Krótka historia projektu — dlaczego ta ustawa jest inna niż poprzednie

Reforma PIP ma za sobą burzliwą historię legislacyjną. Pierwotny projekt, zamknięty w pierwszych dniach stycznia 2026 roku, wywołał falę krytyki ze strony organizacji pracodawców i ekspertów prawa pracy — przede wszystkim z powodu konstrukcji rygoru natychmiastowej wykonalności decyzji inspektora PIP oraz braku wystarczających gwarancji proceduralnych dla stron. Rząd wniósł drugi, głęboko zmodyfikowany projekt 28 stycznia 2026 roku. To właśnie ta wersja — po kolejnych poprawkach — trafiła pod głosowanie.
Porównanie obu projektów pokazuje, że ustawodawca wysłuchał znacznej części postulatów rynku pracy. Finalny kształt ustawy jest dużo ostrożniejszy niż pierwotny — choć nadal wprowadza narzędzia, które fundamentalnie zmienią pozycję PIP wobec podmiotów zatrudniających

Sedno reformy: dwuetapowa procedura zamiast natychmiastowej decyzji

Najważniejsza zmiana strukturalna w przyjętej ustawie to rezygnacja z modelu, w którym inspektor pracy mógłby od razu wydać decyzję administracyjną stwierdzającą istnienie stosunku pracy. Ustawa wprowadza obowiązkową procedurę dwuetapową.

Etap pierwszy — polecenie usunięcia naruszeń. Organy PIP są uprawnione do wydania polecenia usunięcia naruszeń dotyczących:

• funkcjonowania umowy cywilnoprawnej w warunkach stosunku pracy lub
• niezawarcia umowy o pracę w sytuacji, gdy w stosunku prawnym łączącym strony dominują cechy stosunku pracy określone w art. 22 § 1 Kodeksu pracy.

Polecenie ma formę ustną. Przed jego wydaniem inspektor jest zobowiązany umożliwić stronom zajęcie stanowiska.

Etap drugi — decyzja administracyjna. Dopiero gdy pracodawca nie wykona polecenia, okręgowy inspektor pracy może wydać decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy. Wydanie decyzji z pominięciem etapu polecenia nie jest dopuszczalne. Zanim decyzja zostanie wydana, PIP musi zapewnić stronom czynny udział w postępowaniu i umożliwić im wypowiedzenie się — zgodnie z art. 10 Kodeksu postępowania administracyjnego.

Warto podkreślić, że decyzja administracyjna PIP nie jest jedyną ścieżką. Ustawa zachowuje możliwość wytoczenia powództwa o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy — zarówno przez pracownika, jak i przez PIP. Obie ścieżki mogą biec równolegle.

Kryterium decyzji: “dominowanie cech stosunku pracy”

Polecenie — a w konsekwencji decyzja — może zostać wydane, gdy w stosunku prawnym dominują cechy stosunku pracy. To sformułowanie jest kluczowe. Nie chodzi o spełnienie wszystkich przesłanek art. 22 § 1 k.p. jednocześnie, ale o funkcjonalną ocenę, które cechy w danej relacji przeważają.

W grudniu 2025 roku Główny Inspektor Pracy opublikował listę samokontroli, która ujawnia, na co inspektorzy będą zwracać szczególną uwagę. Znalazły się na niej m.in.: kwestia tego, czyją inicjatywą była umowa cywilnoprawna i czy zaproponowana forma była odrzucana przez jedną ze stron; czy godziny pracy są określone w umowie lub wskazywane jednostronnie przez firmę; czy wymagane jest zgłaszanie i uzyskiwanie zgody na nieobecności, w tym konieczność ich usprawiedliwiania; oraz czy osoba świadcząca pracę jest objęta tymi samymi procedurami co pracownicy, w szczególności w zakresie BHP.

Lista samokontroli GIP to sygnał, że inspektorzy będą oceniać nie formę dokumentów, lecz faktyczny sposób organizacji pracy. Sam tekst umowy zlecenia nie wystarczy jako ochrona, jeśli rzeczywistość wygląda jak stosunek pracy.

Data umowy o pracę i skutki w obszarze KP, PIT i ZUS

Ustawa precyzuje, jaka data zostanie przyjęta jako data zawarcia umowy o pracę w następstwie decyzji PIP.
Zasada ogólna: datą zawarcia umowy o pracę jest data wydania decyzji przez okręgowego inspektora pracy.
Wyjątek: jeśli umowa cywilnoprawna została rozwiązana lub zaprzestano jej wykonywania z inicjatywy podmiotu zatrudniającego w trakcie kontroli — przed terminem na wniesienie odwołania lub uprawomocnieniem się orzeczenia sądu — za datę zawarcia umowy o pracę może być przyjęta data rozpoczęcia kontroli.

Konsekwencje w zakresie Kodeksu pracy, podatku dochodowego (PIT) i składek ZUS powstają od dnia wydania decyzji, jednak stają się wykonalne dopiero z upływem terminu do wniesienia odwołania lub z chwilą uprawomocnienia się orzeczenia sądu. Oznacza to, że samo wydanie decyzji nie uruchamia natychmiastowo obowiązków składkowych i podatkowych — pracodawca ma czas na skorzystanie z drogi odwoławczej. To ważna zmiana w stosunku do wcześniejszego projektu, gdzie skutki rozliczeniowe decyzji następowały od daty ustalenia stosunku pracy (ta data mogła być nawet kilka lat wcześniejsza, niż decyzja inspektora o ustaleniu stosunku pracy).

Wola stron — nowy element postępowania

Jedną z ważnych korekt względem pierwotnego projektu jest wprowadzenie przepisu nakazującego uwzględnianie w postępowaniu administracyjnym woli stron — o ile nie jest ona sprzeczna z prawem (w szczególności z przepisami prawa pracy lub zasadami współżycia społecznego) i o ile nie zmierza do obejścia prawa.
To rozwiązanie ma znaczenie tam, gdzie obie strony — firma i osoba świadcząca pracę — rzeczywiście wybrały formę cywilnoprawną świadomie i z uzasadnionych powodów. Wola stron to nie jest jednak weto wobec decyzji inspektora: nie może uchylić zastosowania przepisów prawa pracy, jeśli organy stwierdzą, że stosunek prawny spełnia przesłanki stosunku pracy.

Rygor natychmiastowej wykonalności: istotne ograniczenie

Pierwotny projekt zakładał nadawanie wszystkim decyzjom okręgowego inspektora rygoru natychmiastowej wykonalności — co oznaczałoby, że decyzja przekształcająca umowę byłaby skuteczna jeszcze przed rozpatrzeniem odwołania.
W przyjętej wersji ustawy rygor natychmiastowej wykonalności jest dopuszczalny, ale jego zastosowanie zostało ograniczone wyłącznie do osób objętych szczególną ochroną przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę, m.in. kobiety w ciąży, pracowników w wieku przedemerytalnym, działaczy związkowych. W stosunku do pozostałych osób decyzja nie podlega automatycznemu rygorowi, co daje pełny czas na skorzystanie z drogi odwoławczej.

Ścieżka odwoławcza

Od decyzji okręgowego inspektora pracy przysługuje odwołanie do sądu rejonowego właściwego ze względu na miejsce wykonywania pracy. Ustawa eliminuje etap odwołania do Głównego Inspektora Pracy. Odwołanie wnosi się za pośrednictwem PIP; inspektor może uznać je w całości za słuszne i samodzielnie zmienić lub uchylić swoją decyzję. Opłata od odwołania wynosi 200 zł.
W sprawach o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy sąd może wydać wyrok na posiedzeniu niejawnym — jeżeli istnienie stosunku pracy nie budzi wątpliwości i rozprawa nie jest konieczna. Termin takiego posiedzenia to miesiąc od wniesienia pozwu. Strony muszą być uprzedzone i mają co najmniej 7 dni na zajęcie stanowiska. Możliwy jest też wyrok wstępny ograniczony do kwestii istnienia stosunku pracy — co do jego treści postępowanie może toczyć się dalej.

Sąd może także postanowić, że w toku postępowania umowa może być zmieniona lub wypowiedziana wyłącznie na zasadach Kodeksu pracy. Sąd może też unormować prawa i obowiązki stron na czas trwania postępowania. Jest to forma zabezpieczenia, jednak nie udziela się go, jeśli nie uprawdopodobniono, że dana umowa jest umową o pracę — to istotna gwarancja dla firm kwestionujących decyzję inspektora PIP.

Wyższe kary za wykroczenia przeciwko prawom pracownika

Dodatkowo ustawa podwaja maksymalne stawki grzywien za wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Dotychczas górna granica wynosiła 30 000 zł. Po reformie:

• Grzywna za wykroczenie: od 2 000 do 60 000 zł.
• Recydywa: od 3 000 do 90 000 zł.
• Mandat inspektora PIP: do 10 000 zł.

Te kwoty dotyczą m.in. czynu polegającego na zawarciu umowy cywilnoprawnej w warunkach, w których powinna zostać zawarta umowa o pracę — co jest wprost wymienione w art. 281 § 1 pkt 1 k.p.

Interpretacja indywidualna GIP: nowe narzędzie ochronne

Ustawa wprowadza instytucję interpretacji indywidualnej wydawanej przez Głównego Inspektora Pracy na wniosek firmy. Interpretacja wyjaśnia, czy określony stosunek prawny spełnia przesłanki umowy o pracę — i jest wiążąca dla organów PIP.
Dla pracodawcy interpretacja nie jest wiążąca w tym sensie, że nie musi stosować się do jej treści. Jednak jeśli się do niej zastosuje, jest chroniony przed sankcjami i karami wynikającymi z ustawy. To mechanizm znany z prawa podatkowego, przeniesiony teraz na grunt prawa pracy.
Interpretacja indywidualna to szczególnie wartościowe narzędzie dla firm planujących nowe modele współpracy z wykonawcami lub chcących zweryfikować istniejące struktury przed wejściem ustawy w życie.

12-miesięczna amnestia: okno na dobrowolną naprawę sytuacji prawnej zatrudnionego

Podmiot, który przed wejściem ustawy w życie zawarł umowę cywilnoprawną w warunkach faktycznego stosunku pracy, i który w terminie 12 miesięcy od dnia wejścia ustawy w życie dobrowolnie zawrze z tą osobą umowę o pracę, nie ponosi odpowiedzialności za wykroczenie z art. 281 § 1 pkt 1 k.p.
Termin 12-miesięczny biegnie od dnia wejścia ustawy w życie — czyli od upływu 3 miesięcy od ogłoszenia. Amnestia nie obejmuje innych naruszeń prawa pracy, które mogły nastąpić w trakcie trwania umowy cywilnoprawnej — dotyczy wyłącznie samego czynu zawarcia umowy cywilnoprawnej w warunkach stosunku pracy.

Co nie znalazło się w finalnej ustawie

Wcześniejsze wersje projektu zobowiązywały Głównego Inspektora Pracy do wydawania, w drodze zarządzenia, wytycznych zawierających kryteria oceny okoliczności faktycznych stosowane przy ustalaniu istnienia stosunku pracy. Finalny tekst ustawy nie zawiera tego przepisu. Z uzasadnienia tej decyzji wynika, że wytyczne mogłyby stać się sztywnym szablonem eliminującym indywidualną ocenę każdej sprawy. Jednak z perspektywy rynku brak wytycznych to miecz obosieczny: z jednej strony nie ma skrępowania sztywnym katalogiem przesłanek, z drugiej — niepewność co do tego, jak poszczególni inspektorzy będą ważyć cechy stosunku pracy w konkretnym przypadku.

Podsumowanie: kluczowe daty i działania dla pracodawców

Ustawa wchodzi w życie 3 miesiące od ogłoszenia. Od tego dnia biegnie 12-miesięczny termin amnestii. To oznacza, że pracodawcy mają w praktyce od kilku do kilkunastu miesięcy na przeprowadzenie audytu i — jeśli to konieczne — zmianę podstawy zatrudnienia.

Krok 1 — Audyt struktur zatrudnienia. Przejrzeć wszystkie umowy cywilnoprawne i modele B2B pod kątem faktycznego sposobu świadczenia pracy, odwołując się do kryteriów z listy samokontroli GIP: inicjatywa stron przy wyborze formy, sposób określania godzin, zasady nieobecności, objęcie procedurami firmowymi.

Krok 2 — Interpretacja indywidualna GIP dla wątpliwych przypadków. Dla modeli, co do których istnieje ryzyko przekwalifikowania, złożyć wniosek o interpretację indywidualną jeszcze przed wejściem ustawy w życie. Interpretacja chroni przed sankcjami.

Krok 3 — Dobrowolna naprawa sytuacji w oknie amnestii. Tam, gdzie audyt wykaże cechy stosunku pracy — zawrzeć umowy o pracę w ciągu 12 miesięcy od wejścia ustawy w życie, korzystając z ochrony przed sankcją z art. 281 § 1 pkt 1 k.p.

Krok 4 — Szczególna uwaga na osoby chronione. W przypadku kobiet w ciąży, pracowników w wieku przedemerytalnym i działaczy związkowych zatrudnionych na umowach cywilnoprawnych — rygor natychmiastowej wykonalności decyzji PIP jest możliwy. To kategoria wymagająca priorytetowej weryfikacji.

Reforma PIP nie zmienia jednej litery Kodeksu pracy. Zmienia natomiast to, że przestrzeganie go stanie się egzekwowalne szybciej, taniej i bez inicjatywy samego pracownika.

Zapraszamy na najbliższe wydarzenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:
KONFERENCJA NOWE PRAWO IMIGRACYJNE 20026, 24.03.2026, WARSZAWA / ON-LINE (KLIKNIJ)