Nowa podstawa prawna

Zmiany wynikają z wejścia w życie rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 listopada 2025 roku w sprawie szczególnych przypadków, w których cudzoziemiec uprawniony do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej może wykonywać pracę bez zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Nowe rozporządzenie zastąpiło wcześniejsze regulacje pochodzące z kwietnia 2015 roku, które obowiązywały przez dekadę z niewielkimi zmianami.
Wprowadzenie nowych przepisów jest odpowiedzią na postulat bardziej precyzyjnego określenia kryteriów uprawniających do zwolnienia z obowiązku legalizacji pracy. Dotychczasowe rozwiązania okazały się niewystarczające w kontekście dynamicznie rozwijającego się rynku szkolnictwa wyższego w Polsce oraz rosnącej liczby cudzoziemskich studentów.

Istota zmian – powiązanie zwolnienia ze statusem uczelni

Zasadnicza zmiana polega na wprowadzeniu warunku dotyczącego statusu uczelni, na której student odbywa naukę. Do tej pory kluczowym kryterium był jedynie fakt odbywania studiów stacjonarnych przez cudzoziemca posiadającego ważne zezwolenie na pobyt. Obecnie nie wystarczy już sama forma studiów – istotne stało się, czy uczelnia została zatwierdzona przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji na potrzeby przyjmowania cudzoziemców.
Mechanizm zatwierdzania uczelni przez MSWiA nie jest nowym rozwiązaniem – funkcjonuje on w polskim systemie prawnym od lat jako element zabezpieczenia zezwoleń na pobyt czasowy w celu studiów przed nadużyciami. Nowością jest jednak uzależnienie od tego zatwierdzenia możliwości skorzystania ze zwolnienia z obowiązku legalizacji pracy przez studentów nieposiadających studenckich zezwoleń na pobyt.
Student studiów stacjonarnych może teraz korzystać ze zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę wyłącznie wtedy, gdy jego uczelnia została zatwierdzona przez MSWiA lub należy do kategorii jednostek, które z mocy prawa są zwolnione z obowiązku uzyskiwania takiego zatwierdzenia.
Uczelnie zwolnione z obowiązku zatwierdzenia

Ustawodawca przewidział, że określona kategoria uczelni nie wymaga zatwierdzenia przez MSWiA. Są to instytucje, uznane za bardziej „pewne” z racji swojego statusu uczelni publicznej.
Do tej grupy należą przede wszystkim publiczne uczelnie akademickie – czyli wszystkie państwowe uniwersytety, politechniki, akademie, uczelnie medyczne i inne publiczne szkoły wyższe posiadające uprawnienia do nadawania stopnia doktora. W praktyce oznacza to, że studenci wszystkich dużych państwowych uczelni w Polsce automatycznie zachowują prawo do pracy bez zezwolenia.
Zwolnienie obejmuje również uczelnie wojskowe, instytuty naukowe Polskiej Akademii Nauk, instytuty badawcze oraz instytuty wchodzące w skład Sieci Badawczej Łukasiewicz. Co istotne, zwolnieniem objęte są także federacje podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki oraz uczelnie prowadzone przez kościoły i związki wyznaniowe, których stosunek do państwa polskiego reguluje umowa międzynarodowa lub ustawa.
Studenci odbywający studia stacjonarne w którymkolwiek z wymienionych typów jednostek mogą być zatrudniani bez żadnych dodatkowych formalności związanych z legalizacją pracy. Pracodawca powinien jedynie upewnić się, że student faktycznie odbywa studia stacjonarne i posiada ważne zezwolenie na pobyt.

Uczelnie wymagające zatwierdzenia MSWiA

Druga grupa uczelni obejmuje te podmioty, które muszą uzyskać zatwierdzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, aby ich studenci mogli korzystać ze zwolnienia z obowiązku legalizacji pracy. W tej kategorii znajdują się:

• niepubliczne uczelnie akademickie (prywatne uniwersytety, wyższe szkoły posiadające uprawnienia do nadawania stopnia doktora),
• publiczne uczelnie zawodowe (państwowe szkoły wyższe bez uprawnień doktorskich),
• niepubliczne uczelnie zawodowe (prywatne szkoły wyższe bez uprawnień doktorskich).

Kluczowym kryterium rozróżnienia jest zatem połączenie dwóch czynników: formy własności (publiczna czy niepubliczna) oraz charakteru akademickiego uczelni (posiadanie lub brak uprawnień do nadawania stopnia doktora). W praktyce ,b>największą grupę uczelni wymagających zatwierdzenia stanowią prywatne szkoły wyższe różnego profilu.
Dla pracodawcy oznacza to konieczność weryfikacji nie tylko formy studiów, ale także sprawdzenia, czy uczelnia danego studenta uzyskała odpowiednie zatwierdzenie. Status konkretnej uczelni można zweryfikować w systemie POL-on dostępnym pod adresem polon.nauka.gov.pl, gdzie znajdują się szczegółowe informacje o wszystkich polskich szkołach wyższych.

Przepisy przejściowe – tymczasowa gwarancja kontynuowania starych zasad

Ustawodawca, zdając sobie sprawę z tego, że wprowadzenie nowych wymogów może być trudne dla części uczelni i ich studentów, przewidział okres przejściowy. W celu umożliwienia dostosowania się do nowych reguł, od 1 grudnia 2025 roku do 30 czerwca 2026 roku obowiązują specjalne zasady dla dwóch kategorii uczelni.
Studenci studiów stacjonarnych odbywanych w niepublicznych uczelniach akademickich oraz publicznych uczelniach zawodowych mogą w tym okresie dalej korzystać ze zwolnienia z obowiązku legalizacji pracy nawet wtedy, gdy ich uczelnia nie uzyskała jeszcze zatwierdzenia MSWiA. Jest to istotne ułatwienie, które daje tym uczelniom czas na dopełnienie formalności związanych z procesem zatwierdzania.
Warto podkreślić, że przepis przejściowy ma charakter automatyczny – student nie musi wykazywać, że pracował przed wejściem w życie nowych regulacji ani spełniać żadnych dodatkowych warunków poza faktem odbywania studiów stacjonarnych.
Okres przejściowy nie obejmuje jednak niepublicznych uczelni zawodowych. Studenci tych uczelni od pierwszego dnia grudnia 2025 roku mogą korzystać ze zwolnienia wyłącznie wtedy, gdy ich uczelnia posiada zatwierdzenie MSWiA. W przeciwnym razie wymagane jest uzyskanie zezwolenia na pracę lub złożenie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.

Wymóg studiów stacjonarnych pozostaje niezmieniony

Nowe przepisy nie zmieniają fundamentalnego warunku, jakim jest odbywanie studiów w trybie stacjonarnym. Zarówno dotychczasowe, jak i obecne regulacje wyraźnie ograniczają zwolnienie z obowiązku legalizacji pracy wyłącznie do studentów studiów stacjonarnych.
Oznacza to, że studenci odbywający naukę w innych trybach – zaocznym, wieczorowym czy eksternistycznym – nie są objęci zwolnieniem i wymagają standardowej legalizacji zatrudnienia. Pracodawca zamierzający zatrudnić studenta cudzoziemca musi zatem nie tylko zweryfikować status jego uczelni, ale przede wszystkim upewnić się, że student rzeczywiście odbywa studia stacjonarne.
W praktyce weryfikacja ta powinna odbywać się na podstawie aktualnego zaświadczenia z uczelni. Dokument taki powinien jednoznacznie potwierdzać nazwę uczelni, wyraźnie wskazywać tryb studiów jako stacjonarny oraz potwierdzać, że student aktualnie posiada status studenta (nie jest na urlopie dziekańskim, nie został skreślony z listy studentów). W przypadku jakichkolwiek wątpliwości zalecany jest bezpośredni kontakt z uczelnią w celu potwierdzenia autentyczności dokumentu i statusu studenta.

Jak sprawdzić status uczelni?

Kluczowe znaczenie dla pracodawców ma możliwość sprawdzenia, czy dana uczelnia uzyskała zatwierdzenie MSWiA. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji prowadzi i regularnie aktualizuje listę zatwierdzonych jednostek.
Oficjalna lista jest publikowana na stronie internetowej MSWiA pod adresem (klik) w zakładce dotyczącej zatwierdzania jednostek na potrzeby przyjmowania cudzoziemców. W sekcji materiałów można pobrać aktualny wykaz w formacie dokumentu tekstowego. Dodatkowo, aktualne listy są również ogłaszane w Dzienniku Urzędowym Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, dostępnym pod adresem (klik).
Pracodawca powinien regularnie sprawdzać status uczelni swoich pracowników cudzoziemców, ponieważ lista zatwierdzonych jednostek może ulegać zmianom. Uczelnia może utracić zatwierdzenie w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub niespełniania określonych standardów kształcenia cudzoziemców.

Konsekwencje prawne nielegalnego powierzenia pracy

Niespełnienie wymogów formalnych związanych z zatrudnieniem cudzoziemca może skutkować poważnymi konsekwencjami dla pracodawcy. Zgodnie z przepisami ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny.
Wysokość grzywny waha się od trzech tysięcy do pięćdziesięciu tysięcy złotych. Co szczególnie istotne, ustawodawca przewiduje, że kara nie może być niższa niż trzy tysiące złotych za każdego nielegalnie zatrudnionego cudzoziemca. Oznacza to, że w przypadku jednoczesnego nielegalnego zatrudnienia kilku osób, łączna wysokość grzywny może osiągnąć znaczące kwoty.
Kontrole legalności zatrudnienia cudzoziemców przeprowadza Państwowa Inspekcja Pracy. Inspektorzy PIP są uprawnieni do nakładania mandatów karnych w wysokości do dziesięciu tysięcy złotych. W praktyce oznacza to, że nawet stosunkowo niewielkie naruszenie może skutkować dotkliwą sankcją finansową.
Warto podkreślić, że ciężar dowodu w zakresie wykazania legalności zatrudnienia spoczywa na podmiocie powierzającym pracę. To pracodawca musi wykazać, że zatrudniony student spełnia wszystkie wymogi do skorzystania ze zwolnienia z obowiązku legalizacji pracy. Nie wystarczy polegać na oświadczeniach studenta – konieczna jest rzetelna weryfikacja na podstawie dokumentów źródłowych.

Harmonogram wdrażania zmian

Dla pracodawców kluczowe znaczenie mają konkretne daty związane z wprowadzaniem nowych przepisów:

• 1 grudnia 2025 roku – kluczowa data wejścia w życie nowego rozporządzenia. Od tego dnia studenci niepublicznych uczelni zawodowych nieposiadających zatwierdzenia MSWiA tracą automatyczne zwolnienie z obowiązku legalizacji pracy. Jeśli pracodawca zatrudnia takich studentów, powinien niezwłocznie przystąpić do procedury legalizacji ich zatrudnienia poprzez uzyskanie odpowiedniego zezwolenia lub złożenie oświadczenia o powierzeniu pracy.

• 30 czerwca 2026 roku – koniec okresu przejściowego dla niepublicznych uczelni akademickich oraz publicznych uczelni zawodowych nieposiadających zatwierdzenia MSWiA. Po tej dacie studenci tych uczelni będą mogli korzystać ze zwolnienia wyłącznie wtedy, gdy ich uczelnie uzyskają stosowne zatwierdzenie. Pracodawcy zatrudniający takich studentów powinni już teraz monitorować postępy w procesie zatwierdzania uczelni i przygotować się na ewentualną konieczność legalizacji zatrudnienia.

Rekomendowane działania dla pracodawców

W obliczu wprowadzonych zmian pracodawcy powinni podjąć szereg działań mających na celu zapewnienie zgodności zatrudnienia z nowymi przepisami:

• Audyt obecnego zatrudnienia – konieczne jest przeprowadzenie przeglądu wszystkich obecnie zatrudnionych studentów cudzoziemców. Należy ustalić, na jakich uczelniach odbywają studia oraz jaki status posiadają te uczelnie w świetle nowych przepisów.
• Weryfikacja statusu uczelni – dla każdego studenta należy sprawdzić, czy jego uczelnia posiada zatwierdzenie MSWiA lub należy do kategorii jednostek zwolnionych z tego obowiązku. Weryfikacja powinna obejmować sprawdzenie aktualnej listy publikowanej przez MSWiA.
• Przygotowanie do zmian po okresie przejściowym – w przypadku studentów uczelni objętych okresem przejściowym, którzy nie posiadają jeszcze zatwierdzenia, należy przygotować się na konieczność uzyskania zezwolenia na pracę lub złożenia oświadczenia przed upływem okresu przejściowego. Warto już teraz rozpocząć gromadzenie niezbędnej dokumentacji.
• Aktualizacja procedur rekrutacyjnych – procedury zatrudniania nowych pracowników cudzoziemców powinny zostać uzupełnione o etap weryfikacji statusu uczelni. Każdy kandydat będący studentem cudzoziemcem powinien przedstawić nie tylko zaświadczenie o odbywaniu studiów stacjonarnych, ale pracodawca powinien również samodzielnie zweryfikować status uczelni.
• Weryfikacja dokumentów – niezależnie od zmian w zakresie statusu uczelni, kluczowe znaczenie ma rzetelna weryfikacja zaświadczeń o odbywaniu studiów stacjonarnych. Dokument taki powinien być aktualny, wystawiony na właściwym druku uczelni, zawierać pieczęć i podpis uprawnionej osoby oraz jednoznacznie potwierdzać tryb stacjonarny studiów. W razie jakichkolwiek wątpliwości co do autentyczności dokumentu zasadny jest bezpośredni kontakt z dziekanatem lub inną właściwą jednostką uczelni.
• Monitoring zmian – lista zatwierdzonych uczelni może ulegać zmianom, dlatego pracodawcy powinni regularnie sprawdzać aktualne wykazy publikowane przez MSWiA. Warto także śledzić komunikaty uczelni dotyczące ich statusu w procesie zatwierdzania.
• Dokumentacja compliance – wszystkie działania weryfikacyjne powinny być odpowiednio udokumentowane. W przypadku kontroli PIP pracodawca będzie musiał wykazać, że podjął wszelkie rozsądne kroki w celu upewnienia się o legalności zatrudnienia cudzoziemca.

Podsumowanie

Zmiany w legalizacji pracy studentów cudzoziemców wprowadzone od 1 grudnia 2025 roku stanowią istotną modyfikację dotychczasowego systemu. Uzależnienie możliwości skorzystania ze zwolnienia z obowiązku legalizacji pracy od statusu uczelni wymaga od pracodawców większej staranności w procesie weryfikacji uprawnień do pracy.
Kluczowym wyzwaniem jest właściwe rozróżnienie pomiędzy różnymi kategoriami uczelni oraz śledzenie ich statusu w zakresie zatwierdzenia przez MSWiA. Przewidziane okresy przejściowe dają czas na dostosowanie się do nowych wymogów, jednak pracodawcy powinni już teraz podjąć działania przygotowawcze.
Znaczenie ma nie tylko formalne spełnienie wymogów, ale także budowanie procedur zapewniających ciągłą zgodność zatrudnienia z obowiązującymi przepisami. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości dotyczących statusu konkretnego studenta lub uczelni warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie migracyjnym i zatrudnieniu cudzoziemców.
Pamiętać należy, że odpowiedzialność za legalność zatrudnienia spoczywa na pracodawcy, a konsekwencje nielegalnego powierzenia pracy mogą być znaczące. Proaktywne podejście i rzetelna weryfikacja to najlepsze sposoby na uniknięcie problemów prawnych i finansowych związanych z zatrudnianiem studentów cudzoziemców.

Zapraszamy na najbliższe wydarzenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:
JUŻ 22.01. NOWE PRAWO IMIGRACYJNE 2026 – REWOLUCYJNA ZMIANA W ZATRUDNIANIU CUDZOZIEMCÓW (KLIKNIJ)
NOWOŚĆ!! PRAWO PRACY 2026 – WPROWADZONE ORAZ PLANOWANE ZMIANY – (KLIKNIJ)
REWOLUCYJNE ZMIANY W PŁACACH 2026 – WDROŻENIE DYREKTYW UE W PL (KLIKNIJ)