Dlaczego jest to istotne? Organizacja biznesowa – specjalnie nie piszę np. „spółka”, bo to jest prawie zawsze o wiele więcej podmiotów – ma zarabiać. Po to została powołana, to jest jej cel. Ale tylko pozostając na odpowiednim poziomie bezpieczeństwa, taka organizacja może wypełniać swoje powołanie. Bez bezpieczeństwa istniejące w danej organizacji ryzyka po ziszczeniu się skutecznie zablokują, uniemożliwią czy nawet zakończą działanie organizacji. Proponuję przyjrzeć się bezpieczeństwu organizacji z opisanych poniżej perspektyw.

Bezpieczeństwo organizacji jako całości i zachowanie zdolności do funkcjonowania i generowania zysków dla właścicieli

Bezpieczeństwo finansowe organizacji to z jednej strony kwestia generowania zysków, a z drugiej odpowiedzialne zarządzanie zobowiązaniami wobec wierzycieli.
Organizację należy postrzegać jako całość i sumę tworzących ją podmiotów. Należy zapewnić takie ułożenie organizacji, aby problemy poszczególnych podmiotów nie uniemożliwiały funkcjonowanie całej organizacji. Wymaga to odpowiedniego podzielenia obszarów ryzyka, aktywów, funkcji, przyporządkowania zysków, przepływów usług czy innych świadczeń. W szczególności umieszczenie kluczowych aktywów czy przyporządkowanie zysków do podmiotów o istotnych ryzykach może istotnie negatywnie wpływać na zdolność organizacji do wypełniania jej głównego celu.

Bezpieczeństwo poszczególnych podmiotów tworzących i współpracujących z organizacją i ich zdolność do wypełniania funkcji w organizacji

Bezpieczeństwo należy także rozpatrywać w kontekście każdego z podmiotów tworzących organizację. Zapewnienie ich stabilności oraz zdolności do wypełniania funkcji jest kluczowe dla efektywnego funkcjonowania całej organizacji. Oczywiście, istotne jest wybieranie zaufanych partnerów biznesowych, którzy spełniają wysokie standardy bezpieczeństwa i są wiarygodni. Przeprowadzenie dokładnej analizy ryzyka przed podjęciem współpracy pozwala uniknąć potencjalnych problemów w przyszłości. Tutaj jednak mam na myśli coś innego.

Podmioty w organizacji mogą być powiązane na różne sposoby – niektóre są powiązane osobowo czy kapitałowo i tworzą główną część organizacji. Natomiast organizację można rozumieć także szerzej – jako obejmującą również podmioty powiązane wyłącznie funkcjonalnie, czyli wyłącznie umowami cywilnoprawnymi – podwykonawców, dostawców, doradców. Te podmioty są zależne wyłącznie w aspekcie gospodarczym – w stopniu odpowiednim do tego, jaką część przychodów czy zysków generują z relacji z omawianą organizacją. Może być i tak, że nawet całość przychodów danego podmiotu będącego niejako w orbicie organizacji pochodzi z tej organizacji – wówczas takie powiązanie funkcjonalne będzie stosunkowo mocne. Dla samej organizacji bezpieczeństwo każdego z tych podmiotów jest istotne – poniekąd bezpieczeństwo organizacji to suma bezpieczeństwa poszczególnych podmiotów.

Odpowiedzialność i zabezpieczenie kluczowych osób w organizacji

Kluczowe osoby w organizacji, takie jak członkowie zarządu czy kadra kierownicza, którzy często są wspólnikami czy akcjonariuszami, czyli właścicielami organizacji, pełnią kluczową rolę w funkcjonowaniu firmy. Oczywistym jest, że odpowiednie zaadresowanie ich obszaru odpowiedzialności oraz zabezpieczenie interesów jest niezbędne dla utrzymania stabilności organizacji.
Wydaje się, że zacząć tę część można od zmapowania obszarów ryzyka. Poznanie tych obszarów jest kluczowe do odpowiedniego ich zaadresowania. Zaadresowanie może odbywać się na różnym poziomie – od jedynie określenia ryzyka i przyjęcia do wiadomości jego poziomu, poprzez wprowadzenie instrumentów zarządzających tym ryzykiem, aż po całkowite wykluczenie ryzyka wobec danej osoby. Takie całkowite wykluczenie obszaru ryzyka wobec danej osoby możliwe jest zazwyczaj jedynie na przyszłość, a dokonywane jest np. poprzez wyjście tej osoby z zarządu czy zakończenie funkcjonowania jako wspólnik ponoszący pełną odpowiedzialność (komplementariusz czy wspólnik spółki jawnej).

Istotne z perspektywy zarządzania ryzykiem jest ustanowienie klarownych procedur i polityk dotyczących odpowiedzialności kluczowych osób za podejmowane decyzje. Istnienie takich wewnętrznych dokumentów może być decydujące przy obronie poszczególnych osób.
Dodatkowo, czasami rozważa się wykupienie odpowiednich polis ubezpieczeniowych, które zabezpieczą zarówno firmę, jak i kluczowe osoby przed ewentualnymi roszczeniami. To już jednak – podobnie jak i wspomniane procedury – są środki na zmniejszenie ryzyka, a nie na jego całkowite wykluczenie.
Warto zadać sobie pytanie w dyskusjach nad ryzykiem, czy lepiej jest zarządzać ryzykiem, określić je, próbować ograniczać, czy też całkowicie je wykluczyć? Naturalnie, w każdej sytuacji odpowiedź może być inna, dlatego każda sytuacja wymaga indywidualnej analizy.

Bezpieczeństwo wygenerowanych zysków – wobec wierzycieli cywilnoprawnych i organów

Wypracowanie zysków przez organizację nie kończy kwestii bezpieczeństwa tych zysków. Realizowanie zysków w podmiotach, które realizując z kolei istotne obszary ryzyka, pozostaje jedną z wątpliwych praktyk przedsiębiorców. Zarządzanie ryzykiem wymaga, aby zyski realizowane były przez podmioty, które będą miały możliwie najniższe poziomy ryzyka.
Kiedy planujemy zarządzanie ryzykiem w organizacji, w której funkcjonuje wiele podmiotów, konieczne staje się ustrukturyzowanie relacji w tym zakresie w zgodzie z przepisami o cenach transferowych. Realizowanie zysków przez podmioty o możliwie niskim ryzyku oznacza bowiem istnienie odpowiedniego podział funkcji pomiędzy podmioty, a to możliwe będzie przy właściwym ułożeniu transakcji pomiędzy tymi podmiotami.

A gdzie w tym wszystkim są podatki czy składki?

Świetne pytanie. W związku z przepisami przeciwdziałającymi unikaniu opodatkowania, zmiany w organizacji nie powinny być prowadzone wyłącznie czy głównie w celu osiągnięcia korzyści podatkowych. Jednocześnie, dopuszczalne są wedle tych przepisów – mogą nie stanowić unikania opodatkowania – takie zmiany w strukturze organizacji, które mają inne główne cele, np. właśnie zarządzanie ryzykiem. Dodatkowo i posiłkowo wobec realizacji tych głównych celów można zrealizować cel podatkowy, czyli układając na nowo stosunki w ramach organizacji także pamiętać o obciążeniach publicznoprawnych.
Pamiętajmy też, że żaden przedsiębiorca nie ma obowiązku maksymalizowania swoich obowiązków publicznoprawnych.

Zapraszamy na najbliższe wydarzenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:
AKADEMIA OUTSOURCINGU PROCESOWEGO (KLIKNIJ)
ZAAWANSOWANY DWUDNIOWY KURS – SPECJALISTA DS. LEGALIZACJI CUDZOZIEMCÓW W POLSCE – REWOLUCYJNE ZMIANY 2024 (KLIKNIJ)