W odniesieniu do etapu zatrudnienia kwalifikacja ta nie budzi wątpliwości – każda informacja o wynagrodzeniu konkretnego pracownika, pozostająca w posiadaniu pracodawcy po zawarciu umowy o pracę, stanowi jego daną osobową. Bardziej złożona jest sytuacja na etapie rekrutacji. Informacja o przewidywanym wynagrodzeniu na danym stanowisku, komunikowana w ogłoszeniu o naborze, ma charakter wyłącznie propozycji podlegającej późniejszym negocjacjom, a przy tym nie jest jeszcze powiązana z konkretną, zidentyfikowaną osobą – dopóki kandydat nie zgłosi zainteresowania udziałem w rekrutacji i tym samym nie umożliwi swojej identyfikacji. Niezależnie od tej kwalifikacji teoretycznej obowiązek ujawniania wysokości wynagrodzenia na etapie rekrutacji wynika wprost z odrębnych przepisów prawa pracy.

Obowiązki informacyjne na etapie rekrutacji

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadziła do porządku prawnego artykuł kreujący dwa zasadnicze obowiązki pracodawcy w procesie rekrutacji. Pierwszy z nich polega na konieczności poinformowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie o przewidywanej wysokości wynagrodzenia na danym stanowisku – bądź to w postaci konkretnej kwoty, bądź w formie przedziału (tzw. widełek płacowych). Wynagrodzenie to musi być ustalone w oparciu o kryteria neutralne, w szczególności neutralne pod względem płci.

Drugi obowiązek ma charakter szerszy i dotyczy wskazania odpowiednich postanowień aktów wewnątrzzakładowych regulujących politykę płacową – układu zbiorowego pracy, a w jego braku regulaminu wynagradzania. Informacja ta powinna obejmować wszystkie składniki wynagrodzenia w ujęciu szerokim: nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, lecz również dodatki, premie, prowizje oraz świadczenia o charakterze benefitowym. Wyłączeniu spod tego obowiązku podlegają jedynie te elementy wynagrodzenia, które wynikają wprost z powszechnie obowiązujących przepisów prawa – takie jak dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych czy w porze nocnej – chyba że regulacje wewnątrzzakładowe kształtują je w sposób korzystniejszy.

Komunikowanie odpowiednich postanowień aktów wewnątrzzakładowych może przyjąć formę bezpośredniego wskazania konkretnych jednostek redakcyjnych tych dokumentów wraz z odesłaniem do ich pełnej treści (np. poprzez link), albo przytoczenia treści relewantnych przepisów. Tylko w wyjątkowych sytuacjach, gdy ujawniane informacje stanowiłyby tajemnicę przedsiębiorstwa – na przykład w przypadku celów sprzedażowych czy planów obrotowych – dopuszczalne jest poprzestanie na opisowym przedstawieniu odpowiednich zasad.

Moment przekazania informacji a cel regulacji

Istotnym zagadnieniem praktycznym pozostaje moment, w którym informacje o wynagrodzeniu powinny zostać przekazane kandydatowi. Przepisy wskazują kolejność: w pierwszej kolejności w ogłoszeniu o naborze, a jeżeli nie doszło do tego na tym etapie – przed rozmową kwalifikacyjną, a w ostateczności przed nawiązaniem stosunku pracy. Poprzestanie wyłącznie na ostatnim z wymienionych momentów należy jednak uznać za niezgodne z celem regulacji. Ustawodawca wymaga bowiem, by informacja o wynagrodzeniu była przekazana na etapie umożliwiającym kandydatowi rzeczywistą dyskusję i negocjację warunków płacowych z potencjalnym pracodawcą – nie zaś w momencie, gdy osoba dedykowana do zatrudnienia stoi już przed faktem dokonanym w postaci gotowej do podpisania umowy o pracę.

Z perspektywy praktycznej najbardziej zasadne wydaje się przekazywanie tych informacji przed pierwszym merytorycznym etapem procesu rekrutacyjnego, co pozwala zachować równowagę między obowiązkiem informacyjnym a koniecznością utrzymania zainteresowania kandydatów ofertą. Umieszczanie tych danych już w samym ogłoszeniu, choć w niektórych branżach – zwłaszcza w sektorze technologicznym – staje się praktyką wręcz oczekiwaną, nie jest wymogiem wynikającym wprost z brzmienia przepisów. Niezależnie od przyjętego rozwiązania kluczowe znaczenie ma konsekwentne stosowanie jednolitej procedury wobec wszystkich kandydatów, gdyż odstępstwa od przyjętego schematu mogą rodzić ryzyko zarzutu nierównego traktowania w procesie rekrutacji.

Zakaz pozyskiwania informacji o wcześniejszym wynagrodzeniu

Nowelizacja wprowadziła również istotne ograniczenie dotyczące zakresu informacji, jakich pracodawca może żądać od kandydata. O ile weryfikacja przebiegu dotychczasowego zatrudnienia pozostaje dopuszczalna, o tyle pracodawcy nie wolno już pytać kandydata o wysokość wynagrodzenia otrzymywanego u obecnego lub poprzednich pracodawców. Zakaz ten skierowany jest wyłącznie do pracodawcy – kandydat zachowuje pełną swobodę w zakresie dobrowolnego ujawnienia takiej informacji z własnej inicjatywy.

Analogiczna zasada dotyczy pracowników już zatrudnionych: mogą oni swobodnie ujawniać innym pracownikom wysokość własnego wynagrodzenia, traktowanego jako ich indywidualna dana osobowa, którą mogą dysponować według własnego uznania. Ograniczenie to dotyczy jednak wyłącznie indywidualnego poziomu wynagrodzenia – pracownik nie może ujawniać struktury wynagrodzeń obowiązującej w organizacji ani zasad przyznawania poszczególnych składników płacowych, jeżeli informacje te stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Naruszenie przez pracodawcę obowiązku informacyjnego wobec kandydatów do pracy zagrożone jest karą grzywny do 60 000 złotych.

Prawo dostępu do informacji na etapie zatrudnienia

O ile etap rekrutacji został już uregulowany, o tyle szczegółowe rozwiązania dotyczące etapu zatrudnienia pozostają wciąż przedmiotem prac legislacyjnych nad ustawą wdrażającą unijną dyrektywę płacową. Zgodnie z aktualną wersją projektu pracownik uzyska prawo dostępu do informacji o czynnikach służących ustaleniu jego wynagrodzenia oraz poziomu i wzrostu wynagrodzeń stosowanego u danego pracodawcy. W przypadku pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników informacje te powinny być zapewnione w ramach przepisów wewnątrzzakładowych; przy mniejszym zatrudnieniu dostęp do informacji następuje na indywidualny wniosek pracownika, który pracodawca obowiązany jest zrealizować w terminie 30 dni.

Należy przy tym podkreślić zasadnicze rozróżnienie pojęciowe między transparentnością a jawnością wynagrodzeń. Wbrew niektórym uproszczonym interpretacjom medialnym nowe przepisy nie kreują prawa pracownika do poznania wysokości wynagrodzenia konkretnego, imiennie wskazanego współpracownika. Pracownik uzyska natomiast prawo do wystąpienia z indywidualnym wnioskiem o przekazanie informacji na temat własnego poziomu wynagrodzenia oraz – co budzi największe kontrowersje interpretacyjne – o średnie poziomy wynagrodzeń w podziale na płeć w odniesieniu do grupy pracowników wykonujących pracę taką samą lub o jednakowej wartości. Wniosek taki może zostać złożony osobiście albo za pośrednictwem zakładowej organizacji związkowej lub organu do spraw równości, które – po otrzymaniu informacji – pełnią wobec pracownika funkcję doradczą przy dochodzeniu jego praw.

Mechanizm ochronny w przypadku ryzyka identyfikacji konkretnego pracownika

Szczególnie istotnym zagadnieniem na styku regulacji o transparentności wynagrodzeń i ochrony danych osobowych jest sytuacja, w której grupa porównawcza pracowników wykonujących pracę o jednakowej wartości jest na tyle nieliczna, że przekazanie informacji o średnim wynagrodzeniu w podziale na płeć umożliwiałoby w praktyce ustalenie wynagrodzenia konkretnej, możliwej do zidentyfikowania osoby. W takim przypadku ujawnienie żądanej informacji prowadziłoby do naruszenia danej osobowej tej osoby, co pozostaje w sprzeczności z przepisami chroniącymi poufność indywidualnego wynagrodzenia.

Projektowana regulacja przewiduje w takiej sytuacji mechanizm pośredni: pracodawca informuje wnioskującego pracownika, że bezpośrednie przekazanie informacji nie jest możliwe, równocześnie wskazując, że odpowiednie dane mogą zostać przekazane podmiotowi trzeciemu – reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej albo organowi do spraw równości. Podmioty te, przyjmując informację o wynagrodzeniach, zobowiązane są jednocześnie do zachowania poufności względem konkretnych danych płacowych poszczególnych pracowników, pełniąc wobec wnioskodawcy wyłącznie funkcję doradczą w zakresie dochodzenia praw związanych z zasadą równego wynagradzania.

Sankcje oraz docelowy kierunek regulacji

Projektowana ustawa, podobnie jak obowiązujące już przepisy dotyczące etapu rekrutacji, przewiduje sankcje karne za niedopełnienie obowiązków informacyjnych. Pracodawca, który nie zapewnia pracownikom dostępu do informacji o czynnikach kształtujących wynagrodzenie, nie informuje o prawie do składania indywidualnych wniosków lub nie odpowiada na nie terminowo, podlega karze grzywny do 60 000 złotych.

Fundamentalne znaczenie dla prawidłowego zrozumienia całej regulacji ma jednak konsekwentne odróżnianie transparentności wynagrodzeń od ich jawności. Nowe przepisy nie tworzą systemu powszechnego dostępu do indywidualnych danych płacowych współpracowników – tworzą natomiast podstawę, dzięki której pracownik będzie mógł ustalić, w jakiej grupie zaszeregowania się znajduje, które stanowiska traktowane są przez pracodawcę jako prace o jednakowej wartości oraz jakie widełki płacowe obowiązują w danej grupie zaszeregowania. Tak zakreślony zakres prawa do informacji stanowi punkt równowagi między realizacją zasady równego traktowania w zatrudnieniu a ochroną indywidualnych danych osobowych pracowników, w tym przede wszystkim ochroną poufności wysokości ich wynagrodzenia.

Zapraszamy na najbliższe wydarzenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:
BEZPŁATNY Dostęp do nagrania z KONFERENCJI: REWOLUCYJNE ZMIANY W WYNAGRODZENIACH 2027 (KLIKNIJ)
WARSZTATOWY KURS ZATRUDNIANIA CUDZOZIEMCÓW (KLIKNIJ)
AKADEMIA PRACY TYMCZASOWEJ (KLIKNIJ)
NOWE UPRAWNIENIA PIP – UMOWY CYWILNOPRAWNE A STOSUNEK PRACY – WEJŚCIE W ŻYCIE 8 LIPCA (KLIKNIJ)