Uregulowanie kwestii przerw w pracy, możliwość zastosowania przepisów dotyczących przerw w pracy

Kwestia rozliczania czasu przeznaczanego przez pracowników na palenie wyrobów tytoniowych jest przedmiotem wieloletnich kontrowersji i sporów, spowodowanych w szczególności brakiem przepisów szczególnych odnoszących się do tej kwestii. Co ciekawe, nie można stwierdzić, aby w Polsce wytworzyła się jedna konkretna linia orzecznicza, która odnosiłaby się do kwestii przerw na palenie. Dlatego też, ocena tej kwestii musi opierać się przede wszystkim na przepisach prawa powszechnie obowiązującego, a w szczególności interpretacji przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm., dalej jako: „KP”).

Po pierwsze, przepisy KP zawierają dwa uregulowania dotyczące przerw pracowników w pracy. Pierwszy z nich, art. 134 KP, gwarantuje pracownikom obowiązkową przerwę co najmniej 15-minutową, wliczaną do czasu pracy, jeśli dobowy wymiar czasu pracy zakłada pracę przez min. 6 godzin dziennie. Drugi przepis natomiast, art. 141 KP, przyznaje pracodawcy możliwość wprowadzenia m.in. w regulaminie pracy jednej przerwy w pracy, niewliczanej do czasu pracy, w wymiarze nieprzekraczającym 60 minut, przeznaczonej na spożycie posiłku lub załatwienie spraw osobistych.

Można również wspomnieć o pięciominutowej przerwie po każdej godzinie pracy przy obsłudze monitora ekranowego pracowników użytkujących w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Prawo do tej przerwy wynika z § 7 pkt 2 w zw. z § 2 pkt 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. 1998 Nr 148, poz. 973), choć na mocy § 3 pkt 5 tego rozporządzenia spod jego mocy wyłączone są kalkulatory, kasy rejestrujące i inne urządzenia z małymi ekranami do prezentacji danych lub wyników pomiarów (takie jak często montowane w maszynach produkcyjnych). O ile ustalenie konieczności stosowania przepisów wymienionego rozporządzenia wymagałoby analizy warunków pracy na każdym rodzaju stanowiska pracy w zakładzie, warto wspomnieć, że powszechna jest w doktrynie prawa interpretacja ww. przepisów zakładająca, że 5-minutowe przerwy przysługują od pracy z monitorem ekranowym, a nie od pracy w ogóle. Nie przewidziano również uprawnienia do łączenia ww. przerw w dłuższe, dlatego też przepisy omówione w tym akapicie należy uznać za nieprzydatne dla przedmiotowej sprawy.

Nie ma przepisów prawa powszechnie obowiązującego, które wprost zabraniałyby, lub dały pracodawcy wprost możliwość zakazania wykorzystywania ww. przerw na palenie wyrobów tytoniowych przez pracowników. Należy natomiast zauważyć, że w obu ww. przypadkach prawo gwarantuje tylko jedną przerwę danego rodzaju (które zostać być połączone ze sobą, w zależności od przyjętego przez pracodawcę rozwiązania). Oprócz tego, wielu przedstawicieli doktryny (np. M. Rycak, A. Świątkowski) wyraża stanowisko zakładające, że dzielenie okresu przerwy na wiele krótszych odcinków będzie sprzeczne z brzmieniem ww. przepisów KP.

Powyższe powoduje, że „robienie sobie” przez pracowników przerw na palenie wyrobów tytoniowych, poza okresami przerw przysługujących im ustawowo, lub ewentualnie na mocy przepisów regulaminu pracy, nie mieści się w zakresie uregulowania przerw na mocy przepisów KP.

Zastosowanie przepisów o czasie pracy, zasady udzielania zwolnień w celu załatwienia spraw osobistych z obowiązkiem odpracowania

Wobec negatywnego wyniku analizy przepisów regulujących działanie przerw, konieczna jest analiza przepisów odnoszących się do czasu pracy sensu stricte oraz jego rozliczania. W zakresie uregulowania czasu pracy konieczna będzie analiza art. 128 § 1 KP, który definiuje pojęcie czasu pracy, a także art. 151 § 21 KP, który reguluje kwestię zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, za odpracowaniem czasu zwolnienia.

Art. 128 § 1 KP ma bardzo duże znaczenie dla przedmiotowej sprawy. Stanowi on, że za czas pracy należy uznać czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Opierając się właśnie o ten przepis, A. Sobczyk sformułował bardzo trafny, w ocenie autora, pogląd głoszący, że: „Do czasu pracy, za który należy się wynagrodzenie, zalicza się bowiem jedynie czas pozostawania w dyspozycji pracodawcy. Będą więc nim przerwy o charakterze technicznym związane z wykonywaniem pracy. Jednakże, jak wskazano wyżej, pracownik przestaje być w dyspozycji pracodawcy, wykonując z własnej woli czynności niezwiązane z pracą. Nie sposób zatem zaliczyć do czasu pracy kilkunastominutowych przerw, które pracownik będzie poświęcał na wykonywanie swoich prywatnych spraw, przynajmniej w tych okresach, w których praca mogła być bez przeszkód wykonywana.”.

Wyżej przytoczony pogląd może zostać uznany za podstawę do stwierdzenia, że ogólne założenie niezaliczania do czasu pracy przerw na palenie wyrobów tytoniowych (poza ustawową przerwą 15-minutową) jest prawidłowe i nie budzi wątpliwości. Powstaje natomiast problem rozliczenia czasu niewykonywania pracy spowodowanego paleniem tytoniu. Z jednej strony, obowiązuje art. 80 KP, który zakłada, że wynagrodzenie przysługuje tylko za pracę wykonaną, a za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko, gdy wymaga tego prawo. Z tego przepisu wynika prawo do obniżenia wynagrodzenia pracownika, który czas przeznaczony na pracę wykorzystał do innych celów, które z oczywistych przyczyn należy uznać za wysoce ryzykowne pod względem efektywności zarządzania pracownikami. Z drugiej strony, z art. 80 KP nie wynikają natomiast żadne zasady odpracowywania „brakującego” czasu pracy.

Do momentu wprowadzenia w 2013 r. do przepisów KP art. 151 § 21, brak było jasnych podstaw prawnych do odpracowywania przez pracowników zwolnień od pracy przeznaczonych na załatwienie prywatnych spraw pracownika, choć praktyka ta była często spotykana. Zdaniem niektórych przedstawicieli doktryny prawa, na gruncie starych przepisów czas odpracowania nieobecności powinien był być traktowany jako praca w godzinach nadliczbowych – jest to stanowisko sporne.

Spory zakończyły się wraz z wprowadzeniem art. 151 § 21 KP, kiedy pojawiła się procedura związana z odpracowywaniem czasu zwolnienia – aby wyjście prywatne mogło być odpracowane bez uznawania czasu odpracowania za godziny nadliczbowe, musi być udzielone na pisemny wniosek pracownika. Odstępstwo od obowiązku składania pisemnego wniosku o zwolnienie od pracy na załatwienie spraw osobistych może zostać uznane przez organy kontrolne (organy Państwowej Inspekcji Pracy) za naruszenie przepisów o czasie pracy, czyli wykroczenie na gruncie art. 281 pkt 5 KP, zagrożone karą od 1 000 do 30 000 zł. Oprócz tego, naruszenie procedury przewidzianej art. 151 § 21 KP może skutkować uznaniem rozliczenia czasu pracy za błędne, z powodu uznania czasu odpracowania zwolnień w celu załatwienia spraw osobistych za pracę w godzinach nadliczbowych.

Przepisy KP nie precyzują jednak konkretnej procedury tego jak wnioski pracowników o udzielenie zwolnień w celu załatwienia spraw osobistych (wyjścia prywatnego) mają wyglądać, z jakim wyprzedzeniem mają być składane, czy tego, czy jeden wniosek może obejmować wiele zwolnień. O ile można podejrzewać, że zamiarem ustawodawcy było uregulowanie zasad postępowania w przypadku, gdy pracownik potrzebował np. opuścić miejsce pracy w celu np. załatwienia sprawy urzędowej, a nie w przypadkach powtarzalnych, to treść przepisu nie ogranicza możliwości stosowania tego przepisu tylko do sytuacji wyjątkowych i rzadkich. Dotychczas obserwowana praktyka kontrolna PIP w sytuacjach obowiązkowego składania przez pracownika wniosku związanego z rozliczaniem czasu pracy, ale braku konkretnej procedury, była korzystna dla pracodawców i pracowników, zakładając autonomię pracodawcy co do precyzowania treści wniosków przyjmowanych od pracowników przez pracodawcę, pod warunkiem, że ze złożonego dokumentu można było odczytać intencje wnioskodawcy.

Dlatego też, wydaje się być rozsądnym z punktu widzenia zabezpieczenia interesów pracodawcy, aby na gruncie art. 151 § 21 KP, pracownicy chcący skorzystać z dodatkowych przerw w pracy, które mogą być wykorzystane na palenie wyrobów tytoniowych lub inne sprawy prywatne, okresowo składali wnioski w formie pisemnej, sformułowane w taki sposób, żeby możliwe było wyliczenie łącznej długości przerw w pracy wynikającej z danego wniosku, które następnie będą rozliczane w ewidencji czasu pracy jako przerwy do odpracowania, po porównaniu z ewidencją czasu pracy. Aby uniknąć niepotrzebnych sporów, wskazane będzie rozważenie uregulowania kwestii dodatkowych przerw w pracy oraz procedur korzystania z nich w regulaminie pracy.

W tym miejscu czuję się w obowiązku podkreślić, że im bardziej przyjęte rozwiązanie będzie odbiegać od litery art. 151 § 21 KP, tym większe będzie ryzyko uznania tego rozwiązania za niezgodne z prawem przez organy kontrolne. Biorąc pod uwagę brak rozpowszechnienia sformalizowanego odpracowywania czasu przerw w pracy, należy zakładać, że jakiekolwiek przyjęte rozwiązanie może być przedmiotem sporu. Kwestia ta była bowiem już przedmiotem projektu zmian w przepisach KP, nad którym prace zakończono wraz z upływem jednej z poprzednich kadencji Sejmu. To sugeruje, że regulację art. 151 § 21 KP uznano za niewystarczającą w zakresie krótkich, powtarzających się przerw w pracy wykorzystywanych do celów prywatnych.

Aby uniknąć zarzutów nierównego traktowania pracowników, należy przy projektowaniu rozwiązań, które mają być stosowane w zakładzie, uwzględnić również możliwość korzystania z dodatkowych przerw przez pracowników niepalących, na równych zasadach z pracownikami-palaczami. Warto również uwzględnić możliwość ubiegania się o zwolnienie od pracy w innych sytuacjach niż krótkie przerwy w pracy, np. załatwienia sprawy urzędowej.

Natomiast zauważając liberalne sformułowanie zasad odpracowywania zwolnień w celu załatwienia spraw osobistych w treści art. 151 § 21 KP, brak jest przeciwskazań do przyjęcia, że odpracowywanie dodatkowych przerw będzie mieć miejsce raz w miesiącu, w jedną z sobót. W powoływanym przepisie wskazano jedynie, że odpracowywanie zwolnień nie może naruszać odpoczynków dobowych i tygodniowych pracowników, nie precyzowano natomiast tego, odpracowanie ma się odbywać w dzień harmonogramowej pracy po lub przed godzinami pracy, czy w dzień wolny. Z racji jasnego sformułowania znajdującego się w treści przepisu, stwierdzającego że czas prawidłowo zleconego odpracowania nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych, brak jest podstaw do stosowania jakichkolwiek przepisów odnoszących się do godzin nadliczbowych – w tym przepisów o wypłacie dodatków czy zasadach rekompensaty godzin nadliczbowych przepracowanych w dni wolne od pracy. Podobne oceny były również formułowane przez przedstawicieli doktryny, np. M. Nałęcza, który sugeruje, żeby czas omawianych zwolnień od pracy i ich odpracowania oznaczać oddzielnymi symbolami względem innych pozycji w ewidencji czasu pracy.

Zapraszamy na najbliższe wydarzenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:
BEZPŁATNA KONFERENCJA ON-LINE: SYGNALIŚCI 2024 – NOWE OBOWIĄZKI DLA HR I COMPLIANCE (KLIKNIJ)
REWOLUCYJNE ZMIANY W ZATRUDNIANIU CUDZOZIEMCÓW W POLSCE 2024/2025 (KLIKNIJ)