Dowcip brzmi tak:
„Szef mówi do pracownika – słyszałem, że chciałeś podwyżkę! Czy ty nie masz honoru? Czy nie wiesz, jak mało pracujesz? Policzę ci to!

Rok ma, jak wiadomo 365 dni. Codziennie śpisz 8 godzin – to jest 122 dni. Poza tym masz codziennie 7 godzin wolnego czasu. To jest dalszych 106 dni, zostaje jeszcze 137. Rok ma 52 niedziele, które masz wolne. Zostaje tylko 85 dni. W sobotę również nie pracujesz, to są dalsze 52 dni. Zostaje jeszcze 33 dni. Poza tym masz jeszcze 3 tygodnie urlopu. Pozostaje 12 dni. W roku jest łącznie 11 świąt. Zostaje 1 dzień. I to jest 1 maja, który też masz wolny!”

O ile powyższe obliczenia zdecydowanie poważne nie są, to problem jak najbardziej jest. Wielu pracodawców może mylnie postrzegać liczbę godzin pracy dostępnych do wykorzystania przez swoich pracowników. Różnice między teoretycznym czasem pracy wynikającym z przepisów (na potrzeby artykułu nazwiemy go czasem brutto), a rzeczywistym czasem pracy, po uwzględnieniu absencji (na potrzeby artykułu nazwiemy go czasem netto), mogą być znaczące. Dodatkowo różnice te mogą być jeszcze bardziej widoczne w zależności od stosowanego systemu czasu pracy – podstawowego lub równoważnego. Niniejszy tekst przedstawia analizę tych różnic oraz wnioski, jakie z tego wynikają dla pracodawców.

Podstawowy vs równoważny system czasu pracy

Przypomnijmy, że podstawowy system czasu pracy najczęściej przewiduje równą, ośmiogodzinną pracę przez średnio 5 dni w tygodniu. Natomiast równoważny system czasu pracy pozwala na zaplanowanie do 12 godzin, co umożliwia elastyczniejsze zarządzanie czasem pracy, gdzie dni z dłuższym czasem pracy są rekompensowane (równoważone) dniami z mniejsza liczba godzin lub dniami wolnymi.

Przykład

Tabela przedstawia zestawienie wymiaru czasu pracy „brutto” oraz szacunkowy czas pracy „netto”, czyli po uwzględnieniu różnych absencji w przeciętnej liczbie, czyli realnej do zaistnienia w obrębie roku dla jednego pracownika.

W obu systemach pracownik teoretycznie powinien przepracować 2000 godzin. Jednak, jak widać na podstawie załączonej tabeli, wymiar czasu pracy netto różni się znacznie od czasu brutto. To powinien być sygnał alarmowy dla każdego pracodawcy. Po uwzględnieniu absencji, pracownik w podstawowym systemie pracy przepracuje nie zakładane 250, a jedynie 163 dni, co daje 1304 godzin, czyli tylko 65,2% nominalnego czasu pracy! W równoważnym systemie czasu pracy pracownik przepracuje natomiast 1060 godzin, co stanowi jedynie 53 % nominalnego czasu pracy.

Całkowita liczba absencji wynosi 87 dni, co przekłada się na 696 godzin w podstawowym systemie i 940 godzin w równoważnym systemie czasu pracy. Większość pracowników, niezależnie od systemu czasu pracy, ma prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego, co daje 208 godzin. Do tego dochodzą opisane w tabeli inne dni wolne, z jakich ma prawo skorzystać pracownik:

• z tytułu zwolnienia na opiekę nad dzieckiem do lat 8,
• siły wyższej,
• krwiodawstwa (średnio 5 razy w roku),
• zwolnień okolicznościowych ( 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy, czy 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką).

To tylko podstawowe świadczenia, które każdy pracownik może wykorzystać „od ręki”, nie uwzględniając chociażby 14 dni zasiłku chorobowego, o urlopach rodzicielskich nie wspominając.

Wnioski dla pracodawców

Niestety zdarza się, że pracownicy coraz bardziej wykorzystują system na swoją korzyść, a pracodawcy ponoszą koszty tego podejścia. Pracownicy coraz bardziej zdają sobie sprawę ze swoich praw i możliwości, co może prowadzić do nadużywania różnego rodzaju absencji, których sposób wykorzystania jest odmienny, niż przewidywał ustawodawca.

Nie da się ukryć, że obecny trend wskazuje, iż pracownicy coraz chętniej korzystają z przysługujących im dni wolnych i robią to nierzadko w sposób, który celowo kumuluje je z różnych tytułów (np. oddanie krwi + siła wyższa brane przed i bezpośrednio po weekendzie, aby zmaksymalizować długość wolnego). To skutkuje chaosem w planowaniu i tworzeniu harmonogramów i może prowadzić do konieczności udzielania godzin nadliczbowych innym pracownikom, aby zrekompensować brakujące godziny, co z kolei w oczywisty sposób podwyższa koszty pracy. Szczególnie w równoważnym systemie czasu pracy różnice te są znaczące, co może wymagać jeszcze bardziej elastycznego podejścia do zarządzania personelem.

Aby minimalizować negatywne skutki absencji, pracodawcy powinni przeanalizować stosowane rozkłady czasu pracy i zastanowić się, czy przyjęty plan pracy jest nie tylko optymalny z perspektywy zapewnienia ciągłości procesu, ale również spełnia aspekty work-life balance, którego to braki są najczęstszą przyczyną nadużywania absencji w myśl maksymy „nie dostanę wolnego, to sam je sobie wezmę”.

Za przykład może posłużyć automatyczne wskazywanie weekendów wolnych od pracy w systemie pracy 24/7, lub sprawiedliwy podział pracy w różnych porach dni i nocy. Co szerzej zostało opisane tutaj

Świadomość tych różnic i proaktywne zarządzanie nimi może znacząco wpłynąć na efektywność operacyjną firmy oraz zadowolenie pracowników, ale także, co kluczowe z punktu widzenia pracodawcy – na obniżenie realnych kosztów pracy. Elastyczne podejście do planowania czasu pracy, uwzględniające możliwość godzin nadliczbowych i zastępstw, może pomóc w minimalizowaniu negatywnych skutków absencji i zapewnić stabilność operacyjną przedsiębiorstwa.

Zapraszamy na najbliższe wydarzenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:

OPTYMALIZACJA CZASU PRACY (KLIKNIJ)
AKADEMIA PRACY TYMCZASOWEJ 2024 – PRAKTYKA RYNKU I URZĘDÓW (KLIKNIJ)