Choćby w produkcji, czy logistyce to zjawisko tak spowszedniało i wtopiło w codzienność biznesową, że nikogo nie dziwi odmienny kolor odzieży roboczej czy różne loga widoczne na plecach osób pracujących na hali, czy przy linii.
Czy powszechność zjawiska angażowania zewnętrznych firm w ramach outsourcingu usług (procesów) oznacza bezpieczeństwo prawne dla odbiorcy takich usług i czy spełniony jest wymóg działania „compliance”? Nie zawsze!Weryfikacja zasad współpracy i stałe czuwanie nad realizacją kontraktów z zewnętrznymi dostawcami szczególnie ważna jest to dla dużych, międzynarodowych firm, gdzie standardy biznesu są wyjątkowo wysokie. Jednak zakres potencjalnych ryzyk jest dokładnie taki sam dla kilkunastoosobowej firmy, jak i dla światowego koncernu.

Gdzie czyhają ryzyka?

Z różnych stron płyną sygnały świadczące o tym, że wsparcie biznesu zewnętrznymi usługodawcami wymaga dużej uważności i stosowania się do ściśle określonych procedur. Główne ryzyko dotyczy tu podważenia modelu współpracy i uznania go za dostarczanie personelu, a nie świadczenie usług.

W Polsce jedyny model, który pozwala na wsparcie się personelem zatrudnionym przez inną firmę, jest praca tymczasowa. Oznacza to wymóg stosowania w całości ustawy z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1110), zwanej dalej „Ustawą o APT”. Bardzo często ograniczenia pracy tymczasowej, jak choćby możliwość korzystania z pracy skierowanej osoby przez 18 miesięcy, czy wykluczenie możliwości powierzenia pracy niebezpiecznej sprawia, że model ten nie odpowiada potrzebom stron. Zastosowanie opcji outsourcingu usług jest więc kuszącą alternatywą, wymaga jednak dużo większej uwagi.

Outsourcing procesów, czy usług to rozwiązanie polegające na zlecaniu wykonania niektórych zadań, funkcji, czy projektów firmy zewnętrznym podmiotom. W ten sposób możliwe jest uwolnienie zasobów (np. finansowych) firmy przy braku zwiększenia obciążeń administracyjnych i kosztowych związanych z rekrutacją personelu.
Dziś ten model generuje nie tylko ryzyka związane z pozornością świadczenia usług, ale też praktyczne problemy dla obu stron. Dostawcy usług w ramach procedury wydawania kart pobytu, czy zezwoleń na pracę dla zatrudnianych cudzoziemców bezpośrednio potykają się o opór ze strony urzędów wojewódzkich. Dla odbiorcy usługi z kolei stanowi to zagrożenie w sprawnej i terminowej realizacji na jego rzecz kontraktu. Urzędy w wielotygodniowych procedurach legalizacyjnych jak Polska długa i szeroka dopatrują się braku faktycznego świadczenia działalności i wymagają uzasadniania wykonywania pracy przez cudzoziemców pod innym adresem niż siedziba firmy.

Nierzadko właśnie problemy legalizacyjne powodują, że dostawcy usług szukają innych rozwiązań i stosują np. model spółki cudzoziemskiej. Jest to świetne rozwiązanie przede wszystkim niewymagające legalizacji pracy cudzoziemca jak i zapewniające realną optymalizację kosztów. Jednak w przypadku naruszenia zasad prowadzenia takiej spółki problemy będzie miał także odbiorca usługi. Tu wchodzi w grę cały wachlarz ryzyk – od zusowskich, przez podatkowe po nielegalne powierzenie pracy.

Skąd można spodziewać się kłopotów, czyli kto szuka “trupów w szafie”?

Kontrole Inspekcji Pracy aktualnie mogą być efektem współpracy z urzędem wojewódzkim, jak i wynikać z tego, że badanie rynku zatrudnienia zewnętrznego jest jednym z czołowych zadań inspekcji na najbliższe lata. Kontrole takie bardzo często wykazują liczne błędy we współpracy stron, co kończy się ustaleniem modelu pracy tymczasowej w miejsce pozornego outsourcingu usług.

Do tego współpracą z zewnętrznym dostawcą może się interesować KAS, gdyż pozornie świadczone usługi przykrywające faktyczne realizowanie pracy tymczasowej powoduje zakwestionowanie wystawionych i rozliczonych faktur. To szczególnie jest istotne z punktu widzenia VAT: odliczony przez odbiorcę usług podatek z faktur wystawionych przez dostawcę musi wtedy zwrócić odbiorca. Do tego dochodzi odpowiedzialność karno-skarbowa i kary finansowe. Podobnie w przypadku ZUS. Również Straż Graniczna interesuje się modelami współpracy i kwestionuje zasady ich realizacji. To niesie ze sobą ryzyko w zakresie nielegalnego powierzania pracy.

Problemy pojawiają się jednak nie tylko w relacjach z organami państwa. Nierzadko firmy podlegają audytom, czy to jako dostawcy w ramach łańcucha dostawców, czy też podlegając kodeksom etycznym, technicznym i innym, jak ISO, TUV, czy kodeksy etyki (np. narzucone przez kontrahenta, czy centralę grupy). Niespełnienie standardów określonych w takich kodeksach, które wymagają nie tylko przejrzystości w prowadzenia własnego biznesu, ale i przez angażowanych poddostawców może oznaczać np. ryzyko utraty intratnego kontrahenta. Na to mało kto może sobie pozwolić.

Uleczyć sytuację

Nie wolno tracić przy tym z oczu faktu, że odpowiedzialność za te naruszenia spoczywa na zarządzie spółki. Wobec tego dla ochrony firmy, jak i osób odpowiedzialnych za jej działalność, pierwszym krokiem powinien być niezależnie przeprowadzony audyt współpracy z dostawcami usług (np. przez kancelarię prawną).

Taki audyt powinien objąć dokumenty i sytuację faktyczną na miejscu, gdzie jak na dłoni widać zasady działania stron. W kolejnym kroku należy wprowadzić prawidłowe zasady współpracy, tak aby obie strony były bezpieczne, a opisane powyżej ryzyka ograniczone.

Nasza Kancelaria prowadzi kompleksowo takie projekty, wyprowadzając niejednokrotnie bardzo kulejący outsourcing na prostą. Często ta kulawość przy świadczeniu usług wynika ze zwykłej niewiedzy i braku świadomości stron co do zasad realizacji tego typu współpracy oraz potencjalnych ryzyk. Zatem póki nie trzeba się mierzyć np. z wystąpieniem PIP, czy koniecznością natychmiastowego przemodelowania zasad współpracy dla zapewnienia zgodności z kodeksem kontrahenta, warto wykorzystać czas na sprawdzenie zasad realizacji kontraktów outsourcingowych.

Zapraszamy na najbliższe wydarzenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:

ZAAWANSOWANY DWUDNIOWY KURS – SPECJALISTA DS. LEGALIZACJI CUDZOZIEMCÓW W POLSCE – REWOLUCYJNE ZMIANY 2024 (KLIKNIJ) OSTATNIE ZAPISY!
AKADEMIA PRACY TYMCZASOWEJ 2024 – PRAKTYKA RYNKU I URZĘDÓW (KLIKNIJ)