczasowych do stanu zatrudnienia

Projekt ustawy przesądza, że pracownicy tymczasowi są wliczani do stanu zatrudnienia wyłącznie po stronie pracodawcy użytkownika. Agencja zatrudnienia nie uwzględnia ich w swoim własnym stanie zatrudnienia, z perspektywy agencji są oni niejako niewidoczni. Jednocześnie projekt precyzuje metodę obliczeniową, posługując się kategorią tzw. rocznych jednostek roboczych, która umożliwia przeliczenie pracy wykonywanej na niepełnych etatach lub przez nieregularny czas na ekwiwalent pełnych etatów rocznych. Takie podejście pozwala uwzględnić pracowników tymczasowych kierowanych do użytkownika na okresy krótsze niż rok, co jest sytuacją typową dla tej formy zatrudnienia.

Praktyczna konsekwencja tego rozwiązania jest znacząca: pracodawca użytkownik, który samodzielnie zatrudnia mniej niż sto osób, po doliczeniu pracowników tymczasowych może przekroczyć ten próg, a tym samym znaleźć się w kręgu podmiotów zobowiązanych do corocznego raportowania luki płacowej. Świadomość tej zasady powinna skłonić użytkowników do weryfikacji, czy i w jakim zakresie korzystanie z pracy tymczasowej wpływa na ich obowiązki sprawozdawcze.

Perspektywa praktyczna: czas na przygotowanie

Nowe regulacje dotyczące transparentności wynagrodzeń w obszarze pracy tymczasowej i outsourcingu wprowadzają szereg wymogów, które wymagają uprzedniego przygotowania organizacyjnego. Podmioty korzystające z pracy tymczasowej powinny przede wszystkim zadbać o uporządkowanie przepływu informacji między działem HR a agencją zatrudnienia, w szczególności w zakresie systemów wynagradzania i kategorii stanowisk. Użytkownik musi być w stanie przekazać agencji kompletne dane niezbędne do kształtowania wynagrodzeń pracowników tymczasowych zgodnie z zasadą równego traktowania.

Równie ważne jest zaplanowanie procedury obsługi wniosków pracowniczych o informacje dotyczące wynagrodzeń, określenie, kto po stronie użytkownika jest odpowiedzialny za ich przyjmowanie i rozpatrywanie, jak powinna wyglądać odpowiedź oraz jak zapewnić terminowość trzydziestodniowego terminu. Coroczny obowiązek informowania pracowników o prawie do złożenia wniosku powinien zostać wbudowany w kalendarz procesów kadrowych, tak aby nie był realizowany ad hoc, lecz stanowił element systematycznej polityki komunikacji wewnętrznej.

Projektowane przepisy nie wejdą w życie przed 2027 rokiem, jednak czas ten należy potraktować jako okres przygotowawczy, nie zaś jako uzasadnienie dla odwlekania działań. Im wcześniej zostaną wdrożone stosowne procedury i podjęte decyzje organizacyjne, tym sprawniejsze okaże się wdrożenie regulacji w momencie, gdy staną się one wiążące.

Zapraszamy na najbliższe wydarzenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:
WARSZTATOWY KURS ZATRUDNIANIA CUDZOZIEMCÓW (KLIKNIJ)
AKADEMIA PRACY TYMCZASOWEJ (KLIKNIJ)
REWOLUCYJNE ZMIANY W PŁACACH 2026 – WDROŻENIE DYREKTYW UE W PL W ŚWIETLE NAJNOWSZYCH PROJEKTÓW PRZEPISÓW (KLIKNIJ)