W związku z tym, przedsiębiorcy będą musieli dostosować swoje postępowanie i strategie zatrudnienia. Warto już teraz przygotować się na nadchodzące zmiany, aby nie tylko spełnić nowe wymogi, ale także wykorzystać dostępne przy umowie o pracę sposoby na oszczędności. Jednocześnie należy się spodziewać, że koszty zatrudnienia – od kiedy wejdą w życie wskazane przepisy – pójdą w górę. Natomiast odpowiednio wczesne wdrożenie możliwości oszczędnościowych pozwoli zmniejszyć te podwyżki, a tym samym uatrakcyjnić ofertę – nie w porównaniu do stanu obecnego, ale w porównaniu do tego, co będzie oferować rynek po zmianach.

Poniżej przedstawiamy kilka możliwych środków, które mogą pomóc w osiągnięciu oszczędności przy zatrudnieniu cudzoziemców na umowę o pracę.

Diety w podróżach krajowych

Zatrudniając cudzoziemców, warto rozważyć system diet w podróżach krajowych. Zgodnie z przepisami, pracownicy mogą otrzymywać diety na pokrycie kosztów wyżywienia podczas podróży służbowych. Diety te są zwolnione z obciążeń podatkowych i składek na ZUS do określonego przepisami limitu, co oznacza, że stanowią realne oszczędności zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.
O ile poziom diet jest znany, to należy przyjrzeć się, jak w danej organizacji można te diety stosować. Przykładowo, za nieprawidłową należy uznać praktykę, gdzie cały czas pracownik jest w podróży służbowej.

Posiłki regeneracyjne

Pracodawcy mogą wprowadzić system posiłków regeneracyjnych, który zaspokoi potrzeby żywieniowe pracowników wykonujących szczególnie wymagające zadania. Warto pamiętać, że posiłki te w niektórych sytuacjach mogą być traktowane wyłączone z wynagrodzenia, co pozwoli na zminimalizowanie obciążeń podatkowych.

W naszej ocenie, możliwość wprowadzenia niepodlegających opodatkowaniu posiłków regeneracyjnych jest szersza, niż może wynikać po pobieżnym zapoznaniu się z mającymi zastosowanie przepisami. Dzięki temu można zadbać o zdrowie pracowników, jednocześnie obniżając koszty zatrudnienia.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)

Wprowadzenie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych to w wielu przypadkach obowiązek pracodawcy, ale także potencjalnie kolejny sposób na obniżenie kosztów zatrudnienia. ZFŚS umożliwia pracodawcom wykonywanie dodatkowych świadczeń dla pracowników, takich jak różnego rodzaju świadczenia pieniężne czy rzeczowe, dofinansowanie do wypoczynku, czy pomoc w sytuacjach kryzysowych. W zależności od rodzaju świadczenia, mogą one być nawet zwolnione bez limitów z podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) czy składek ZUS.

Z kolei odpisy na ZFŚS stanowić mogą koszty uzyskania przychodów – wszystko o ile ZFŚS działa w zgodzie z przepisami. Pracodawcy mogą ustalać odpis na ZFŚS na poziomie wyższym od minimalnego wymaganego przepisami i właściwie dowolnie kształtować zakres i intensywność świadczeń z ZFŚS. Przy tym zasady funkcjonowania ZFŚS muszą być oparte od odpowiednie kryteria – przede wszystkim kryterium społeczne. Doświadczenie we wdrażaniu ZFŚS może być przy tym kluczowe dla osiągnięcia zamierzonych efektów.

Zarządzanie czasem pracy

Przy umowie o prace nieuchronnie pojawia się temat wynagrodzenia za nadgodziny. Efektywne zarządzanie czasem pracy może przyczynić się do znacznych oszczędności w tym zakresie – w pełnym poszanowaniu wymogów co do czasu pracy czy odpoczynku pracowników. Wdrożenie takiego efektywnego czasu pracy wymaga poznania danej firmy, niekiedy audytu, a zawsze odpowiedniego doświadczenia i weryfikacji zasadności w formie odpowiednich wyliczeń.

Ekwiwalent za pranie i odzież roboczą

Zatrudniając pracowników, warto wprowadzić system ekwiwalentów za pranie odzieży roboczej czy zapewnianie odzieży roboczej. Pracownicy, w szczególności ci, którzy muszą nosić odzież specjalistyczną, mogą otrzymać dodatkowe świadczenia w postaci ekwiwalentu za zapewnienie czyszczenia odzieży, czy zapewnienia odzieży w ogóle, co może nie tylko być świadczeniem zwolnionym z podatku, ale ograniczyć konieczne wysiłki administracyjne firmy na czyszczenie odzieży czy zakup nowej odzieży.

Składki na PFRON

Warto pamiętać o możliwościach, jakie daje Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). Pracodawcy zatrudniający osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności zarówno wpierają osoby, którym zazwyczaj trudniej jest uzyskać zatrudnienie, ale także mogą liczyć na dofinansowanie wynagrodzeń oraz składek na ubezpieczenia społeczne. To znaczne ułatwienie i oszczędność dla firm, które zdecydują się na zatrudnienie cudzoziemców z niepełnosprawnościami. Ponadto, zatrudnienie osób z niepełnosprawnościami obniża, nawet do zera, składki na PFRON.
Innym sposobem obniżenia składek na PFRON jest podjęcie współpracy z kwalifikowanym podmiotem – może to być zakład pracy chronionej czy inna odpowiednia jednostka. Nabywanie usług czy produktów od takiego podmiotu umożliwia obniżenie składek na PFRON nawet o połowę i nie wymaga zatrudniania osób z niepełnosprawnościami.

Odpowiednie zarządzanie zakwaterowaniem

W przypadku zatrudniania cudzoziemców, zarządzanie zakwaterowaniem jest kluczowym elementem, który może wpływać na koszty zatrudnienia. Pracodawcy mogą rozważyć różne opcje, takie jak wynajem mieszkań zbiorowych, co może znacznie obniżyć wydatki. Szczególnie istotne jest przeciwdziałanie powstaniu przychodu z nieodpłatnych świadczeń w kontekście PIT czy ZUS.
Innym zagadnieniem jest możliwość rozpoznania rynkowych wartości zarówno na najmie od właścicieli po stronie pracodawcy, jak i wartości zakwaterowania po stronie pracowników. Wreszcie istotne jest odpowiednie zarządzenie VATem, aby zaadresować kwestię odliczania VAT naliczanego.

Podsumowanie

Możliwe wprowadzenie obowiązku zawarcia umowy o pracę z cudzoziemcem od 1 stycznia 2025 roku (czy w ogóle w ciągu 2025 roku) to istotna zmiana w polskim prawodawstwie, która wymaga od pracodawców dostosowania swoich strategii zatrudnienia. Warto już teraz zacząć przygotowywać się na te zmiany, aby nie tylko spełnić nowe wymogi, ale także zoptymalizować koszty związane z zatrudnieniem cudzoziemców. Wdrożenie strategii związanych z dietami, posiłkami regeneracyjnymi, Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych, zarządzaniem czasem pracy oraz zakwaterowaniem może przyczynić się do znaczących oszczędności. Jednocześnie część z tych możliwości oszczędnościowych – np. diety czy zakwaterowanie – można wdrożyć także przy umowie zlecenia.

Zachęcamy do przemyślenia powyższych strategii i wprowadzenia ich w życie, aby zyskać przewagę konkurencyjną na rynku pracy!

Zapraszamy na najbliższe wydarzenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:
NOWA POLITYKA MIGRACYJNA – REWOLUCYJNE ZMIANY W LEGALIZACJI CUDZOZIEMCÓW 2025 (KLIKNIJ)
OPTYMALIZACJA CZASU PRACY – CZYLI OPTYMALIZACJA KOSZTÓW NA UMOWIE O PRACĘ (KLIKNIJ)