Ponieważ odsetek firm, które (ich zdaniem) wdrożyły realny outsourcing procesowy stale rośnie, instytucje kontrolne sięgają coraz głębiej jeśli chodzi o weryfikację poprawności takiego rodzaju współpracy. Mimo że konieczność wydzielenia odpowiednich procesów i rodzaju rozliczeń jest najtrudniejszym etapem, to także na tyle oczywistym, że w tym artykule zostanie pominięty, a skupimy się na rzeczach, które w ferworze wewnętrznych czy zewnętrznych audytów są czasem pomijane:

• REALNE zarządzanie własnymi osobami przez dostawcę usług

  Obecnie umowy przewidują najczęściej funkcje „lidera”, którego zadaniem jest koordynowanie poprawności realizacji wydzielonego procesu, jednak dość często są to osoby, które nie mają żadnych predyspozycji do bycia liderem, przez co załoga zewnętrza ze wszystkimi problemami udaje się bezpośrednio do pracowników insourcera.

  Kolejnym problemem związanym z zarządzaniem jest brak oznaczenia, kto w danej chwili jest liderem – uniemożliwia to szybką ocenę czy proces jest należycie zarządzany. Podczas naszych audytów dość często dochodzi do szukania lidera, z uwagi na to, że dostawca usługi nie zadbał o ich wyróżnienie. Przez co funkcjonuje mylne przekonanie, że lider „gdzieś jest”, podczas gdy ten akurat udał się do siedziby swojej firmy, aby omówić nowe kontrakty nie wyznaczając zastępstwa.

• Pozostałości po APT

Przedsiębiorstwa zmieniają zarówno dostawców usług, jak i same czynności do realizacji przez osoby od zewnętrznych dostawców. Często zaczynały od APT, a dopiero od jakiegoś czasu współpracują w oparciu o outsourcing procesowy. Powoduje to pozostawienie np. skrótów „APT” np. na szafkach dla załogi zewnętrznej. Bardzo często widnieją pozostałości w systemie informatycznym firmy, gdzie również można natknąć się na oznaczenia APT.

• Komunikaty o przerwach

Ze względu na ciągłość produkcji/realizacji procesu często przerwy są ogłaszane np. przez radiowęzeł w taki sposób, aby w jednym momencie udała się na odpoczynek konkretna grupa osób. Jeżeli w takiej decyzji nie będzie uczestniczył ww. lider, może być to uznane w skrajnym przypadku za niewłaściwe zarządzenie osobami zewnętrznego dostawcy usług.

• Bonusy, nagrody, kary

Jedna z najbardziej problematycznych kwestii. Ze względu na ujednolicenie zasad wynagradzania (tak typowe dla APT), odbiorca usług narzuca wręcz zasady, jakie chciałby, aby outsourcer realizował wobec swojej załogi i raportuje o wszystkich premiach, dodatkach i innych wynikowych składnikach.
Odrębnym elementem jest chęć rozdawania nagród np. bonów czy talonów dla wszystkich na terenie firmy, czyli również dla personelu zewnętrznego – o tym też należy pamiętać, aby zadbać o odpowiednie regulacje na etapie umowy.

• Kontrole kompetencji

Z poczucia obowiązku kierownictwo lub osoby odpowiedzialne za BHP samodzielnie weryfikują teoretycznie lub praktycznie umiejętności manualne osób od dostawcy usług. W skrajnych przypadkach wypełniają i archiwizują takie egzaminy bez żadnego uzgodnienia z outsourcerem. Ponownie, w skrajnych sytuacjach może być to uznane za zarządzanie nie swoimi osobami.

• Słowa, słowa, słowa

Nagminnie podczas rozmów zarówno out- jak i insourcerzy używają sformułowań typu „pracownicy agencji…”, co od razu będzie budzić wątpliwości w oparciu, o jakie umowy jest realizowana współpraca.

To oczywiście zaledwie kilka przykładów, które zostały wychwycone na etapie różnych audytów. Jednak mniejsze lub większe niepotrzebne lub przeoczone uchybienia są zależne od wielkości organizacji, branży czy też poziomu wiedzy kierownictwa i zarządu.
Każdy z powyższych punktów sam w sobie nie stanowi poważnego uchybienia w przypadku, kiedy jest realizowany właściwy outsourcing procesu, jednak może wzbudzić niepotrzebne zainteresowanie organów i poddać w wątpliwość nierzadko wielomiesięczne procesy wdrożeniowe. Dlatego tak istotne jest wychwycenie nieprawidłowości na wczesnym etapie poprzez przeprowadzanie kontrolnych audytów, a także poszerzanie wiedzy z zakresu przepisów związanych z outsourcingiem procesowym.
Jeśli potrzebują Państwo wsparcia w obszarze audytowania, zachęcamy do kontaktu: cc@cc.info.pl

Zapraszamy na najbliższe wydarzenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:
ZATRUDNIANIE CUDZOZIEMCÓW W POLSCE 2025 – REFORMA USTAWY O CUDZOZIEMCACH I INNE ZMIANY (KLIKNIJ)
WARSZTATOWY KURS SPECJALISTYCZNY – LEGALIZACJA POBYTU I PRACY CUDZOZIEMCÓW W POLSCE 2025 (KLIKNIJ)
AKADEMIA OUTSOURCINGU PROCESOWEGO (KLIKNIJ)