Dane osobowe wymagane przy zatrudnianiu cudzoziemców

Podstawowym obowiązkiem każdego pracodawcy jest gromadzenie danych niezbędnych do realizacji stosunku pracy. Dotyczy to m.in. imienia, nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych czy informacji o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym. W przypadku już zatrudnionych pracowników katalog danych rozszerza się m.in. o adres zamieszkania, numer PESEL lub inny dokument tożsamości oraz dane niezbędne do rozliczeń podatkowych i ubezpieczeniowych.
W odniesieniu do cudzoziemców lista obowiązkowych danych jest szersza. Mianowicie podmiot, który powierza wykonywanie pracy cudzoziemcowi, musi także pozyskać od cudzoziemca dane takie jak:

• obywatelstwo;
• nazwę,
• serię, numer, datę wydania i datę ważności dokumentu podróży;
• numer PESEL, albo w przypadku osób nieposiadających tego numeru – datę urodzenia i płeć.

Jednocześnie podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi pozyskuje od cudzoziemca kopie dokumentów zawierających te dane, w celu potwierdzenia jego tożsamości i uzyskania lub potwierdzenia uprawnienia do jego zatrudnienia.
Obowiązkiem podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi jest również zażądanie od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium RP. Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi może też żądać od cudzoziemca przedstawienia dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium RP przez okres wykonywania pracy przez cudzoziemca.

Z kolei w przypadku oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi podmiot powierzający pracę pozyskuje od cudzoziemca (oprócz ww. danych) dodatkowo:

• numer wizy lub karty pobytu oraz okres ważności tego dokumentu, jeżeli przebywa na terytorium RP;
• podstawę prawną pobytu na terytorium RP oraz przewidywanego sposobu wykorzystania oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wpisanemu do ewidencji oświadczeń.

Co istotne, przepisy wymagają także przechowywania kopii dokumentów potwierdzających legalność pobytu przez cały okres zatrudnienia cudzoziemca, a następnie przez dodatkowy okres – co najmniej dwóch lat, a w przypadku umów o pracę nawet dziesięciu lat.

Podstawy prawne przetwarzania danych

RODO przewiduje kilka przesłanek legalizujących przetwarzanie danych osobowych w procesie zatrudnienia. Najczęściej stosowane to:

• obowiązek prawny – pracodawca jako administrator danych jest zobowiązany do ich pozyskania i przechowywania na podstawie przepisów prawa pracy, podatkowych czy ubezpieczeniowych,
• wykonanie umowy – przetwarzanie danych jest konieczne do realizacji umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej,
• prawnie uzasadniony interes – np. prowadzenie monitoringu wizyjnego czy dochodzenie roszczeń, pod warunkiem przeprowadzenia testu równowagi interesów.

Warto podkreślić, że zgoda pracownika – zarówno polskiego, jak i cudzoziemca – rzadko stanowi właściwą podstawę przetwarzania w kontekście zatrudnienia. Wynika to z nierównowagi stron i ograniczonej dobrowolności w relacji pracodawca–pracownik.

Dane szczególnych kategorii i dane o niekaralności

RODO szczególnie chroni dane dotyczące m.in. zdrowia, poglądów religijnych, przynależności do związków zawodowych czy orientacji seksualnej. Zasadą jest zakaz ich przetwarzania, chyba że spełnione zostaną wyjątkowe warunki, np. wynikające z prawa pracy lub w celu oceny zdolności do pracy w ramach medycyny pracy.
W przypadku cudzoziemców często pojawia się również kwestia danych o niekaralności. Tu przepisy przewidują, że nie mogą one być przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody – konieczne jest oparcie się na przepisach prawa krajowego.

Obowiązki pracodawcy jako administratora danych

Na podmiotach zatrudniających ciąży cały katalog obowiązków wynikających z RODO. Należą do nich w szczególności:

• zasada minimalizacji – przetwarzanie tylko takich danych, które są niezbędne do osiągnięcia celu,
• zasada ograniczenia czasowego – przechowywanie danych tylko przez okres wynikający z przepisów,
• zasada rozliczalności – obowiązek wykazania, że zastosowane środki techniczne i organizacyjne są adekwatne do ryzyka.

Kluczowym obowiązkiem jest także obowiązek informacyjny wobec pracownika, lub kandydata, co oczywiście dotyczy także cudzoziemców. Pracodawca musi w jasny sposób poinformować m.in. o celu przetwarzania, okresie przechowywania danych, odbiorcach, prawach osoby, której dane dotyczą, a także o ewentualnym przekazywaniu danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
Dodatkowo pracodawcy muszą prowadzić rejestr czynności przetwarzania oraz rejestr naruszeń. W przypadku incydentów naruszających bezpieczeństwo danych, które mogą rodzić ryzyko dla osób fizycznych, pracodawca jest zobowiązany powiadomić zarówno organ nadzorczy, jak i samego pracownika.

RODO a elektroniczne procedury legalizacyjne

W praktyce szczególnym wyzwaniem jest łączenie wymogów RODO z procedurami elektronicznymi dotyczącymi legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców. Systemy teleinformatyczne używane w kontaktach z urzędami gromadzą duże ilości danych osobowych, w tym dokumenty podróży i decyzje administracyjne. Pracodawca, jako administrator danych, musi zapewnić, aby były one odpowiednio zabezpieczone oraz przetwarzane tylko w zakresie koniecznym do realizacji obowiązków prawnych.

Podsumowanie

Zasady RODO w zatrudnianiu cudzoziemców mają charakter uniwersalny, ale katalog danych wymaganych od tych pracowników jest szerszy niż w przypadku obywateli polskich. Wynika to z konieczności udokumentowania legalności pobytu i pracy. Pracodawcy muszą więc pamiętać, że:

• zakres gromadzonych danych musi być adekwatny i proporcjonalny,
• przechowywanie danych podlega zasadzie ograniczenia czasowego,
• obowiązek informacyjny wobec pracownika jest kluczowym elementem transparentności,
• dane szczególnych kategorii wymagają szczególnej ostrożności i dodatkowych podstaw prawnych.

Właściwe stosowanie tych zasad chroni zarówno interesy pracownika, jak i minimalizuje ryzyka prawne po stronie pracodawcy jako administratora danych osobowych.

Zapraszamy na najbliższe wydarzenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:
NOWE PRAWO IMIGRACYJNE 2025 – REWOLUCYJNA ZMIANA W ZATRUDNIANIU CUDZOZIEMCÓW W PL (KLIKNIJ)
REWOLUCYJNE ZMIANY W PŁACACH 2025/2026 – WDROŻENIE DYREKTYW UE W PL (KLIKNIJ)
DWUDNIOWY WARSZTATOWY KURS SPECJALISTYCZNY – LEGALIZACJA POBYTU I PRACY CUDZOZIEMCÓW W PL (KLIKNIJ)
AKADEMIA OUTSOURCINGU PROCESOWEGO (KLIKNIJ)