Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy – uproszczenie procedur i redukcja ryzyka

Jednym z punktów proponowanych zmian jest ułatwienie w zakresie wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Zgodnie z projektem, pracodawca będzie wypłacać ekwiwalent w tym samym terminie, co ostatnie wynagrodzenie pracownika. Natomiast według obecnie obowiązujących przepisów prawa pracy, roszczenie o wypłatę ekwiwalentu za urlop staje się wymagalne w dniu rozwiązania umowy o pracę. Powoduje to konieczność generowania przez pracodawców dodatkowych list płac i przelewów, poza comiesięcznymi listami wynagrodzeń oraz może prowadzić do nieprawidłowego wyliczenia wysokości ekwiwalentu z powodu konieczności jego ustalenia przed ustaniem stosunku pracy.
Wprowadzenie możliwości wypłaty ekwiwalentu w terminie wynagrodzenia ma na celu zwiększenie transparentności tego procesu oraz uproszczenie rozliczeń przy rozwiązaniu umowy o pracę. Dodatkowo, według założeń ustawodawcy, zmiana ta ma pozwolić na:

• ograniczenie liczby błędów wynikających z braku pełnych danych w dniu zakończenia pracy;
• mniejsze ryzyko stwierdzania naruszeń przepisów i sankcji dla pracodawców ze strony Państwowej Inspekcji Pracy dzięki bardziej klarownej konstrukcji przepisów oraz przyznaniu pracodawcom czasu na bezsporne wyliczenie wysokości ekwiwalentu po ustaniu stosunku pracy;
• odciążenie działów kadrowo-płacowych, szczególnie w firmach z dużą rotacją pracowników.

Elektronizacja komunikacji – cyfryzacja relacji pracowniczych

Kolejnym istotnym elementem proponowanych zmian jest wprowadzenie możliwości załatwiania szeregu spraw między pracodawcą a pracownikami lub związkami zawodowymi drogą elektroniczną. Projekt ustawy zakłada, że komunikacja w wielu obszarach będzie mogła odbywać się w postaci elektronicznej, co ma na celu usprawnienie procesów oraz zwiększenie efektywności działania przedsiębiorstw.
Elektroniczny sposób komunikacji ma obejmować m.in. przekazywanie informacji o monitoringu, warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę, konsultacje zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową, wnioski o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy, wnioski o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych oraz instrukcje i wskazówki pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami BHP.

Wprowadzenie elektronicznej komunikacji w relacjach pracowniczych ma wiele zalet. Po pierwsze, pozwala na szybsze i bardziej efektywne przekazywanie informacji, co jest szczególnie istotne w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu biznesowym. Po drugie, redukuje koszty związane z tradycyjną formą komunikacji, takie jak koszty druku, wysyłki i archiwizacji dokumentów. Po trzecie, zwiększa transparentność procesów oraz ułatwia dostęp do informacji zarówno dla pracodawców, jak i pracowników.

Zwiększenie reprezentacji pracowników w zakresie ZFŚS – wzmocnienie głosu załogi

Kolejną istotną zmianą, którą przewiduje projekt ustawy, jest zwiększenie minimalnej reprezentacji pracowników w zakresie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Zgodnie z obowiązującymi przepisami, jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin ZFŚS powinien zostać uzgodniony z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. W praktyce jednak, wybór ograniczał się do jednej osoby, co mogło prowadzić do sytuacji, w których głos pracowników nie był wystarczająco silny.
Nowy projekt zakłada zwiększenie minimalnej reprezentacji do dwóch osób. Ma to na celu wzmocnienie pozycji pracowników w negocjacjach z pracodawcą oraz zapewnienie bardziej zrównoważonego procesu decyzyjnego w sprawach dotyczących ZFŚS. Zwiększenie liczby przedstawicieli pracowników ma również na celu zapewnienie lepszego reprezentowania różnorodnych interesów załogi oraz uwzględnienie różnych perspektyw w procesie ustalania regulaminu ZFŚS.

Planowany termin wejścia w życie zmian – lipiec 2025 roku

Zgodnie z informacjami zawartymi w wykazie prac legislacyjnych rządu, planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów to lipiec 2025 roku. Oznacza to, że jeśli proces legislacyjny przebiegnie zgodnie z planem, nowe przepisy mogą wejść w życie jeszcze w tym roku. Warto jednak pamiętać, że termin ten może ulec zmianie w zależności od przebiegu procesu legislacyjnego oraz ewentualnych poprawek i uzgodnień.

Podsumowanie

Podsumowując, projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych wprowadza zmiany w wielu obszarach prawa pracy. Ułatwienia w zakresie wypłaty ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, elektronizacja komunikacji oraz zwiększenie reprezentacji pracowników w zakresie ZFŚS to tylko niektóre z proponowanych zmian, które mają na celu usprawnienie relacji między pracodawcami a pracownikami oraz zwiększenie efektywności działania przedsiębiorstw.

Wszystkie te zmiany mają na celu dostosowanie prawa pracy do zmieniającej się rzeczywistości gospodarczej oraz potrzeb zarówno pracodawców, jak i pracowników. Wprowadzenie tych zmian może wpłynąć na poprawę warunków pracy, zwiększenie transparentności procesów oraz redukcję kosztów związanych z administracją kadrową. Zmiany te wymagają od pracodawców i pracowników bieżącego śledzenia legislacji i dostosowania się do zmieniających się przepisów. Warto już teraz zapoznać się z proponowanymi zmianami i przygotować się na ich wdrożenie, aby uniknąć problemów i niejasności w przyszłości.

Oprócz omówionych powyżej zmian, warto również zwrócić uwagę na inne inicjatywy legislacyjne, które mogą wpłynąć na kształt prawa pracy w najbliższym czasie. Jedną z nich jest implementacja dyrektywy o jawności wynagrodzeń, która ma na celu zwiększenie transparentności wynagrodzeń oraz zwalczanie dyskryminacji płacowej. Kolejną istotną kwestią jest walka z mobbingiem, która staje się coraz bardziej priorytetowa w kontekście ochrony zdrowia psychicznego pracowników.

Zapraszamy na najbliższe wydarzenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:
ZATRUDNIANIE CUDZOZIEMCÓW W POLSCE 2025 – REFORMA USTAWY O CUDZOZIEMCACH I INNE ZMIANY (KLIKNIJ)
AKADEMIA PRACY TYMCZASOWEJ (KLIKNIJ)
AKADEMIA OUTSOURCINGU PROCESOWEGO (KLIKNIJ)