Najważniejsza zmiana: PIP z uprawnieniem do stwierdzania stosunku pracy

Bez wątpienia najdalej idącą zmianą jest przyznanie Państwowej Inspekcji Pracy kompetencji do wydawania decyzji administracyjnych stwierdzających istnienie stosunku pracy. Dotychczas inspektorzy mogli jedynie występować do sądów pracy z powództwami w tym zakresie, co według projektodawców znacznie wydłużało proces i obniżało skuteczność działań.
Nowe uprawnienie, zawarte w projektowanym art. 11 pkt 7a ustawy o PIP, pozwoli okręgowym inspektorom pracy stwierdzać istnienie stosunku pracy w sytuacji, gdy zawarto umowę cywilnoprawną lub osoba faktycznie świadczy pracę za wynagrodzeniem w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy powinna być zawarta umowa o pracę. Jest to bezpośrednia odpowiedź na powszechny problem tzw. „umów śmieciowych” – sytuacji, w których pracodawcy celowo unikają zawierania umów o pracę, zatrudniając osoby na podstawie umów cywilnoprawnych, mimo że charakter świadczonej pracy spełnia wszystkie przesłanki stosunku pracy.

Treść i skutki decyzji

Decyzja stwierdzająca istnienie stosunku pracy będzie musiała określać:

• rodzaj zawartej umowy o pracę (umowa na czas określony, nieokreślony, próbny),
• datę zawarcia umowy i datę rozpoczęcia pracy,
• rodzaj pracy,
• miejsce wykonywania pracy,
• wymiar czasu pracy,
• wysokość wynagrodzenia za pracę.

Co istotne, jeżeli zgromadzony materiał dowodowy nie pozwoli na ustalenie któregoś z tych elementów, ustawa wprowadza domniemania prawne na korzyść pracownika. Jeśli nie da się ustalić rodzaju umowy – będzie to umowa na czas nieokreślony. Jeśli nie można określić daty zawarcia umowy – przyjmuje się, że data rozpoczęcia pracy jest jednocześnie datą zawarcia umowy. Analogiczne zasady dotyczą miejsca pracy (siedziba pracodawcy), wymiaru czasu pracy (pełny etat) oraz wynagrodzenia (minimalne wynagrodzenie za pracę).

Natychmiastowa wykonalność

Decyzja okręgowego inspektora pracy będzie podlegać natychmiastowemu wykonaniu od dnia jej doręczenia pracodawcy. Oznacza to, że nawet wniesienie odwołania lub skargi do sądu nie wstrzyma jej wykonania. Od momentu doręczenia decyzji pracodawcy, stosunek pracy wywołuje wszystkie skutki prawne charakterystyczne dla tego rodzaju zatrudnienia.
Warto jednak zwrócić uwagę na złożoną regulację skutków czasowych takiej decyzji. Dla celów prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz obowiązkowych wpłat na fundusze, decyzja wywołuje skutki od dnia jej doręczenia pracodawcy. Natomiast w zakresie, w jakim stwierdza istnienie stosunku pracy za okres od faktycznego rozpoczęcia pracy do dnia doręczenia decyzji, skutki te następują dopiero po uprawomocnieniu się decyzji lub prawomocności wyroku sądu w przypadku wniesienia odwołania.

Procedura odwoławcza

Projekt przewiduje dwuinstancyjną procedurę administracyjną. Od decyzji okręgowego inspektora pracy przysługuje odwołanie do Głównego Inspektora Pracy, a następnie – po wyczerpaniu tej drogi – odwołanie do sądu rejonowego właściwego dla miejsca wykonywania pracy. Sprawami tymi będą zajmować się sądy pracy, a postępowanie będzie toczyć się według szczególnych zasad określonych w nowo dodanych przepisach Kodeksu postępowania cywilnego.
Szczególną uwagę warto zwrócić na projektowany artykuł, zgodnie z którym w przypadku prawomocnego uchylenia decyzji Głównego Inspektora Pracy uznaje się, że stwierdzony w decyzji stosunek pracy trwał od dnia doręczenia pracodawcy decyzji okręgowego inspektora pracy do dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu albo do rozwiązania stosunku pracy, jeśli rozwiązanie to nastąpiło przed wydaniem prawomocnego orzeczenia.
Istotnym zabezpieczeniem jest zakaz niekorzystnego traktowania pracownika w związku z wydaniem takiej decyzji. Wydanie decyzji nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie stosunku pracy lub jego rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Cyfryzacja i zdalny tryb kontroli

Kolejną istotną zmianą jest wprowadzenie możliwości prowadzenia kontroli w sposób zdalny. W uzasadnionych przypadkach, jeżeli nie stoi to w sprzeczności z celem kontroli, kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzone za pośrednictwem operatora pocztowego lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Inspektorzy pracy otrzymują uprawnienie do żądania od podmiotu kontrolowanego – w uzasadnionych przypadkach – przeprowadzenia transmisji online umożliwiającej dokonanie zdalnych oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń. Wprowadzono również możliwość odbierania wyjaśnień od kontrolowanego lub przesłuchania świadka przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających przeprowadzenie tej czynności na odległość z jednoczesnym bezpośrednim przekazem obrazu i dźwięku.
Te rozwiązania mają na celu usprawnienie procesu kontroli, szczególnie w przypadku przedsiębiorców prowadzących działalność w różnych lokalizacjach lub gdy kontrola może być przeprowadzona skuteczniej w formie zdalnej. Istotne jest jednak zastrzeżenie, że prowadzenie kontroli w sposób zdalny nie ogranicza korzystania przez inspektora pracy z pozostałych uprawnień, w tym możliwości przeprowadzenia kontroli stacjonarnej.

Elektronizacja dokumentacji

Projekt wprowadza konsekwentną elektronizację obiegu dokumentów w Państwowej Inspekcji Pracy. Protokoły kontroli, decyzje, wystąpienia i polecenia mogą być sporządzane i przekazywane w postaci elektronicznej. Również zastrzeżenia do protokołu kontroli można zgłaszać w formie elektronicznej.
Dla podmiotów kontrolowanych oznacza to większą wygodę i szybkość komunikacji z organami PIP, a także możliwość łatwiejszego archiwizowania dokumentacji kontrolnej. Jednocześnie pozostawiono możliwość tradycyjnej, papierowej formy dokumentów dla tych, którzy preferują takie rozwiązanie.

Rozszerzenie zakresu podmiotowego kontroli

Nowelizacja znacząco rozszerza katalog podmiotów, które mogą być kontrolowane przez Państwową Inspekcję Pracy. W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, kontroli legalności zatrudnienia oraz zawierania umów cywilnoprawnych w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę, kontroli będą podlegać nie tylko pracodawcy, ale także niebędący pracodawcami przedsiębiorcy i inne jednostki organizacyjne, na rzecz których jest lub była świadczona praca przez osoby fizyczne.
Co istotne, kontrola może objąć okres jednego roku poprzedzającego dzień rozpoczęcia kontroli. Oznacza to, że PIP może weryfikować prawidłowość zatrudnienia także w przypadkach, gdy stosunek prawny już się zakończył.
Rozszerzono również zakres kontroli nad przedsiębiorcami i innymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie wypłacania wynagrodzenia osobom wykonującym zlecenia lub świadczącym usługi. Kontrola dotyczy przestrzegania wysokości minimalnej stawki godzinowej zgodnie z przepisami o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Wzmocniona współpraca międzyinstytucjonalna

Projekt wprowadza nowe mechanizmy wymiany informacji między Państwową Inspekcją Pracy a innymi organami, przede wszystkim Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Krajową Administracją Skarbową.
PIP będzie udostępniać ZUS szczegółowe dane ustalone podczas kontroli, dotyczące zarówno podmiotów kontrolowanych (NIP, REGON, nazwa, adres, daty kontroli, wysokości kwot wskazanych w nakazach i poleceniach), jak i osób wykonujących pracę (imię, nazwisko, PESEL, obywatelstwo, okres wykonywanej pracy, rodzaj zawartej umowy). Z kolei ZUS będzie udostępniać PIP dane ubezpieczonych oraz płatników składek w zakresie niezbędnym do realizacji kontroli.
Taka wymiana danych ma na celu zwiększenie skuteczności wykrywania nieprawidłowości związanych z zatrudnieniem, w szczególności przypadków nierejestrowania pracowników do ubezpieczeń społecznych lub nieprawidłowego zgłaszania podstawy wymiaru składek.

Międzyinstytucjonalny zespół zadaniowy

Ustawa zobowiązuje Głównego Inspektora Pracy, Prezesa ZUS i Szefa Krajowej Administracji Skarbowej do utworzenia najpóźniej do 27 marca 2026 roku międzyinstytucjonalnego zespołu zadaniowego do spraw oceny ryzyka. Jego celem będzie zwiększenie skuteczności kontroli PIP poprzez lepszą koordynację działań różnych organów oraz wypracowanie metod identyfikacji podmiotów wysokiego ryzyka naruszania przepisów prawa pracy.
Projekt wprowadza istotne zmiany w Ordynacji podatkowej oraz ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, dotyczące biegu terminu przedawnienia. Od momentu wniesienia odwołania od decyzji PIP stwierdzającej istnienie stosunku pracy, do czasu uprawomocnienia się orzeczenia sądu, bieg terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych oraz składek na ubezpieczenia społeczne ulega zawieszeniu.
Rozwiązanie to ma zapobiegać sytuacjom, w których przedawnienie zobowiązań następowałoby w trakcie długotrwałego postępowania odwoławczego, co mogłoby skutkować niemożnością wyegzekwowania należności publicznoprawnych nawet w przypadku potwierdzenia przez sąd prawidłowości decyzji PIP.

Podwyższenie kar za wykroczenia przeciwko prawom pracownika

Projekt podwaja maksymalne wysokości grzywien za wykroczenia przeciwko prawom pracownika określone w Kodeksie pracy. Dotychczasowe stawki wynosiły od 1000 do 30 000 zł (lub od 1500 do 45 000 zł w przypadku recydywy). Po zmianach będą to kwoty odpowiednio od 2000 do 60 000 zł oraz od 3000 do 90 000 zł.
Jednocześnie zwiększono maksymalną wysokość grzywny w postępowaniu mandatowym w sprawach, w których oskarżycielem publicznym jest organ PIP – z dotychczasowych 2000 zł do 5000 zł, a w przypadku niektórych innych naruszeń – do 10 000 zł.
Zaostrzenie sankcji ma mieć charakter odstraszający i zwiększyć skuteczność egzekwowania przestrzegania prawa pracy przez pracodawców.

Wzmocnienie Państwowej Inspekcji Pracy

Ustawa zawiera przepisy przejściowe nakładające na Głównego Inspektora Pracy szereg obowiązków mających na celu przygotowanie PIP do realizacji nowych zadań. Do 27 marca 2026 roku Główny Inspektor Pracy będzie zobowiązany do:
1. Opracowania wieloletniej strategii budowania zdolności i poprawy warunków pracy PIP, obejmującej:

• rozwiązanie problemu nieobsadzonych etatów,
• wprowadzenie narzędzi informatycznych na potrzeby skutecznych kontroli,
• opracowanie metod zarządzania i narzędzi oceny ryzyka,
• przygotowanie planu szkoleń dla pracowników.

2. Przeprowadzenia audytu bezpieczeństwa informatycznego i sporządzenia raportu.
3. Określenia w drodze zarządzenia metod i standardów zarządzania kontrolami.
Strategia wymaga zatwierdzenia przez Radę Ochrony Pracy, co ma zapewnić społeczną kontrolę nad procesem wzmacniania Inspekcji.

Przepisy przejściowe i wejście w życie

Ustawa zawiera jasne przepisy przejściowe. Do postępowań kontrolnych wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie ustawy stosuje się przepisy dotychczasowe. Nowe regulacje będą miały zastosowanie do umów cywilnoprawnych zawartych przed wejściem w życie ustawy, jeżeli trwają one w dniu jej wejścia w życie.
Do postępowań sądowych, w których PIP wniosła powództwo o ustalenie stosunku pracy przed wejściem w życie nowelizacji, stosuje się dotychczasowe przepisy Kodeksu postępowania cywilnego.
Projekt przewiduje również maksymalny limit wydatków z budżetu państwa na wykonywanie zadań wynikających z ustawy, który w 2026 roku wyniesie 57,6 tys. zł, w kolejnych latach stopniowo wzrastając do 101,7 tys. zł w 2036 roku.

Podsumowanie

Planowane zmiany w funkcjonowaniu Państwowej Inspekcji Pracy stanowią kompleksową reformę mającą na celu zwiększenie skuteczności ochrony praw pracowników i zwalczanie patologii na rynku pracy. Kluczowym elementem jest przyznanie PIP kompetencji do administracyjnego stwierdzania stosunku pracy, co powinno znacząco skrócić czas dochodzenia praw przez osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy.
Cyfryzacja procedur, rozszerzenie zakresu kontroli oraz wzmocniona współpraca międzyinstytucjonalna mają uczynić działania inspektorów pracy bardziej efektywnymi. Podwyższenie kar finansowych z kolei ma zwiększyć oddziaływanie prewencyjne przepisów.
Dla pracodawców nowelizacja oznacza konieczność szczególnej staranności w kwalifikacji prawnej stosunków zatrudnienia oraz zachowania pełnej zgodności z przepisami prawa pracy. Ryzyko przekwalifikowania umów cywilnoprawnych na stosunek pracy znacząco wzrasta, a konsekwencje takiego działania – zarówno finansowe, jak i administracyjne – będą dotkliwsze.
Dla pracowników zmiany te oznaczają wzmocnienie ochrony ich praw oraz prostszą i szybszą drogę do wyegzekwowania prawidłowego zakwalifikowania świadczonej przez nich pracy jako stosunku pracy. Wejście w życie ustawy 1 stycznia 2026 roku zapowiada nową jakość w egzekwowaniu przestrzegania prawa pracy w Polsce.

Zapraszamy na najbliższe wydarzenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:
NAGRANIE Z KONFERENCJI OUTSOURCING PROCESOWY I PRACA TYMCZASOWA – TRENDY 2026 (KLIKNIJ)
REWOLUCYJNE ZMIANY W PŁACACH 2025/2026 – WDROŻENIE DYREKTYW UE W PL (KLIKNIJ)
WARSZTATOWY KURS SPECJALISTYCZNY – LEGALIZACJA POBYTU I PRACY CUDZOZIEMCÓW W POLSCE (KLIKNIJ)
AKADEMIA OUTSOURCINGU PROCESOWEGO (KLIKNIJ)