Nowa ustawa regulująca warunki dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom była od początku obciążona dużymi oczekiwaniami. Jej głównym celem miało być uproszczenie procedur, zwiększenie przejrzystości i wyeliminowanie nadużyć w zatrudnianiu obcokrajowców. W założeniach ustawodawcy miała również usprawnić proces wydawania dokumentów legalizujących pracę, skrócić czas postępowań i ograniczyć nadmierne wymagania formalne.
Choć nowa regulacja jest klarowniejsza, lepiej uporządkowana i w teorii bardziej przystępna dla przedsiębiorców, praktyka pokazuje, że część problemów nie została rozwiązana, a w niektórych obszarach pojawiły się dodatkowe trudności. Szczególne kontrowersje budzą kwestie związane z deklarowaniem godzin prac, ograniczeniami dotyczącymi posiadaczy dokumentów pobytowych z innych państw strefy Schengen, zaostrzeniem systemu kar oraz wyzwaniami technicznymi w procesie elektronizacji procedur.
Problem liczby godzin pracy
Jednym z najbardziej dyskutowanych zagadnień jest sposób uregulowania liczby godzin pracy cudzoziemców. W nowej ustawie utrzymano obowiązek wskazania w dokumentach legalizacyjnych konkretnej liczby godzin pracy, która następnie staje się wiążąca. Odejście od tej wartości nawet o kilka godzin w górę lub w dół może zostać uznane za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi. W praktyce oznacza to, że zarówno zwiększenie wymiaru pracy w związku z nagłym zapotrzebowaniem, jak i jego chwilowe zmniejszenie z powodów organizacyjnych, może skutkować naruszeniem przepisów.
Obowiązująca pełna sztywność co do godzin pracy wypracowywanych przez cudzoziemców zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, czyli rozwiązanie, które jest trudne do pogodzenia z realiami rynku pracy, budzi ogromne trudności organizacyjne szczególnie w przypadku zatrudnienia w branżach o zmiennym zapotrzebowaniu na pracę.
Ograniczenia dla posiadaczy wiz i kart pobytu z innych państw Schengen
Kolejnym wyzwaniem jest ograniczenie możliwości zatrudniania osób posiadających wizy lub karty pobytu wydane przez inne państwa strefy Schengen. Nowe przepisy wyłączają wprost taką możliwość, co eliminuje jedną z dotychczas stosowanych strategii rekrutacyjnych.
Dodatkowym utrudnieniem jest brak możliwości skutecznego złożenia wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę przez osoby posiadające dokument pobytowy innego kraju Schengen. Tym samym, w sytuacji gdy polskie placówki konsularne mają ograniczone możliwości umawiania terminów i przyjmowania wniosków, przedsiębiorcy tracą alternatywne ścieżki rekrutacji pracowników.
Takie rozwiązanie ma ograniczyć nadużycia, jednak w praktyce utrudnia funkcjonowanie firm i pogłębia problemy kadrowe, szczególnie w sektorach zależnych od pracy cudzoziemców, mogąc wpływać na zwiększenie współczynnika zatrudniania w tzw. szarej strefie.
Wpływ na rekrutację i rynek pracy
Zmiany w przepisach mogą prowadzić do paraliżu w niektórych segmentach rynku, np. w rekrutacji studentów zagranicznych. Uczelnie przez lata pracowały nad umiędzynarodowieniem oferty edukacyjnej, a nowe ograniczenia znacząco utrudniają proces pozyskiwania kandydatów.
W szerszym kontekście ustawodawca zakłada, że niedobory kadrowe będą uzupełniane w pierwszej kolejności przez osoby dotychczas wykluczone z rynku pracy, czyli kobiety, seniorów czy osoby z niepełnosprawnościami. Niewiadomą pozostaje, czy te grupy będą w stanie uzupełnić braki kadrowe w branżach, które w największym stopniu zmagają się niedoborami rąk do pracy.
Nowy system kar – będzie surowiej i ‘od głowy’
Istotnym elementem nowej regulacji jest zaostrzenie katalogu wykroczeń oraz zwiększenie wysokości kar. Najczęściej występujące naruszenie, czyli nielegalne powierzenie pracy, jest teraz zagrożone karą od 3 000 do 50 000 zł, przy czym minimalna kwota jest liczona za każdego cudzoziemca, wobec którego stwierdzono naruszenie.
W praktyce oznacza to, że nawet drobne odchylenia od zadeklarowanej liczby godzin mogą generować bardzo poważne sankcje, a przy kilku równoczesnych przypadkach, poważne ryzyko dla płynności finansowej i organizacyjnej przedsiębiorstwa.
Nowa ustawa wprowadza również zmianę w zakresie kontroli prowadzonych przez Straż Graniczną i Państwową Inspekcję Pracy. Kontrole w obszarze zatrudniania cudzoziemców stały się z definicji niezapowiedziane, a dodatkowo zniesiono zakaz ich jednoczesnego prowadzenia przez oba organy.
W efekcie przedsiębiorcy muszą być przygotowani na nagłe przerwy w pracy, a ryzyko wielokrotnego ukarania za to samo rodzajowo naruszenie, ale występujące wobec większej liczby osób, wzrasta. Dwukrotne ukaranie może skutkować brakiem możliwości kontynuowania bieżącej działalności wobec blokady związanej z zatrudnianiem cudzoziemców.
Nowością jest także rozszerzenie odpowiedzialności na członków organów zarządzających. Jeżeli osoba wchodząca do zarządu była wcześniej ukarana za wykroczenia w zakresie zatrudniania cudzoziemców w innej spółce, może to skutkować odmową wydania zezwoleń nowemu podmiotowi. Ciężar ukarania przenosi się bowiem za osobą – nie dotyczy on jedynie podmiotu, który ona reprezentuje. W praktyce wymaga to od firm dokładnego weryfikowania historii kandydatów do pełnienia funkcji zarządczych, aby uniknąć konsekwencji w postaci blokady procedur legalizacyjnych.
Elektronizacja procedur – szanse i bariery
Jednym z elementów reformy jest elektronizacja postępowań, obejmująca m.in. wnioski o zezwolenie na pracę oraz oświadczenia o powierzeniu pracy. Planowane jest również wprowadzenie pełnej elektronizacji wniosków o pobyt czasowy za pośrednictwem platformy MOS.
Choć rozwiązanie to może zwiększyć przejrzystość i przyspieszyć procedury, wiąże się z poważnymi wyzwaniami technicznymi i organizacyjnymi. Kluczowym problemem jest konieczność posiadania przez cudzoziemca profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Przy masowym zatrudnianiu obcokrajowców, zwłaszcza w branżach o dużej rotacji, proces zakładania profili zaufanych może okazać się logistycznie trudny i czasochłonny. Dodatkową barierą są ograniczenia w dostępie do usług bankowych dla niektórych grup cudzoziemców oraz brak placówek w mniejszych miejscowościach.
W planowanym modelu złożenie wniosku o pobyt czasowy i pracę będzie wymagało równoczesnego przesłania załącznika podpisanego przez podmiot zatrudniający. Analogiczne rozwiązanie przewidziano dla cudzoziemców studiujących w Polsce. W tym przypadku notyfikacja trafi do uczelni, która potwierdzi status studenta i frekwencję na zajęciach. To dodatkowo zwiększa rolę pracodawców i instytucji edukacyjnych w procesie legalizacji pobytu, ale też nakłada na nich nowe obowiązki administracyjne.
Nowa ustawa, choć napisana w sposób bardziej przejrzysty niż poprzednie przepisy, wprowadza rozwiązania, które w praktyce mogą okazać się trudne w realizacji. Sztywne wymogi dotyczące godzin pracy, ograniczenia w zatrudnianiu posiadaczy dokumentów z innych państw Schengen, zaostrzenie systemu kar, rozszerzenie odpowiedzialności członków zarządu oraz techniczne bariery elektronizacji procedur to główne wyzwania, z którymi przedsiębiorcy muszą się zmierzyć.
Z perspektywy rynku pracy kluczowe będzie znalezienie równowagi między eliminowaniem nadużyć a zapewnieniem przedsiębiorcom elastyczności i możliwości szybkiego reagowania na potrzeby kadrowe. W przeciwnym razie istnieje ryzyko, że formalne ograniczenia będą skłaniać część podmiotów do poszukiwania nieformalnych dróg zatrudnienia, co podważy pierwotny cel reformy.
Zapraszamy na najbliższe wydarzenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:
NOWE PRAWO IMIGRACYJNE 2025 – REWOLUCYJNA ZMIANA W ZATRUDNIANIU CUDZOZIEMCÓW W PL (KLIKNIJ)
REWOLUCYJNE ZMIANY W PŁACACH 2025/2026 – WDROŻENIE DYREKTYW UE W PL (KLIKNIJ)
DWUDNIOWY WARSZTATOWY KURS SPECJALISTYCZNY – LEGALIZACJA POBYTU I PRACY CUDZOZIEMCÓW W PL (KLIKNIJ)
AKADEMIA OUTSOURCINGU PROCESOWEGO (KLIKNIJ)
