Zmiany w podstawach legalności pobytu i pracy

Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom wprowadza najbardziej restrykcyjne od lat ograniczenia w zakresie podstaw pobytu umożliwiających wykonywanie pracy. Zasadnicza zmiana polega na całkowitym pominięciu w ustawie wiz wydanych przez inne państwa strefy Schengen jako podstawy legalnego zatrudnienia. W praktyce oznacza to, że cudzoziemcy posiadający takie wizy, niezależnie od celu ich wydania, nie mogą podejmować pracy na terytorium Polski. Zgodnie z art. 116 pkt 6 ustawy o cudzoziemcach, osobom przebywającym w Polsce w celach turystycznych na podstawie wizy wydanej przez inne państwo Schengen odmawia się wszczęcia postępowania o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. Dodatkowo zgodnie z art. 3 ust. 3 pkt 5 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, praca na podstawie dokumentu pobytowego wydanego przez inne państwo obszaru Schengen jest możliwa jedynie przez okres nieprzekraczający 90 dni i wymaga uzyskania zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.

Zmiana ta eliminuje popularny dotychczas model, w którym cudzoziemcy posiadający dokumenty pobytowe z innych państw UE mogli podejmować pracę w Polsce. Dodatkowo ograniczenia dotyczą również ruchu bezwizowego – zgodnie z art. 3 ust. 6, minister właściwy do spraw pracy może określić wykaz państw, których obywatele nie będą uprawnieni do wykonywania pracy w czasie pobytu w ramach ruchu bezwizowego.

Komplikacje dotyczą również wykorzystania dokumentów pobytowych wydanych przez inne państwa członkowskie Unii Europejskiej. Możliwość pracy na ich podstawie ogranicza się do maksymalnie 90 dni, przy czym wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę lub oświadczenia. Dodatkowo nowelizacja ustawy o cudzoziemcach wprowadza w art. 116 pkt 7 i 8 bezwzględną przeszkodę proceduralną – odmawia się wszczęcia postępowania w sprawie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę cudzoziemcom przebywającym w Polsce na podstawie wizy długoterminowej lub dokumentu pobytowego wydanego przez inne państwo obszaru Schengen. Wyjątek stanowią jedynie sytuacje korzystania z mobilności w rozumieniu przepisów unijnych, co w praktyce dotyczy wąskiej grupy przypadków. Te ograniczenia sprawiają, że popularna dotychczas praktyka sprowadzania cudzoziemców do Polski przez inne państwa członkowskie traci sens ekonomiczny i prawny – po 90 dniach pracy cudzoziemiec nie może uzyskać polskiego zezwolenia pobytowego i musi opuścić Polskę.

Delegowanie wewnątrzwspólnotowe pozostaje możliwe na podstawie art. 44 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, który zwalnia z obowiązku uzyskania zezwolenia na pracę cudzoziemców delegowanych z innych państw EOG w celu świadczenia usług. Mechanizm ten wymaga jednak rzeczywistego zatrudnienia w państwie delegującym oraz rzeczywistego świadczenia usług transgranicznych. Każda próba utworzenia podmiotu w innym państwie członkowskim wyłącznie jako “punktu przerzutowego” dla cudzoziemców może być zakwestionowana przez organy kontrolne. Ze względu na złożoność przepisów dotyczących delegowania oraz ryzyko zakwestionowania legalności takiego modelu, jego wdrożenie wymaga starannego przygotowania przez specjalistów.

Nowe przepisy tworzą system, w którym legalne zatrudnienie cudzoziemca wymaga posiadania podstawy pobytu umożliwiającej pracę na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi lub zezwolenia na pracę – przede wszystkim wizy krajowej wydanej w celu wykonywania pracy lub zezwolenia na pobyt czasowy. Dotychczasowe rozwiązania oparte na wykorzystaniu dokumentów pobytowych z innych państw UE czy pobycie bezwizowym zostają praktycznie wyeliminowane przez połączenie ograniczeń czasowych (90 dni) z brakiem możliwości “przejścia” na polski system pobytowy, co wydłuża proces rekrutacji i zwiększa jego koszty.

Outsourcing – co dalej?

Outsourcing pracowniczy, polegający na formalnym zatrudnieniu pracowników przez jeden podmiot wyłącznie w celu ich faktycznego świadczenia pracy na rzecz i pod kierownictwem innego przedsiębiorcy, pozostaje nielegalny w polskim systemie prawnym od momentu wejścia w życie ustawy z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz.U. z 2025 r. poz. 236). Dotychczas jednak sankcje za naruszenie tego zakazu nie miały charakteru odstraszającego, a organy kontrolne rzadko egzekwowały przestrzeganie przepisów.

Sytuacja zmienia się zasadniczo wraz z wejściem w życie art. 84 ust. 11 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. Przepis ten wprowadza karę grzywny nie niższej niż 6000 złotych za każdy przypadek powierzenia pracy cudzoziemcowi skierowanemu do wykonywania pracy przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia. Brak określenia górnej granicy sankcji oznacza, że przedsiębiorca korzystający z pracy tysiąca cudzoziemców w nielegalnym modelu może zostać ukarany grzywną sięgającą nawet 6 milionów złotych. Przepis ten może okazać się trudny w praktycznym stosowaniu, ale być może jego celem jest odstraszanie klientów od nielegalnych modeli – ważna tu będzie praktyka jego stosowania.

Istotna zmiana dotyczy adresata odpowiedzialności. To nie firma świadcząca usługi outsourcingowe, lecz podmiot, u którego cudzoziemcy faktycznie wykonują pracę – insourcer przyjmujący pracowników – ponosi konsekwencje naruszenia przepisów. W świetle prawa wykroczeń odpowiedzialność ta spoczywa na konkretnych osobach fizycznych: członkach zarządu spółki, w pierwszej kolejności prezesie jako reprezentancie podmiotu, oraz pracownikach działów personalnych zaangażowanych w organizację nielegalnego modelu zatrudnienia.

Jedyną dopuszczalną alternatywą pozostaje outsourcing procesowy, którego legalność wymaga spełnienia ścisłych warunków. Konieczne jest rzeczywiste wyodrębnienie procesu biznesowego i przekazanie go w całości do realizacji podmiotowi zewnętrznemu wraz z pełną odpowiedzialnością operacyjną. Sama deklaracja nie wystarcza – wyodrębnienie musi znaleźć odzwierciedlenie w organizacji pracy, strukturze zarządzania oraz kompleksowej dokumentacji obejmującej prawidłowo skonstruowaną umowę outsourcingową z prawidłowym rozliczaniem, postanowienia dotyczące korzystania z infrastruktury i narzędzi pracy. Kluczowe znaczenie ma wyeliminowanie wszelkich przejawów podporządkowania pracowników wykonawcy bezpośrednio podmiotowi zlecającemu (insourcerowi), które mogłyby wskazywać na istnienie stosunku pracy.

Warto podkreślić, że już przed nowelizacją urzędy wojewódzkie prowadziły działania antyoutsourcingowe, odmawiając wydawania zezwoleń na pracę w przypadkach podejrzenia o stosowanie outsourcingu pracowniczego. Praktyka ta opierała się jednak na niejednoznacznych podstawach prawnych wobec braku wyraźnych przepisów umożliwiających takie działania. Po nowelizacji urzędy zyskują wyraźniejszą podstawę prawną do odmowy wydania zezwolenia – art. 13 ust. 1 pkt 7 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom pozwala na odmowę, gdy z okoliczności sprawy wynika, że pracę cudzoziemcowi powierzyłby podmiot, który nie jest agencją pracy tymczasowej działającą zgodnie z obowiązującymi przepisami, a praca byłaby wykonywana na rzecz osoby trzeciej.

Pewnym wyjątkiem pozostaje sytuacja obywateli Ukrainy korzystających z uprawnień wynikających z ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa. Powierzanie im pracy w trybie powiadomienia nie podlega nowym ograniczeniom, choć przy ubieganiu się o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę napotykają oni te same bariery co pozostali cudzoziemcy zatrudnieni w modelu outsourcingu pracowniczego.

Agencje pracy tymczasowej w nowym reżimie prawnym

Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia wprowadza w art. 305 ust. 3 warunek dwuletniego okresu prowadzenia działalności w zakresie pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej jako wymóg świadczenia usług polegających na kierowaniu cudzoziemców do pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Przepis ten zasadniczo zmienia dotychczasowy model funkcjonowania rynku agencji zatrudnienia.

Od 1 czerwca 2025 roku każda agencja chcąca świadczyć usługi dla cudzoziemców wymagających podstawy pobytu umożliwiającej pracę na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi lub zezwolenia na pracę musi wykazać się co najmniej dwuletnim okresem prowadzenia działalności. Oznacza to de facto podział rynku na agencje uprawnione do zatrudniania wszystkich kategorii pracowników oraz agencje mogące zatrudniać wyłącznie obywateli polskich i cudzoziemców posiadających podstawę pobytu umożliwiającą pracę bez konieczności uzyskania oświadczenia lub zezwolenia.

Nowo powstałe agencje zarejestrowane po 1 czerwca 2025 roku będą mogły rozpocząć działalność w zakresie zatrudniania cudzoziemców wymagających podstawy pobytu umożliwiającej pracę na podstawie oświadczenia lub zezwolenia dopiero po upływie 24 miesięcy od daty wpisu do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia. Co istotne, utrata wpisu do rejestru i ponowna rejestracja oznacza konieczność odczekania kolejnego dwuletniego okresu karencji.
Zgodnie z przepisami przejściowymi zawartymi w art. 391 ust. 6 ustawy o rynku pracy, agencje świadczące usługę kierowania cudzoziemców do pracy przed dniem wejścia w życie ustawy nie podlegają warunkowi dwuletniego okresu działalności, pod warunkiem złożenia wniosku o zmianę wpisu w terminie 3 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy. Agencje te muszą jednak faktycznie świadczyć takie usługi przed 1 czerwca 2025 roku – samo posiadanie wpisu do rejestru nie wystarcza.

Rozwiązanie to tworzy de facto zamknięty rynek, znacząco utrudniając wejście nowym podmiotom i premiując agencje już funkcjonujące. Trend ten wzmacnia obserwowana od pewnego czasu praktyka Państwowej Inspekcji Pracy, która podczas kontroli wykorzystuje szczegółowe listy kontrolne służące wyeliminowaniu agencji z Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia. Kontrole te koncentrują się na drobiazgowej weryfikacji spełniania wszystkich wymogów formalnych, gdzie nawet stosunkowo drobne uchybienia mogą skutkować utratą wpisu do rejestru. W efekcie połączenia nowych przepisów z intensyfikacją działań kontrolnych można spodziewać się przyspieszonej konsolidacji sektora i eliminacji mniejszych, nieprzygotowanych podmiotów na rzecz dużych, ustabilizowanych agencji.
Przedsiębiorcy stają przed koniecznością gruntownej rewizji strategii pozyskiwania pracowników z zagranicy. Ci, którzy dostosują swoje struktury do nowych wymogów, zachowają konkurencyjność na rynku charakteryzującym się strukturalnymi niedoborami siły roboczej. Pozostali będą zmuszeni funkcjonować bez dostępu do zagranicznych zasobów ludzkich lub ponosić konsekwencje prawne swoich decyzji – w tym dotkliwe sankcje finansowe i osobistą odpowiedzialność kadry zarządzającej.

Podsumowanie – kluczowe zmiany od 1 czerwca 2025

• Koniec pracy na wizach Schengen – wizy wydane przez inne państwa strefy Schengen zostały pominięte w ustawie jako podstawa zatrudnienia w Polsce
• Ograniczenia dla dokumentów pobytowych z innych państw UE – praca możliwa tylko przez 90 dni z zezwoleniem lub oświadczeniem, brak możliwości uzyskania polskiego zezwolenia na pobyt czasowy i pracę (art. 116 pkt 7 i 8 ustawy o cudzoziemcach)
• Sankcje za outsourcing pracowniczy – kara minimum 6000 zł za każdy przypadek powierzenia pracy cudzoziemcowi przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia, bez górnej granicy (art. 84 ust. 11), odpowiedzialność osobista członków zarządu i kadry HR
• Dwuletnia karencja dla nowych APT – agencje powstałe po 1 czerwca 2025 mogą zatrudniać cudzoziemców wymagających oświadczeń lub zezwoleń dopiero po 2 latach działalności; utrata wpisu do KRAZ oznacza objęcie tą samą karencją, stąd intensyfikacja kontroli PIP wykorzystujących szczegółowe listy kontrolne, gdzie nawet stosunkowo drobne uchybienia mogą skutkować wykluczeniem z rynku
• Zaostrzenie praktyki urzędowej – urzędy wojewódzkie analizują całą historię pracodawcy, praktyki zatrudnienia i wiarygodność modelu biznesowego; “zepsuta reputacja” skutkuje systematycznymi odmowami
• Wyjątek dla obywateli Ukrainy – mogą pracować na podstawie powiadomień, ale przy ubieganiu się o pobyt czasowy napotykają te same ograniczenia co inni cudzoziemcy
• Delegowanie jako rozwiązanie – profesjonalnie przygotowane delegowanie wewnątrzwspólnotowe może stanowić alternatywę, wymaga jednak starannego przygotowania przez specjalistów i rzeczywistego świadczenia usług transgranicznych

Zapraszamy na najbliższe wydarzenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:
JUŻ JUTRO! 03.06. ZATRUDNIANIE CUDZOZIEMCÓW W POLSCE 2025 – REFORMA USTAWY O CUDZOZIEMCACH I INNE ZMIANY (KLIKNIJ)
AKADEMIA PRACY TYMCZASOWEJ (KLIKNIJ)
AKADEMIA OUTSOURCINGU PROCESOWEGO (KLIKNIJ)