Modele współpracy z nierezydentami – zagraniczna rezydencja podatkowa i pobyt niestały

Jednym z istotnych elementów wykorzystywanych w II kwartale 2025 r. przez agencje zatrudnienia były umowy zlecenia zawierane z cudzoziemcami nierezydentami, którzy posiadali certyfikaty zagranicznej rezydencji podatkowej, przy jednoczesnym niestałym charakterze pobytu w Polsce. Tego rodzaju model operacyjny miał na celu ograniczenie obowiązków płatnika podatku dochodowego po stronie zleceniodawcy.

W praktyce oznaczało to, że:

• zleceniobiorca nie przebywał na terytorium Polski dłużej niż 183 dni w roku podatkowym;
• jego centrum interesów życiowych pozostawało poza granicami RP;
• przedstawiał ważny certyfikat rezydencji podatkowej z innego państwa.

Ten model wymaga jednak każdorazowej analizy stanu faktycznego. Szczególnie ważne jest dokumentowanie długości i charakteru pobytu cudzoziemca w Polsce oraz należyta ocena, czy spełnia on warunki wyłączenia z obowiązku podatkowego w RP.

Koszty dodatkowe – diety, ekwiwalenty i świadczenia pomocnicze

Znaczącą pozycją kosztową dla agencji zatrudnienia w 2025 r. pozostały świadczenia niebędące wynagrodzeniem, ale ściśle związane z wykonywaną pracą. Wśród nich na szczególną uwagę zasługują:

• diety w podróżach krajowych i zagranicznych, które stanowią koszt pośredni, jednak ich kwalifikowalność zależy od prawidłowego udokumentowania charakteru podróży oraz jej związku z obowiązkami służbowymi;
• ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, uznawany za świadczenie pieniężne, które podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu, chyba że zostanie spełniony warunek ekwiwalentności i rzeczywistego ponoszenia kosztów przez pracownika;
• karty żywieniowe, które do określonej kwoty korzystają z wyłączenia ZUS.
  Zasady kwalifikowania tych kosztów są przedmiotem szczególnej uwagi organów kontrolnych, co wymusza zachowanie ostrożności i stosowanie jasnych reguł dokumentacyjnych.

Umowy o praktyki absolwenckie i dzieła nierejestrowane

Agencje zatrudnienia coraz częściej sięgają po konstrukcję umów o praktyki absolwenckie jako narzędzie elastycznego zatrudniania osób młodych, zwłaszcza cudzoziemców. Umowy tego typu pozwalają na zawarcie stosunku prawnego bez konieczności oskładkowania i opodatkowania świadczeń, przy zachowaniu określonych limitów czasowych i osobowych.
Z drugiej strony, odnotowuje się wzrost wykorzystywania nierejestrowanych umów o dzieło, co może generować ryzyka związane z nieprawidłową kwalifikacją rodzaju zawartej umowy. W praktyce kontrole ZUS coraz częściej kwestionują charakter dzieła, dopatrując się elementów podporządkowania właściwych stosunkowi pracy lub zleceniu. Prawidłowe konstruowanie zapisów oraz dokumentowanie efektu dzieła jest niezbędne, by zminimalizować ryzyko przekwalifikowania umowy.

Świadczenia wspólników cudzoziemców w spółkach kapitałowych

Szczególną uwagę należy zwrócić na sytuacje, w których udziałowcy (cudzoziemcy) realizują powtarzalne, niepieniężne świadczenia na rzecz spółek kapitałowych, zwłaszcza po wejściu w życie nowego prawa legalizacyjnego. O ile świadczenia tego typu mogą nie generować bezpośrednich kosztów pracy, to jednak ich kwalifikacja podatkowa, składkowa oraz legalność w świetle przepisów o pracy cudzoziemców stanowią przedmiot analiz zarówno organów skarbowych, jak i Straży Granicznej. Zaleca się opracowywanie odpowiednich cyklów powtarzalności świadczeń, a także instrukcji dla cudzoziemców co do charakteru tych świadczeń.

Outsourcing usług a nierzetelne fakturowanie

Wzrost kosztów zatrudnienia i presja rynkowa sprawiły, że agencje coraz częściej korzystają z modeli outsourcingowych, w ramach których zleca się wykonanie usług innym podmiotom. Jednakże nierzetelne fakturowanie usług outsourcingowych, szczególnie gdy obejmują one pracę osób trzecich, może prowadzić do zaniżania liczby godzin raportowanych przez zleceniobiorców i jednocześnie ukrywania rzeczywistego zakresu zatrudnienia.

Konsekwencją takich praktyk mogą być:

• zarzuty obejścia przepisów prawa pracy,
• kwestionowanie kosztów uzyskania przychodu,
• postępowania o oszustwo podatkowe lub ubezpieczeniowe.

Rzetelność rozliczeń outsourcingowych staje się jednym z kluczowych obszarów ryzyka w 2025 r.
Decyzje zabezpieczające majątek w rozliczeniach z podmiotami powiązanymi

Kolejnym elementem ryzyka są przypadki, w których agencje zatrudnienia – operujące w ramach większych grup kapitałowych – pozostają w relacjach gospodarczych z podmiotami powiązanymi. Organy skarbowe w 2025 r. coraz częściej wydają decyzje zabezpieczające majątek na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych w sytuacjach, gdzie istnieje ryzyko transferowania środków finansowych między powiązanymi podmiotami.
Agencje powinny w tym kontekście zwrócić szczególną uwagę na:

• prawidłowe ustalanie cen transferowych,
• dokumentowanie relacji gospodarczych,
• unikanie sytuacji, w których „puste faktury” służą jedynie do rozliczeń między jednostkami w grupie.

Z perspektywy compliance, każda z powyższych konstrukcji wymaga precyzyjnej analizy i odpowiedniego udokumentowania. Działania wyprzedzające i bieżący monitoring ryzyk stają się nieodzownym elementem bezpiecznego prowadzenia działalności w branży usług pracy tymczasowej i outsourcingu personalnego.

Zapraszamy na najbliższe wydarzenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:
NOWE PRAWO IMIGRACYJNE 2025 – REWOLUCYJNA ZMIANA W ZATRUDNIANIU CUDZOZIEMCÓW W PL (KLIKNIJ)
REWOLUCYJNE ZMIANY W PŁACACH 2025/2026 – WDROŻENIE DYREKTYW UE W PL (KLIKNIJ)
DWUDNIOWY WARSZTATOWY KURS SPECJALISTYCZNY – LEGALIZACJA POBYTU I PRACY CUDZOZIEMCÓW W PL (KLIKNIJ)
BEZPŁATNY WEBINAR: ZATRUDNIANIE CUDZOZIEMCÓW – PREMIERA KSIĄŻKI EKSPERTÓW C&C + DYSKUSJA NA TEMAT USTAWY (KLIKNIJ)