Celem tej instytucji jest umożliwienie pracownikowi niestawienia się do pracy lub odejścia z miejsca pracy w trakcie dnia pracy, kiedy wystąpią wyjątkowe okoliczności określone w art. 148[1] § 1 Kodeksu pracy. Pracownik może zatem skorzystać ze zwolnienia z powodu:

• działania siły wyższej,
• w pilnej sprawie rodzinnej,
• która jest spowodowana chorobą lub wypadkiem,
• a natychmiastowa obecność pracownika jest niezbędna.

Wszystkie wyżej wymienione przesłanki muszą wystąpić łącznie, aby pracownik mógł skorzystać z tego zwolnienia.
W polskim prawie nie ma ustawowej definicji siły wyższej. Wywodzi się ją z doktryny i orzecznictwa. I tak, jest to zdarzenie o charakterze nadzwyczajnym, którego nie można przewidzieć ani uniknąć, nawet przy zachowaniu najwyższej staranności. Jako przykłady wskazuje się klęski żywiołowe (np. powódź, huragan), a także działania wojenne czy decyzje władz publicznych. Przy takim ujęciu wypadek komunikacyjny nie jest efektem siły wyższej. Przy wykładni art. 1481 Kodeksu pracy trzeba jednak oderwać się od takiego rozumienia siły wyższej, ponieważ analizowane zwolnienie było wprowadzane celem implementowana do polskiego porządku prawnego dyrektywy Nr 2019/1158 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylająca dyrektywę Rady 2010/18/UE (Dz.Urz. UE Nr 188, poz. 79). W związku z tym musimy tutaj zastosować rozumienie siły wyższej nie w ujęciu krajowym a w ujęciu ww. dyrektywy, które to sprowadza się do nagłych okoliczności rozumianych jako wypadek lub choroba. Ujmując to w pewnym uproszczeniu, pracodawca w praktyce udzielania tego zwolnienia powinien „zapomnieć” o sile wyżej (pkt 1 powyżej) i skupić się na weryfikacji pozostałych przesłanek (pkt 2–4 powyżej).

Podsumowując, aby udzielić przedmiotowego zwolnienia, musi dojść do nagłego zdarzenia rodzinnego, takiego jak choroba lub wypadek, wymagającego natychmiastowej obecności pracownika. Przykładem może być np. konieczność odebrania chorego dziecka z przedszkola albo konieczność dotarcia do małżonka, który uległ wypadkowi samochodowemu, ale już nie z powodu awarii samochodu małżonka, gdyż nie jest to okoliczność spowodowana chorobą lub wypadkiem.

Należy zwrócić uwagę na fakt, że pracodawca ma ograniczone możliwości weryfikacji oświadczenia pracownika, ponieważ nie może od niego domagać się dołączenia do takiego wniosku dokumentacji potwierdzającej spełnienie przesłanek do zwolnienia, na które powołuje się ten pracownik. Pracodawca musi tutaj bazować jedynie na oświadczeniu pracownika (pod postacią tego wniosku), że okoliczność, na którą się powołuje miała miejsce.

Niemniej jednak, pracownik składając taki wniosek powinien wskazać w nim powody do zwolnienia z pracy i muszą to być okoliczności spełniające warunki wskazane w art. 148[1] Kodeksu pracy, co podlega ogólnej weryfikacji pracodawcy. I tak przykładowo pracownik nie nabędzie prawa do takiego zwolnienia, aby w zastępstwie drugiego rodzica, który otrzymał polecenie pracy w godzinach nadliczbowych odebrać dziecko z przedszkola w przypadku gdy dziecko to jest zdrowe. Okoliczności, podane w tym przykładzie nie są bowiem związane z chorobą lub wypadkiem. W tej sytuacji pracownik może natomiast wnioskować np. o tzw. wyjście prywatne.

Trzeba ponadto mieć na uwadze, że zwolnienie to dotyczy pilnej sprawy rodzinnej, czyli okoliczności o charakterze nagłym. Jeżeli zatem pracownik ma na następny dzień zaplanowany urlop wypoczynkowy, a zgłosi, że nastąpiły okoliczności, które stanowią przesłanki skorzystania w tym dniu ze zwolnienia z powodu działania siły wyższej, to wydaje się, że pracodawca powinien taki wniosek pracownika uwzględnić. Natomiast już praktyka pracowników polegająca na składaniu wniosków o udzielenie zwolnienia z powodu działania siły wyższej z kilkudniowym wyprzedzeniem jest niezgodna z art. 148[1] Kodeksu pracy, ponieważ stanowi zaprzeczenie celu tego rozwiązania. Pracownik nie może traktować tego zwolnienia jako dodatkowego wymiaru urlopu i decydować, że weźmie go zamiast zaplanowanego urlopu.

Kolejnym przykładem na okoliczność, która wydaje się nie spełniać przesłanek wskazanych w art. 148[1] Kodeksu pracy jest pogrzeb. Jest to bowiem uroczystość o zaplanowanym terminie, a nie nagła sytuacja rodzinna, wymagająca natychmiastowej obecności pracownika. W związku z tym, jeżeli pracownik składając wniosek o udzielenie zwolnienia z powodu działania siły wyższej powoła się na pogrzeb, pracodawca powinien odmówić udzielenia tego zwolnienia z powodu braku zaistnienia okoliczności usprawiedliwiających zwolnienie z pracy z art. 1481 Kodeksu pracy. Niezależnie pracownikowi może oczywiście przysługiwać tzw. urlop okolicznościowy z powodu śmierci i pogrzebu członka rodziny lub innej osoby pozostającej na jego utrzymaniu lub pod jego bezpośrednią opieką.

Zwolnienie z powodu działania siły wyższej przysługuje pracownikowi w dniach zaplanowanej pracy, natomiast co do zasady w zaplanowane dni wolne w harmonogramie czasu pracy pracownik nie ma prawa skorzystać z tego zwolnienia. Mając na uwadze nagłość okoliczności, o których mowa w art. 148[1] Kodeksu pracy, pracownik nie może też na przyszłość planować w swoim grafiku pracy zwolnień z powodu działania siły wyższej.

Przedmiotowe zwolnienie przysługuje pracownikowi w wymiarze 2 dni lub 16 godzin (wyboru dokonuje sam pracownik w pierwszym składanym wniosku) w danym roku kalendarzowym. Ewentualny niewykorzystany wymiar nie przechodzi na kolejny rok kalendarzowy i sytuacje, w których pracownicy będą chcieli skorzystać z tego zwolnienia pod koniec danego roku kalendarzowego zapewne będą się pojawiać.

Podsumowując, w kontekście udzielania takiego zwolnienia warto pamiętać, że:

• pracodawca co do zasady ma obowiązek uwzględnienia wniosku pracownika o udzielenie zwolnienia z powodu działania siły wyższej, jednak zwolnienie to może nastąpić jedynie w przypadku zaistnienia nagłych i pilnych okoliczności określonych w art. 148[1] Kodeksu pracy. Pracownik nie może zatem z góry zaplanować skorzystania z tego zwolnienia;
• pracownik może zgłosić wniosek o udzielenie zwolnienia z powodu działania siły wyższej najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia, tj. najpóźniej pod koniec dnia pracy zgodnie z ustalonym harmonogramem czasu pracy;
• pracownik składając wniosek o udzielenie zwolnienia z powodu działania siły wyższej powinien wskazać okoliczności warunkujące jego otrzymanie, przy czym pracodawca nie ma możliwości żądania od pracownika okazania dowodów potwierdzających wystąpienie tych okoliczności;

Zapraszamy na najbliższe wydarzenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:
KONFERENCJA NOWE PRAWO IMIGRACYJNE, 19 MARCA 2025 (KLIKNIJ)
AKADEMIA OUTSOURCINGU PROCESOWEGO (KLIKNIJ)
WARSZTATOWY KURS SPECJALISTYCZNY – LEGALIZACJA POBYTU I PRACY CUDZOZIEMCÓW W POLSCE 2025 (KLIKNIJ)