Sektor agencji pracy tymczasowej (APT) oraz outsourcingu procesowego odgrywa w Polsce istotną rolę w zapewnianiu elastyczności rynku pracy. Pracodawcy korzystający z tych usług oczekują dwóch elementów: jak najwyższej marżowości po stronie dostawcy oraz jak najniższej ceny po stronie odbiorcy. Utrzymanie równowagi między tymi celami jest jednak coraz trudniejsze. W przeszłości popularne były różnego rodzaju „optymalizacje”, często balansujące na granicy prawa lub całkowicie sprzeczne z przepisami. Dziś jednak przestrzeń dla takich działań wyraźnie się kurczy. Liczba kontroli prowadzonych przez organy państwowe – urzędy skarbowe, ZUS, Państwową Inspekcję Pracy czy Straż Graniczną – stale rośnie. Od stycznia 2026 r. dodatkowo wejdą w życie zmiany w ustawie o PIP, które umożliwią prowadzenie zdalnych, elektronicznych kontroli i usprawnią wymianę informacji między instytucjami. W tej rzeczywistości przedsiębiorcy muszą poszukiwać rozwiązań, które pozwalają obniżać koszty zatrudnienia w sposób legalny i bezpieczny, unikając niejasnych konstrukcji czy praktyk takich jak wypłaty „do koperty”. W niniejszym artykule przedstawiono modele, które pojawiły się w ostatnich miesiącach i zyskują popularność w branży.
Koniec swobody – wzrost kontroli i nowych regulacji
Jeszcze kilka lat temu na rynku funkcjonowało wiele schematów polegających na nieodprowadzaniu podatków czy składek ZUS, które umożliwiały oferowanie usług po atrakcyjnych cenach. Obecnie jednak takie praktyki są coraz trudniejsze do utrzymania.
Banki zaczęły zwracać szczególną uwagę na duże wypłaty gotówkowe, z żądaniami wyjaśnień i uzasadnienia dla takich wypłat, nawet jeśli mają one charakter legalny. Informacje o takich transakcjach mogą trafiać do urzędów skarbowych lub do organów kontroli finansowej, co często skutkuje blokadą rachunków i wszczynaniem postępowań zabezpieczających majątki. W efekcie nawet działania zgodne z przepisami, ale bazujące na rozliczeniach gotówkowych, stają się ryzykowne.
Spółka cudzoziemska – ograniczenia po 1 czerwca 2025 r.
Jednym z modeli, który jeszcze do niedawna był często stosowany, była tzw. „spółka cudzoziemska”, zwykle w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub prostej spółki akcyjnej. Kluczową rolę odgrywał tu mechanizm powtarzających się świadczeń niepieniężnych wykonywanych przez cudzoziemców posiadających udziały lub akcje, a otrzymywane w zamian wynagrodzenia nie podlegały składkom ZUS.
Od 1 czerwca 2025 r. możliwość ta została istotnie ograniczona. Osoby spoza Unii Europejskiej, które nabyły udziały po tej dacie, nie mogą już korzystać z tej konstrukcji. Co więcej, praktyka urzędów wojewódzkich pokazuje, że nawet wcześniejsze spółki często spotykają się z podejrzeniem pozorności prowadzonej działalności (trudności pojawiają się szczególnie przy próbach legalizacji pobytu i pracy). Wyjątkiem są obywatele Ukrainy, którzy na mocy przepisów szczególnych, wciąż mogą korzystać z tej formy w sposób zbliżony do obywateli polskich, co pozwala nadal korzystać im z korzyści z zakresu ubezpieczeń społecznych.
Fundacja cudzoziemska – nowa alternatywa dla wsparcia pracowników
Kolejnym modelem, który zyskuje na znaczeniu, jest tzw. „fundacja cudzoziemska”. Choć sama instytucja fundacji nie jest nowa, to jej zastosowanie w obszarze zatrudnienia cudzoziemców stanowi innowację.
Fundacja może gromadzić środki z różnych źródeł, w tym z darowizn spółek powiązanych, i przeznaczać je na wspieranie inicjatyw społecznych, sportowych czy kulturalnych. Dzięki temu możliwe jest udzielanie cudzoziemcom różnego rodzaju wsparcia – stypendialnego, socjalnego czy motywacyjnego – które nie podlega składkom ZUS, a często również korzysta ze zwolnień podatkowych.
Model ten, odpowiednio ułożony, może stanowić legalną alternatywę dla nieformalnych wypłat gotówkowych, jednocześnie angażując cudzoziemców w życie społeczne i kulturalne w Polsce.
Spółka komandytowa – korzyści legalizacyjne i podatkowe
Nowością na rynku jest również wykorzystanie spółek komandytowych do angażowania cudzoziemców. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, cudzoziemiec, który zostaje komplementariuszem takiej spółki, może przez sześć miesięcy wykonywać pracę bez konieczności uzyskiwania zezwolenia, o ile posiada odpowiedni tytuł pobytowy.
To rozwiązanie daje przedsiębiorcom czas na legalizację zatrudnienia, a jednocześnie pozwala na korzystniejsze rozliczenia podatkowe. Wypłaty na rzecz wspólników mogą być realizowane w formie zaliczek na poczet zysku, które obciążone są jedynie podatkiem kapitałowym, bez obowiązku odprowadzania składek emerytalno-rentowych przez spółkę – te składki zryczałtowanej kwocie ponoszą we własnym zakresie komplementariusze-cudzoziemcy tej spółki. Odpowiednio przygotowana dokumentacja, obejmująca umowy spółki, porozumienia wspólników i zasady prowadzenia spraw, pozwala na uzyskanie zarówno oszczędności, jak i większego zaangażowania cudzoziemców w działalność przedsiębiorstwa.
Tokeny pracownicze – innowacyjne świadczenie pozapłacowe
Współczesne modele obniżania kosztów zatrudnienia sięgają także po rozwiązania z obszaru świadczeń pozapłacowych. Jednym z nich są tokeny pracownicze – wirtualne znaki legitymacyjne, które uprawniają do korzystania z różnych usług: szkoleń, programów rabatowych, zakupów grupowych czy subskrypcji. Tokeny można porównać do popularnych benefitów, takich jak karty sportowe czy pakiety medyczne, z tą różnicą, że ich forma jest bardziej elastyczna i nowoczesna.
Tokeny nie są traktowane jako wynagrodzenie sensu stricto, co sprawia, że przy odpowiednim ułożeniu nie podlegają składkom ZUS. Mogą stanowić element programów motywacyjnych, wspierających integrację i rozwój personelu. Dzięki temu spółki mogą oferować pracownikom realne korzyści przy jednoczesnym ograniczeniu kosztów zatrudnienia.
Konkursy jako narzędzie motywacyjne
Kolejnym rozwiązaniem są konkursy organizowane przez zewnętrzne podmioty w przedsiębiorstwach, które łączą funkcję badania jakości usług z mechanizmem motywacyjnym. Nagrody w konkursach, w których bierze udział duża ilość osób zalogowanych na platformach obsługiwanych przez zewnętrzne podmioty, nie podlegają składkom emerytalno-rentowym, a jedynie podatkowi w wysokości 10%. Dzięki temu konkursy stają się atrakcyjnym narzędziem redukcji kosztów, a jednocześnie sprzyjają podnoszeniu jakości pracy i zaangażowania pracowników. Modele tego typu pozwalają połączyć cele biznesowe z potrzebami motywacyjnymi zatrudnionych.
Perspektywy i wyzwania dla branży
Wszystkie opisane modele – spółka cudzoziemska, fundacja cudzoziemska, spółka komandytowa, tokeny czy konkursy – pokazują, że na rynku wciąż pojawiają się nowe sposoby obniżania kosztów zatrudnienia. Jednak wspólnym mianownikiem pozostaje konieczność ich właściwego ułożenia i udokumentowania.
Nie ma już miejsca na rozwiązania pozorne czy oparte na półśrodkach. Coraz większa liczba kontroli, rozwój elektronicznych narzędzi nadzoru oraz rosnące znaczenie współpracy banków z organami państwa sprawiają, że każda konstrukcja musi być przejrzysta i zgodna z przepisami. Obniżanie kosztów zatrudnienia w sektorze APT i outsourcingu wymaga dziś podejścia opartego na innowacyjnych, ale zgodnych z prawem modelach. Spółki cudzoziemskie, mimo ograniczeń, nadal funkcjonują w ramach przepisów przejściowych. Fundacje cudzoziemskie otwierają nowe możliwości wsparcia pracowników. Tokeny i konkursy pozwalają tworzyć systemy motywacyjne bez nadmiernego obciążenia składkami.
Wszystkie te modele łączy wspólny cel – zapewnienie konkurencyjności przedsiębiorstw poprzez redukcję kosztów pracy przy jednoczesnym poszanowaniu obowiązujących regulacji. Branża outsourcingu i agencji pracy tymczasowej stoi dziś przed wyzwaniem znalezienia równowagi między rentownością a legalnością, a opisane rozwiązania stanowią odpowiedź na potrzeby rynku w nowych realiach.
Po więcej niezbędnych informacji zapraszamy na KOLEJNĄ EDYCJĘ KONFERENCJI: OUTSOURCING PROCESOWY I PRACA TYMCZASOWA – TRENDY 2026, 8 października, Warszawa / ON-LINE, organizowanej przez C&C Chakowski & Ciszek oraz Centrum Outsourcingu Procesowego:
OUTSOURCING PROCESOWY I PRACA TYMCZASOWA – TRENDY 2026 (KLIKNIJ)
