Właściwe zrozumienie okresu rozliczeniowego to kluczowy element skutecznego zarządzania firmą. Choć wielu przedsiębiorców może postrzegać go wyłącznie jako formalność związaną z wynagrodzeniami, w rzeczywistości jego wpływ sięga znacznie dalej. Od tego, jak firma definiuje i wdraża okres rozliczeniowy, zależy nie tylko efektywność pracy, ale również zgodność z przepisami prawa oraz optymalne zarządzanie zasobami ludzkimi. Dlaczego więc warto poświęcić temu tematowi więcej uwagi? Odpowiednie dostosowanie okresu rozliczeniowego może przynieść firmie wymierne korzyści, zwłaszcza w branżach o specyficznych wymaganiach czy sezonowości pracy. W tym artykule przyjrzymy się, jakie znaczenie ma okres rozliczeniowy i jak dostosować go do potrzeb przedsiębiorstwa, aby maksymalnie wykorzystać jego potencjał.
Okres rozliczeniowy to przedział czasu, w którym dokonywane jest rozliczenie czasu pracy u danego pracodawcy. Dotyczy to zarówno czasu pracy, ale również jest silnie związany z wynagrodzeniami dla pracowników, a w niektórych przypadkach może wpłynąć również na inne zobowiązania finansowe, takie jak rozliczanie budżetu lub zamykanie roku obrachunkowego.
Jednak mało firm jest świadoma, że okres rozliczeniowy może zostać dobrany pod specyfikę pracy konkretnego przedsiębiorstwa uwzględniając jego branżę, cechy szczególne, czy sezonowość. Okres ten ma natomiast istotne znaczenie, ponieważ określa, w jakich odstępach czasu:
- Rozliczane są godziny pracy – ile godzin pracownik przepracował w danym czasie i czy doszło do nadgodzin.
- Kalkulowane jest wynagrodzenie – na podstawie okresu rozliczeniowego wylicza się wynagrodzenie za pracę oraz inne świadczenia (np. premie, dodatki).
- Kontrolowane są normy czasu pracy – zgodnie z Kodeksem pracy, okres rozliczeniowy określa, w jaki sposób pracodawca musi przestrzegać przepisów dotyczących maksymalnego wymiaru czasu pracy, odpoczynku dobowego i tygodniowego.
Standardowo przyjmuje się, że okres rozliczeniowy trwa jeden miesiąc, ponieważ jest odzwierciedleniem perspektywy pracownika, który otrzymuje wynagrodzenie co miesiąc. Natomiast te dwa aspekty, czyli pensje oraz rozliczenie mogą następować rozdzielnie i kodeks pracy dopuszcza różne długości okresów rozliczeniowych:
- do 4 tygodni w przypadku ruchu ciągłego (art. 138 § 1 kp) – Uwaga! Ruch ciągły ma swoją definicję w kodeksie pracy i nie jest praca 24/7 czy też tzw. 4-brygadówka!
- do 1 miesiąca w systemie równoważnego czasu pracy (art. 135 § 1 kp) – z możliwością przedłużenia
- do 4 miesięcy — podstawowy system czasu pracy, system przerywanego czasu pracy, system równoważnego czasu pracy przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych (art. 129 § 1, art. 135 § 3, art. 139 kp);
- wyłącznie do 1 miesiąca w systemach w przypadku skróconego tygodnia pracy i pracy weekendowej
- do 12 miesięcy — w każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi, lub dotyczącymi organizacji pracy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników (art.129 § 2 kp).<./li>
Jak pokazują wyniki naszych analiz, firmy, w których występuje zmianowa organizacja pracy, stosują 3 lub 4 – miesięczne okresy rozliczeniowe zarówno w podstawowym jak i równoważnym systemie czasu pracy. Natomiast firmy o mniej skomplikowanym planowaniu używają 1 – miesięcznego okresu rozliczeniowego. Wady i zalety poszczególnych rozwiązań przedstawia poniższa tabelka.
Należy jednak zaznaczyć, że w przypadku kiedy dane przedsiębiorstwo decyduje się na wydłużanie okresu rozliczeniowego, nie oznacza to, że musi on rozpocząć się w styczniu. Okres rozliczeniowy może zacząć się w dowolny miesiącu i powinien zostać ustalony zgodnie z zapotrzebowaniem. W przeciwnym razie konsekwencje mogą być dość kosztowne, o czym szczegółowo pisaliśmy tutaj
Zapraszamy na najbliższe wydarzenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:
NOWOŚĆ! WARSZTATOWY KURS SPECJALISTYCZNY – LEGALIZACJA POBYTU I PRACY CUDZOZIEMCÓW W POLSCE 2025 (KLIKNIJ)
OPTYMALIZACJA CZASU PRACY – CZYLI OPTYMALIZACJA KOSZTÓW NA UMOWIE O PRACĘ (KLIKNIJ) + książka GRATIS