Zasady dotyczące zatrudniania pracowników tymczasowych zostały ustalone ponad 20 lat temu, a przepis, na którym się dziś skupimy obowiązuje od 2017 roku. Po drodze weszło w życie RODO, które zdążyło w międzyczasie okrzepnąć i nie budzi takich emocji jak 6 lat temu. Okazuje się jednak, że jak mimo długiego okresu obowiązywania tych zasad nadal wiele agencji popełnia poważne błędy w prowadzonej dokumentacji. Narażają się tym samym na poważne kary wynikające z naruszeń zasad przetwarzania danych osobowych. Te mogą iść w miliony złotych.
Co mówi przepis
Spójrzmy na treść przepisu, który w praktyce nastręcza dużo wątpliwości. Art. 11b Ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Ustawa) wskazuje, że: „Osoba, której ma być powierzone wykonywanie pracy tymczasowej na podstawie umowy o pracę albo umowy prawa cywilnego, przedkłada agencji pracy tymczasowej świadectwa pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy wykonywania pracy tymczasowej na rzecz danego pracodawcy użytkownika na podstawie umowy o pracę oraz składa pisemne oświadczenie, lub przedkłada zaświadczenia potwierdzające okresy wykonywania pracy tymczasowej na rzecz danego pracodawcy użytkownika na podstawie umowy prawa cywilnego, o których mowa w art. 25a ust. 2, z okresu 36 miesięcy poprzedzających przewidywany termin rozpoczęcia wykonywania pracy tymczasowej u danego pracodawcy użytkownika.”
Tyle regulacja prawna. Co to oznacza w praktyce?
Co może pójść nie tak
Art. 11 b Ustawy wymaga przede wszystkim dokumentów: świadectw pracy lub innych dokumentów w przypadku zatrudnienia niepracowniczego (w praktyce – dla zleceniobiorców). Dopiero gdy te nie zostaną przedłożone, agencja może domagać się oświadczenia.
Z ustawy nie tyle wynika zatem konieczność oświadczania przez zatrudniany personel tymczasowy o „niewykonywaniu” pracy tymczasowej dla danego użytkownika, co istnieje obowiązek zbierania powyższych dokumentów, dopiero gdy takie zatrudnienie wystąpiło. Potwierdzenie ze strony zatrudnianego, że nie był kierowany do danego kontrahenta agencji nie wydaje się jeszcze dużym błędem. Warto sformułować je jednak pozytywnie – żądać np. zaznaczenia okienka „tak, byłam/-em skierowany do pracodawcy użytkownika (nazwa firmy)”. Jeśli okienko nie zostanie zaznaczone, agencja powinna na tym skończyć swoje dochodzenie. Nierzadko jednak agencje żądają dalszych informacji, dążąc do jak najdokładniejszego zabezpieczenia ewentualnego wykorzystanego już okresu z limitu 18 miesięcy skierowania w relacji z danym użytkownikiem.
Przede wszystkim w oświadczeniu ma chodzić o pracę na rzecz konkretnego pracodawcy użytkownika, a nie innej agencji. To która agencja zatrudniała pracownika lub zleceniobiorcę tymczasowego nie ma znaczenia.
Podobnie ustawodawcy nie interesuje podstawa zatrudnienia przez inną agencję. Nie ma znaczenia czy była to umowa o pracę, czy umowa o świadczenie usług (potocznie zwana umową zlecenia). Liczy się wyłącznie pracodawca użytkownik, czyli kontrahent agencji, do którego dana osoba ma zostać skierowana. Zatem informacja o zatrudniającej wcześniej daną osobę agencji pracy tymczasowej jest zupełnie zbędna.
Przy każdym zatrudnieniu trzeba ustalić skierowanie danej osoby do danego pracodawcy użytkownika w ciągu 36 miesięcy poprzedzających skierowanie jej do tego właśnie użytkownika. Zatem data do obliczenia 36 miesięcy wstecz będzie za każdym razem inna, np. kierując osobę do pracodawcy użytkownika w dniu 4.11.2024 w oświadczeniu można zbadać i wskazać datę 4.11.2021 r. Błędem zatem jest wpisywanie w oświadczeniu daty w sposób stały, ‘na sztywno’. Ta informacja będzie się bowiem przy kierowaniu każdej nowej osoby zmieniać.
W praktyce zdarza się, że agencje proszą pracownika tymczasowego (lub zleceniobiorcę) o wskazanie nie tylko okresu skierowania, ale dodatkowo też „faktycznej liczby dni”. Tymczasem nie istnieje taka kategoria. Okres skierowania, czyli trwania umowy o pracę/zlecenia, jest tym, który trzeba wliczyć w limit dopuszczalnych 540 dni skierowania (18 miesięcy x 30 dni w miesiącu). Jeśli agencja chce wliczać wyłącznie dni pracy, należy zawierać bardzo krótkie umowy z pracownikiem/zleceniobiorcą, np. na 5 dni w ramach tygodnia pracy. W tym ostatnim przypadku należy pamiętać, że każda umowa zlecenia generuje konieczność wystawienia zaświadczenia. Zbiorcze świadectwa dotyczą wyłącznie umów o pracę. W konsekwencji im dłuższa umowa z pracownikiem tymczasowym, tym więcej dni z 540 przepada na dni bez wykonywania pracy. Jednak agencja nie ma podstawy prawnej, by samowolnie wyjmować z okresu skierowania dni, którą są dniami świadczenia pracy lub bez pracy.
Wobec powyższego zbieranie innych, szerszych danych niż wynika z art. 11b Ustawy prowadzić będzie do przetwarzania przez agencje w oświadczeniach personelu tymczasowego danych, do których posiadania agencja nie ma podstawy prawnej. Będzie w takiej sytuacji dochodzić do zbierania danych nadmiarowych i naruszania zasady RODO zwanej zasadą minimalizacji danych – czyli przetwarzania wyłącznie takich informacji, jakie potrzebne są do osiągnięcia celu przetwarzania. Warto zatem, aby agencje weryfikowały, czy masowo podsuwane personelowi tymczasowemu oświadczenia dotyczące poprzednich okresów skierowania nie narażają ich na surową odpowiedzialność na podstawie RODO. Okazuje się, że w tę pułapkę łatwo wpaść. W razie pytań chętnie zweryfikujemy stosowną dokumentację.
Zapraszamy na najbliższe wydarzenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:
AKADEMIA PRACY TYMCZASOWEJ 2025 (KLIKNIJ)
REWOLUCYJNE ZMIANY W PŁACACH 2025/2026 – WDROŻENIE DYREKTYW UE W PL (KLIKNIJ)
WARSZTATOWY KURS SPECJALISTYCZNY – LEGALIZACJA POBYTU I PRACY CUDZOZIEMCÓW W POLSCE 2025 (KLIKNIJ)
