Warto na początek zdefiniować, czym są nadgodziny. Co do zasady, pracodawca powinien zlecać pracownikom pracę odpowiadającą ich wymiarom etatu. W praktyce jednak, wcześniej czy później, dojdzie do sytuacji, w której pracownik będzie musiał pracować w większym wymiarze. Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii, a także szczególnych potrzeb pracodawcy. Wielu pracodawców ma jednak wątpliwości odnośnie zasad polecania pracy ponadwymiarowej. Dotyczą one zarówno samego sposobu i możliwości zlecania takiej pracy jak również sposobów jej rekompensaty. Wielokrotnie także popełniane są błędy polegające chociażby na stosowaniu reguł dotyczących nadgodzin np. do rozliczania pracy w dniach wolnych od pracy. Należy pamiętać, że takie błędy mogą skutkować koniecznością wypłacenia pracownikowi należnych mu składników wynagrodzenia, a także odpowiedzialnością wykroczeniową pracodawcy.
Wbrew pozorom, nadgodziną nie jest każda praca wykonywana przez pracownika niezgodnie z pierwotnie umówionym rozkładem. Zgodnie bowiem z art. 151 § 1 Kodeksu pracy, pracą w godzinach nadliczbowych jest jedynie praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy.
Przekroczenie norm
Przepis ten wskazuje, że aby uznać daną pracę za pracę w nadgodzinach pracodawca powinien ustalić, czy doszło do przekroczenia obowiązującej pracownika normy czasu pracy. Trzeba przypomnieć, iż co do zasady czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (129 § 1 Kodeksu pracy). Przepis ten określa normę dobową (8 godzin) oraz normę średniotygodniową (przeciętnie 40 godzin w tygodniu pracowniczym). Normy te mogą oczywiście być inne w sytuacjach szczególnych (osoby niepełnosprawne, zawody medyczne itp.). Niemniej jednak dopiero ich przekroczenie będzie pracą w nadgodzinach. Potocznie wskazuje się więc na możliwość wystąpienia tzw. nadgodzin dobowych lub średniotygodniowych w zależności od tego, która norma została naruszona.
Należy zauważyć, że do przekroczenia norm może dojść pomimo faktu, że wymiar czasu pracy pracownika w przyjętym okresie rozliczeniowym będzie odpowiedni. Wymiar czasu pracy to jedynie liczba godzin pracy, którą pracownik powinien wypracować w przyjętym okresie rozliczeniowym. Normy czasu pracy z kolei mają za zadanie chronić pracowników przed nieodpowiednim rozplanowaniem tego wymiaru.
Do powstania nadgodzin może dojść także w wyniku przekroczenia normy średniotygodniowej (np. przeciętnie 40 godzinnej). Taka sytuacja będzie mieć zazwyczaj miejsce wtedy, gdy pracodawca powierzył pracownikowi pracę w dniu wolnym od pracy i nie zrekompensował go innym dniem wolnym.
Polecenie pracy w nadgodzinach – jak je wydawać?
Polecenie wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych nie wymaga zachowania szczególnej formy, na przykład pisemnej. Można wskazać na fragment wyroku Sądu Najwyższego z 5 lutego 1976 r. (I PRN 58/75, Orzecznictwo Sądu Najwyższego Izba Cywilna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych rok 1976, Nr 10, poz. 223), zgodnie z którym polecenie może być wydane w jakikolwiek sposób przez każde zachowanie przełożonego ujawniające w dostateczny sposób jego wolę. Czynnikiem decydującym jest w takiej sytuacji nie forma wyrażenia woli, lecz treść komunikowanej czynności.
W odniesieniu do kwestii polecania pracy w nadgodzinach warto przywołać także wyrok Sądu Najwyższego z 26 maja 2000 r. (PKN 667/99, Orzecznictwo Sądu Najwyższego Izba Administracyjna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych rok 2001, Nr 22, poz. 662), zgodnie z którym pracodawca musi na pracę w godzinach nadliczbowych wyrazić co najmniej dorozumianą zgodę, czego warunkiem jest świadomość pracodawcy, że pracownik wykonuje pracę w nadgodzinach. Takie twierdzenie Sądu Najwyższego wskazuje pośrednio na dużą dowolność w kwestii doboru formy polecenia pracy w nadgodzinach. Podobnie w wyroku z 14 maja 1998 r. (PKN 122/98, Orzecznictwo Sądu Najwyższego Izba Administracyjna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych rok 1999, Nr 10, poz. 343) sąd zwrócił uwagę, iż „polecenie pracy w godzinach nadliczbowych (art. 135 KP) nie wymaga szczególnej formy. Brak sprzeciwu przełożonego na wykonywanie w jego obecności przez pracownika obowiązków może być zakwalifikowany jako polecenie świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych.”
Z powyższego wynika więc, że przepisy powszechnie obowiązującego prawa pracy nie nakładają na pracodawców obowiązku wydawania poleceń pracy w nadgodzinach w formie pisemnej. Oczywiście w danej firmie można przyjąć wewnętrzną zasadę, zgodnie z którą polecenia pracy w nadgodzinach będzie musiało być w odpowiedniej formie.
Przykład
Czy mogę zastrzec, że praca w godzinach nadliczbowych będzie dopuszczalna tylko na wyraźne pisemne polecenie przełożonego?
Tak, taka reguła bardzo często pojawia się np. w regulaminach pracy. W takim przypadku pracownik ma świadomość, że bez pisemnego polecenia pracy w nadgodzinach nie powinien wykonywać pracy nadliczbowej.
Należy jednak podkreślić, że w sytuacji, gdy pracodawca wprowadza tego rodzaju regułę, a jednocześnie jej nie przestrzega, praca w godzinach nadliczbowych, co do której miał świadomość będzie jak najbardziej podstawą do żądania przez pracownika odpowiedniej rekompensaty.
Kto nie może pracować w nadgodzinach?
Nie w każdym przypadku praca w godzinach nadliczbowych może być wykonywana. Przepisy prawa pracy mogą przewidywać tu istotne ograniczenia. Przykładowo z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy nie może być zlecana praca w nadgodzinach pracownikom zatrudniony na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia (art. 151 § 1 Kodeksu pracy).
Także czas pracy pracującego w nocy nie może przekraczać 8 godzin na dobę, jeżeli wykonuje prace szczególnie niebezpieczne albo związane z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym (art. 1517 § 3 Kodeksu pracy).
Również pracownicy w ciąży nie wolno zatrudniać w godzinach nadliczbowych ani w porze nocnej(art. 178 § 1 zd. 1 Kodeksu pracy). Podobnie pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia nie wolno bez jego zgody zatrudniać w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie czasu pracy, o którym mowa w art. 139, jak również delegować poza stałe miejsce pracy (art. 178 § 2 Kodeksu pracy).
Młodocianego nie wolno zatrudniać w godzinach nadliczbowych ani w porze nocnej (art. 203 § 1 Kodeksu pracy). Pracodawca powinien więc w sytuacjach szczególnych sprawdzić, czy przepisy dotyczące jego firmy nie ograniczają możliwości polecania pracy w nadgodzinach.
Limit nadgodzin
Warto również, aby osoby zarządzające czasem pracy w firmie znały granice polecania pracy w nadgodzinach. Można tu wskazać na limit dobowy wynikający pośrednio z art. 132 § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem, co do zasady pracownikowi przysługuje w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Reszta doby pracowniczej może być więc rozdysponowana na aktywność pracownika niebędącą odpoczynkiem.
Z kolei w skali tygodnia pracowniczego można wskazać na limit nadgodzin wynikający z art. 131 § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z nim tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Ograniczenie to nie dotyczy pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy.
Warto zwrócić uwagę, że jest to wartość średnia. Nie ma więc przeszkód, aby w okresie rozliczeniowym w niektórych tygodniach nadgodzin było więcej niż np. 8. Pracodawca jest w tym zakresie ograniczony przede wszystkim obowiązkiem zapewnienia pracownikowi odpoczynku tygodniowego. Co do zasady pracownikowi przysługuje bowiem w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego.
Jedynie w przypadku zmiany pory wykonywania pracy przez pracownika w związku z jego przejściem na inną zmianę, zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy, tygodniowy nieprzerwany odpoczynek może obejmować mniejszą liczbę godzin, nie może być jednak krótszy niż 24 godziny.
Dodatkowo należy zwrócić uwagę na limit roczny nadgodzin. Liczba godzin nadliczbowych przepracowanych w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy (tylko) nie może przekroczyć dla poszczególnego pracownika 150 godzin w roku kalendarzowym. Jednakże W układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, jest dopuszczalne ustalenie wyższej liczby godzin nadliczbowych w roku (oczywiście z uwzględnieniem wskazanych powyżej ograniczeń).
Zapraszamy na najbliższe wydarzenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:
NOWA POLITYKA MIGRACYJNA – REWOLUCYJNE ZMIANY W LEGALIZACJI CUDZOZIEMCÓW 2025 (KLIKNIJ)
BEZPŁATNY WEBINAR: SZWAJCARIA – NOWY KIERUNEK ROZWOJU BIZNESU. DELEGOWANIE, ZATRUDNIANIE, PODRÓŻE SŁUŻBOWE (KLIKNIJ)
