Nowe uprawnienia decyzyjne inspektorów pracy

Najważniejszą zmianą jest przyznanie okręgowym inspektorom pracy kompetencji do wydawania decyzji administracyjnych stwierdzających istnienie stosunku pracy. Dotychczas inspektorzy mogli jedynie kierować do sądów powództwa w imieniu pracowników. Zgodnie z projektowanymi przepisami, PIP zyska możliwość samodzielnego rozstrzygania o charakterze prawnym relacji między podmiotami.
Na gruncie nowej wersji przepisów mechanizm ten będzie uruchamiany dwuetapowo. W pierwszej kolejności inspektor wyda polecenie usunięcia naruszeń, jeśli stwierdzi, że dana umowa cywilnoprawna powinna być zastąpiona umową o pracę zgodnie z kryteriami określonymi w artykule 22 § 1 Kodeksu pracy. Dopiero brak wykonania tego polecenia otworzy drogę do wydania decyzji administracyjnej stwierdzającej istnienie stosunku pracy.

Skutki prawne decyzji PIP

Projektowane rozwiązania przewidują daleko idące konsekwencje wydania decyzji przez okręgowego inspektora pracy. Decyzja wywołuje skutki prawne od momentu jej wydania, obejmując wszystkie wymiary regulacyjne – prawo pracy, prawo podatkowe, ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne. Oznacza to natychmiastowe powstanie obowiązków składkowych i podatkowych dla pracodawcy. Co istotne jednak decyzja staje się wykonalna dopiero z dniem upływu terminu do wniesienia odwołania lub z dniem prawomocnego orzeczenia sądu. Zrezygnowano zatem z wcześniejszej koncepcji natychmiastowej wykonalności decyzji.
Kluczowe znaczenie ma również ustalenie daty zawarcia umowy o pracę. Co do zasady, będzie to data wydania decyzji przez okręgowego inspektora pracy. Przepisy przewidują jednak istotny wyjątek – jeśli między rozpoczęciem kontroli a uprawomocnieniem się decyzji dojdzie do rozwiązania umowy cywilnoprawnej z inicjatywy pracodawcy, datą zawarcia umowy o pracę stanie się data rozpoczęcia kontroli. Regulacja ta ma na celu zabezpieczenie przed sytuacjami, w których pracodawca próbowałby uniknąć konsekwencji przez rozwiązanie umowy w trakcie trwania postępowania.

Ochrona przed wypowiedzeniem

Projekt wprowadza mechanizm ochronny dla osób, których dotyczy postępowanie kontrolne. Od momentu wszczęcia postępowania PIP do jego zakończenia, a także w okresie obowiązywania wydanej decyzji, stosowane są przepisy o ochronie stosunku pracy. Oznacza to, że w okresie między rozpoczęciem kontroli a upływem terminu do wniesienia odwołania umowa może być zmieniona, wypowiedziana lub rozwiązana wyłącznie na zasadach określonych w przepisach prawa pracy dotyczących powszechnej i szczególnej ochrony pracowników.
Wprowadzenie tego rozwiązania zmienia dotychczasową praktykę, w której pracodawcy mogliby relatywnie łatwo zakończyć współpracę z osobami objętymi kontrolą. Obecnie będą musieli przestrzegać reżimu pracowniczego, co w przypadku umów cywilnoprawnych może okazać się szczególnie problematyczne.

Procedura odwoławcza

Od decyzji okręgowego inspektora pracy przysługuje odwołanie bezpośrednio do sądu rejonowego, z pominięciem etapu odwołania wynikającego z poprzedniego projektu, czyli odwołania do Głównego Inspektora Pracy. Właściwym będzie sąd, w którego obszarze znajduje się miejsce wykonywania pracy ustalone w decyzji. Odwołanie składa się za pośrednictwem okręgowego inspektora pracy, który może je uznać w całości za słuszne i zmienić lub uchylić zaskarżoną decyzję.
Opłata od odwołania została określona na poziomie 200 złotych, co jest stosunkowo niską kwotą. Projekt przewiduje przyspieszenie postępowań sądowych – termin posiedzenia powinien przypadać nie później niż miesiąc od dnia wniesienia pozwu. Jak zawsze jest to termin tylko instrukcyjny.

Interpretacje indywidualne

Nowością jest możliwość wystąpienia przez podmiot zatrudniający o wydanie przez Głównego Inspektora Pracy interpretacji indywidualnej dotyczącej kwalifikacji stosunku prawnego jako umowy o pracę. Interpretacja będzie wydawana w formie decyzji administracyjnej, od której służy odwołanie do sądu.
Opłata za wydanie interpretacji wyniesie 40 złotych. Co istotne, interpretacja nie będzie wiążąca dla podmiotu zatrudniającego, ale zastosowanie się do niej chroni przed sankcjami administracyjnymi, finansowymi lub karami. Interpretacja będzie natomiast wiążąca dla organu PIP, chyba że w toku kontroli zostanie ustalony stan faktyczny różny od opisanego we wniosku.

Zwiększenie transparentności i współpracy międzyinstytucjonalnej

Projekt przewiduje istotne rozszerzenie wymiany informacji między PIP, ZUS i KAS. PIP będzie przekazywać do ZUS szeroki zakres danych ustalonych podczas kontroli, obejmujących zarówno informacje o podmiotach kontrolowanych, jak i o osobach wykonujących pracę. Przewidziano również utworzenie systemu teleinformatycznego służącego do wymiany danych niezbędnych do analizy ryzyka naruszeń prawa.
Te rozwiązania mają na celu zwiększenie skuteczności kontroli przez lepszą koordynację działań różnych instytucji. Dla pracodawców oznacza to większą przejrzystość ich działalności w oczach organów kontrolnych oraz potencjalnie skuteczniejsze wykrywanie nieprawidłowości.

Kontrole zdalne i nowoczesne narzędzia

Nowelizacja wprowadza podstawę prawną dla przeprowadzania kontroli lub poszczególnych czynności kontrolnych w sposób zdalny – za pośrednictwem operatora pocztowego lub środków komunikacji elektronicznej. Inspektor będzie mógł również żądać przeprowadzenia transmisji online umożliwiającej kontrolę dokumentów i wysłuchanie stron.

Sankcje i zwiększenie kar

Projekt przewiduje podwojenie maksymalnych stawek grzywien za wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Grzywna podstawowa wzrośnie z przedziału 1.000-30.000 złotych do 2.000-60.000 złotych, a w przypadku powrotu do przestępstwa – z 1.500-45.000 złotych do 3.000-90.000 złotych. Wprowadzono również nowy typ wykroczenia polegający na naruszeniu zakazu niekorzystnego traktowania pracownika w związku z wydaniem decyzji przez okręgowego inspektora pracy. W postępowaniu mandatowym PIP będzie mogła nakładać grzywny w wysokości do 10.000 złotych (obecnie do 5.000 złotych).

Okres przejściowy i amnestia

Istotnym elementem projektu jest przewidzenie sześciomiesięcznego okresu przejściowego od wejścia w życie ustawy. Podmioty, które w tym czasie dobrowolnie doprowadzą do zgodności z prawem przez zawarcie umów o pracę z osobami świadczącymi pracę na podstawie umów cywilnoprawnych w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy, nie będą podlegać odpowiedzialności karnej określonej w Kodeksie pracy.
To okno czasowe stanowi realną szansę dla pracodawców na przeprowadzenie audytu swoich praktyk zatrudnieniowych i wprowadzenie niezbędnych zmian bez ponoszenia sankcji. Biorąc pod uwagę, że ustawa ma wejść w życie po upływie trzech miesięcy od dnia ogłoszenia, pracodawcy będą mieli łącznie około dziewięciu miesięcy na przygotowanie się do nowych realiów.

Wytyczne interpretacyjne

Główny Inspektor Pracy zobowiązany zostanie do określenia w drodze zarządzenia wytycznych zawierających kryteria oceny okoliczności faktycznych stosowanych przy ustalaniu istnienia stosunku pracy. Ma to zapewnić obiektywne i jednolite standardy działania inspektorów pracy. Dla pracodawców oznacza to większą przewidywalność w ocenie ryzyka związanego z różnymi formami współpracy.

Podsumowanie

Skorzystanie z okresu przejściowego i dobrowolne uporządkowanie statusu prawnego współpracowników może uchronić przed poważnymi konsekwencjami finansowymi i administracyjnymi. Warto również rozważyć wystąpienie o interpretację indywidualną w przypadkach budzących wątpliwości, co zapewni ochronę przed sankcjami nawet w razie późniejszej odmiennej oceny przez organy kontrolne.

Zapraszamy na najbliższe wydarzenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:
KONFERENCJA NOWE PRAWO IMIGRACYJNE 20026, 24.03.2026, WARSZAWA / ON-LINE (KLIKNIJ)
AKADEMIA OUTSOURCINGU PROCESOWEGO (KLIKNIJ)
DWUDNIOWY WARSZTATOWY KURS SPECJALISTYCZNY – LEGALIZACJA POBYTU I PRACY CUDZOZIEMCÓW W POLSCE 2026 (KLIKNIJ)