Lato 2025 roku przyniosło fundamentalną zmianę w podejściu organów administracji do outsourcingu z udziałem cudzoziemców. To, co jeszcze wiosną funkcjonowało jako dopuszczalna praktyka biznesowa, po wakacjach stało się obszarem wysokiego ryzyka prawnego i finansowego. Obowiązujący od 1 czerwca 2025 roku artykuł 84 ustęp 11 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom wprowadził karę nie niższą niż 6000 złotych za każdy przypadek powierzenia pracy cudzoziemcowi skierowanemu przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia. Przepis ten, w połączeniu z nową praktyką administracyjną i zapowiadanymi zmianami legislacyjnymi, fundamentalnie zmienia warunki prowadzenia działalności gospodarczej opartej na elastycznych formach zatrudnienia.
Nowe standardy kontroli i weryfikacji
Zmiana podejścia administracji po wakacjach 2025 roku nie wynika jedynie z nowych przepisów, lecz przede wszystkim z ich restrykcyjnej interpretacji. Urzędy wojewódzkie i powiatowe przestały akceptować umowy outsourcingowe oparte wyłącznie na poprawnej konstrukcji prawnej. Dziś standardem staje się wymaganie kompleksowej dokumentacji towarzyszącej, która musi obejmować dowody na faktyczne wydzielenie procesów biznesowych, umowy dotyczące korzystania z powierzchni biurowej czy produkcyjnej oraz dokumenty potwierdzające organizacyjną niezależność outsourcera.
Zgodnie z obowiązującymi od czerwca przepisami, outsourcing procesowy może być traktowany jako samodzielna forma legalizacji zatrudnienia cudzoziemców wyłącznie wtedy, gdy nie stanowi formy ukrytej pracy tymczasowej. W praktyce oznacza to konieczność udowodnienia, że przekazanie określonych zadań zewnętrznemu podmiotowi ma rzeczywisty charakter gospodarczy, a nie stanowi jedynie próby obejścia przepisów o pracy tymczasowej. Organy administracji szczególnie dokładnie badają przypadki w sektorach produkcji, logistyki i usług sprzątania, gdzie granica między legalnym outsourcingiem procesowym a niedozwolonym outsourcingiem pracowniczym bywa trudna do jednoznacznego określenia.
Praktyka pokazuje, że inspektorzy nie ograniczają się już do analizy samej treści umowy. Weryfikacji podlega całokształt relacji biznesowych, sposób organizacji pracy, faktyczna kontrola nad procesami oraz stopień integracji pracowników outsourcera ze strukturą przedsiębiorstwa korzystającego z ich usług. Brak któregokolwiek z wymaganych elementów dokumentacji skutkuje niemal automatyczną odmową wydania zezwolenia na pracę lub innego dokumentu legalizacyjnego.
Perspektywa wzmocnienia Państwowej Inspekcji Pracy
Projekt nowelizacji ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, który ma wejść w życie od początku 2026 roku, przewiduje przyznanie inspektorom pracy uprawnienia do wydawania decyzji administracyjnych o przekształceniu umów cywilnoprawnych w stosunek pracy. To rozwiązanie stanowi przełom w polskim prawie pracy – dotychczas wyłącznie sąd mógł ustalić istnienie stosunku pracy wbrew literze zawartej umowy.
Decyzja inspektora będzie podlegała natychmiastowemu wykonaniu, a pracodawca od dnia jej wydania będzie musiał traktować kontraktora jak pracownika etatowego. Odwołanie do sądu pracy nie wstrzyma wykonania decyzji w zakresie bieżących obowiązków pracodawcy. W praktyce oznacza to odwrócenie ról procesowych – to przedsiębiorca będzie musiał udowodnić przed sądem, że współpraca nie nosi cech stosunku pracy, a nie pracownik czy inspekcja wykazywać, że umowa cywilnoprawna jest pozorna.
Szczególne znaczenie ma fakt, że nowe uprawnienia będą mogły być stosowane również wobec podmiotów, które formalnie nie są pracodawcami. Po reformie PIP będzie mogła kontrolować wszystkie podmioty odprowadzające składki do ZUS, nawet jeśli zatrudniają wyłącznie na podstawie umów cywilnoprawnych. Eliminuje to dotychczasową lukę prawną, która pozwalała uniknąć kontroli firmom współpracującym wyłącznie ze zleceniobiorcami czy samozatrudnionymi.
Konsekwencje dla modeli biznesowych
Przedsiębiorcy korzystający z outsourcingu cudzoziemców znajdują się obecnie w sytuacji wymagającej fundamentalnej rewizji dotychczasowych praktyk. Samo dostosowanie dokumentacji do nowych wymagań może okazać się niewystarczające. Konieczna jest rzeczywista reorganizacja procesów biznesowych w sposób, który nie pozostawi wątpliwości co do ich faktycznego wydzielenia.
Ryzyko finansowe związane z nieprawidłowym outsourcingiem znacząco wzrosło. Kara w wysokości nie niższej niż 6000 złotych za każdego cudzoziemca może prowadzić do wielotysięcznych sankcji przy większej skali zatrudnienia. Do tego dochodzą potencjalne zobowiązania z tytułu zaległych składek na ubezpieczenia społeczne i podatków, które mogą zostać naliczone retrospektywnie w przypadku zakwestionowania charakteru współpracy.
Zmiana praktyki administracyjnej wymusza również przewartościowanie strategii kadrowych. Przedsiębiorstwa muszą zdecydować, czy kontynuować współpracę w modelu outsourcingowym, akceptując zwiększone ryzyko i koszty związane z rozbudowaną dokumentacją, czy też przejść na bardziej tradycyjne formy zatrudnienia. Dla wielu firm oznacza to konieczność ponownej kalkulacji opłacalności dotychczasowych modeli biznesowych.
Szczególnie narażone na negatywne konsekwencje są podmioty działające w sektorach o wysokiej rotacji pracowników i sezonowości zatrudnienia. Branże takie jak produkcja, logistyka czy usługi, które w największym stopniu korzystały z elastycznych form współpracy z cudzoziemcami, muszą liczyć się z koniecznością głębokiej restrukturyzacji swoich modeli operacyjnych.
Powakacyjna rzeczywistość 2025 roku pokazuje, że era liberalnego podejścia do outsourcingu cudzoziemców definitywnie się zakończyła. Przedsiębiorcy, którzy nie dostosują się do nowych realiów, narażają się nie tylko na dotkliwe kary finansowe, ale również na paraliż operacyjny związany z niemożnością uzyskania dokumentów legalizacyjnych dla swoich pracowników. W obliczu zapowiadanych zmian legislacyjnych można oczekiwać, że restrykcyjne podejście administracji będzie się tylko pogłębiać, czyniąc outsourcing cudzoziemców praktyką coraz bardziej ryzykowną i kosztowną.
Po więcej niezbędnych informacji zapraszamy na KOLEJNĄ EDYCJĘ KONFERENCJI: OUTSOURCING PROCESOWY I PRACA TYMCZASOWA – TRENDY 2026, 8 października, Warszawa / ON-LINE, organizowanej przez C&C Chakowski & Ciszek oraz Centrum Outsourcingu Procesowego:
OUTSOURCING PROCESOWY I PRACA TYMCZASOWA – TRENDY 2026 (KLIKNIJ)
