Nowy krajobraz prawny dla agencji zatrudnienia

Ustawodawca wprowadził istotne zmiany w obszarze działalności agencji zatrudnienia, tworząc nowy rodzaj podmiotu – agencję zatrudniającą cudzoziemców. Do 1 czerwca funkcjonowały głównie dwie formy działalności: pośrednictwo pracy (w tym doradztwo personalne i poradnictwo zawodowe) oraz praca tymczasowa. Aktualnie, doradztwo personalne i poradnictwo zawodowe nie stanowią już regulowanej formy działalności, nie wymagają zatem wpisu do KRAZ.

Ograniczenia w zatrudnianiu cudzoziemców – dwuletni staż

Nowa ustawa z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. z 2025r., poz. 620, „Ustawa”) wprowadziła istotne ograniczenia dotyczące agencji, które chcą zatrudniać cudzoziemców na podstawie zezwoleń lub oświadczeń. Agencje te muszą przejść dwuletni okres karencji, podczas którego mogą prowadzić działalność w zakresie pośrednictwa i pracy tymczasowej na rzecz obywateli Polski, Unii Europejskiej oraz Ukraińców na podstawie powiadomień. Dopiero po upływie tego dwuletniego okresu mogą one występować o zezwolenia na pracę lub rejestrację oświadczeń dla innych cudzoziemców. Ustawodawca zauważył liczne nieprawidłowości na rynku agencji zatrudnienia, zwłaszcza w zakresie składek na ubezpieczenia społeczne. Wprowadzone przepisy mają na celu ukrócenie kreatywnych form optymalizacji.

Sytuacja prawna obywateli Ukrainy

Warto podkreślić, że przepisy dotyczące dwuletniego stażu nie dotyczą obywateli Ukrainy zatrudnionych na podstawie powiadomień. Agencje mogą kontynuować zatrudnianie tych osób bez żadnych ograniczeń. Ograniczenia dotyczą natomiast cudzoziemców, których praca wymaga zezwolenia lub oświadczenia.

Przepisy przejściowe i ich interpretacja

Wiele agencji otworzyło swoje działalności tuż przed 1 czerwca i weszło w nowy stan prawny. W związku z tym pojawiają się pytania, czy mogą one kontynuować działalność bez spełnienia dodatkowych przesłanek w postaci dwuletniej karencji. Przepisy przejściowe stanowią, że agencje wpisane do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia (KRAZ) mogą kontynuować działalność po 1 czerwca 2025 r., o ile spełnią dodatkowy warunek. Zgodnie z literalnym brzmieniem przepisu przejściowego – art. 445 ust.6 Ustawy – agencje, które przed 1 czerwca zatrudniały cudzoziemców na podstawie zezwoleń lub oświadczeń, mogą kontynuować działalność bez dwuletniego stażu. Niestety, interpretacja przepisów przejściowych budzi wiele kontrowersji. Urzędy pracy prezentują sprzeczne informacje, co prowadzi do chaosu.

Należy podkreślić, że urzędy nie mają prawa wymagać od agencji dwuletniej działalności przed 1 czerwca. Takie wymaganie jest sprzeczne z zasadą, że prawo nie działa wstecz. Urzędnicy powinni stosować wykładnię literalną przepisów, co oznacza, że dwuletni okres dotyczy agencji utworzonych stanu po wejściu w życie nowych przepisów lub takich, które przed 1 czerwca nie zdążyły uzyskać zezwolenia na prace dla cudzoziemca lub zarejestrować oświadczenia.

Procedura dostosowania się do nowych wymogów

Agencje spełniające kryteria z art. 445 ust. 6 Ustawy mają trzy miesiące na poinformowanie KRAZ o tym fakcie. Muszą one dokonać zmian w KRAZ i zgłosić się jako agencje, które przed 1 czerwca spełniały warunki i zatrudniały cudzoziemców. Kluczowym warunkiem jest, aby firma była wpisana do KRAZ i posiadała certyfikat na pośrednictwo pracy lub pracę tymczasową oraz przed 1 czerwca zatrudniała cudzoziemców na podstawie zezwoleń, lub oświadczeń. Na stronie praca.gov.pl pojawił się już wniosek dopasowany do nowego stanu prawnego.

Zagrożenia związane z utratą certyfikatu APT

Utrata certyfikatu APT w nowym stanie prawnym może mieć poważne konsekwencje. Agencja nie będzie mogła dalej prowadzić obsługi klientów, co w przypadku firm z obrotami sięgającymi kilkudziesięciu milionów złotych rocznie może być bardzo dotkliwe. Dlatego tak ważne jest, aby agencje pilnowały swoich certyfikatów i unikały działań, które mogą prowadzić do ich utraty. Do utraty certyfikatu może dojść na przykład w przypadku stworzenia ogłoszenia o pracę, które dyskryminuje ze względu na płeć.
Z naszych obserwacji wynika, że wzrośnie sprzedaż praw własności udziałów agencji, które zostały zarejestrowane przed 1.06. i spełniły przesłanki przepisu przejściowego, czyli mogą w niezakłócony sposób legalizować pracę wszystkich cudzoziemców.

Outsourcing pracowniczy – nowe wytyczne

Ustawodawca kończy zjawisko outsourcingu pracowniczego. Wskazuje, że jeżeli inspektor pracy stwierdzi, że dana firma twierdzi, że świadczy usługę outsourcingu, ale faktycznie jest to usługa agencji zatrudnienia, to ten podmiot nie może się wpisać do KRAZ. Ustawodawca zakazuje przymykania oczu na udawanie, że mamy do czynienia z usługą, a faktycznie mamy do czynienia z dostarczaniem personelu. Dostarczanie personelu w polskim prawie jest możliwe wyłącznie w oparciu o pracę tymczasową. Inspekcja Pracy może także stwierdzić, że dany podmiot realizujący usługi outsourcingowe prowadzi faktycznie nierejestrowaną działalność agencji zatrudnienia. Taki podmiot nie uzyska wpis do KRAZ.

Podsumowanie

Zmiany w regulacjach dotyczących zatrudniania cudzoziemców są faktem. Nowe przepisy wprowadzają istotne zmiany w funkcjonowaniu agencji zatrudnienia. Agencje muszą dostosować się do nowych realiów prawnych, aby uniknąć problemów z pozyskiwaniem personelu, który w ogromnej mierze opiera się na cudzoziemcach. Kluczowe jest śledzenie zmian w przepisach i interpretacjach urzędów oraz dbałość o prawidłowe wykonywanie obowiązków.

Zapraszamy na najbliższe wydarzenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:
ZATRUDNIANIE CUDZOZIEMCÓW W POLSCE 2025 – REFORMA USTAWY O CUDZOZIEMCACH I INNE ZMIANY (KLIKNIJ)
AKADEMIA PRACY TYMCZASOWEJ (KLIKNIJ)
AKADEMIA OUTSOURCINGU PROCESOWEGO (KLIKNIJ)