Prawodawca starał się nadążać za nową rzeczywistością i wprowadził przepisy o telepracy, a od kwietnia 2023 r. do Kodeksu pracy wprowadzono przepisy o pracy zdalnej, które zastąpiły te o telepracy.
W ich ramach mowa jest o pracy zdalnej wyłącznej, częściowej (hybrydowej) i okazjonalnej. Tutaj zajmiemy się pracą zdalną wyłączną i hybrydową.

Praca zdalna wyłączna i praca hybrydowa

Praca zdalna wyłączna to praca wykonywana zasadniczo tylko z domu. Czyli w ramach normalnego trybu pracy pracownik nie pojawia się w ogóle w biurze. Wizyty w biurze są przy tym możliwe, ale są czymś z założenia niestandardowym, rzadkim i zasadniczo nieplanowanym z góry. Nie chodzi przy tym o sytuację, że pracownik zjawia się w biurze wedle własnego uznania, a przełożony nie może wyznaczyć dnia, w którym pracownik ma przyjść do biura. Chodzi o takie ułożenie stosunków, gdzie w dłuższej perspektywie nie ma określonych stałych terminów pobytu pracownika w biurze, gdzie każda wizyta w biurze jest umawiana jako wydarzenie.

Praca zdalna hybrydowa to praca wykonywana zarówno z domu, jak i z biura. W tym układzie z góry określa się, w jakie dni pracownik przebywa w biurze, a w jakie w domu. Odmiennie niż przy pracy zdalnej wyłącznej wizyty w biurze nie są ani rzadkie, ani każdorazowe ustalane, lecz wykonywane w ramach przyjętego planu. Jednocześnie wydaje się, że pracą hybrydową będzie każda sytuacja, gdy jakaś część pracy planowo ma być wykonywana z biura – nawet jeżeli część czasu pracy wykonywanej z biura jest bardzo niewielka w porównaniu z czasem pracy wykonywanej z domu.

Przyjazdy do biura

Nawet przy pracy zdalnej wyłącznej zakłada się, że od czasu do czasu pracownik będzie przyjeżdżał do biura. Jednocześnie miejscem pracy pracownika jest – wyłącznie czy w znacznej części – inne miejsce niż biuro pracodawcy, zazwyczaj własne miejsce zamieszkania.

Zaczęto się zatem zastanawiać, jaki jest charakter prawny tych przyjazdów pracownika do biura przy pracy zdalnej, w szczególności czy są to podróże służbowe.
Dlaczego zaczęto się nad tym zastanawiać? Mówi się, że jak nie wiadomo o co chodzi, to chodzi o pieniądze. Nie inaczej jest w tym przypadku – jeżeli przejazdy pracowników wykonujących pracę zdalną można by uznać za podróż służbową, wówczas możliwe byłoby stosowanie odpowiednich zwolnień zarówno w ramach PIT, jak i ZUS – czyli z korzyścią zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy.

Podróż służbowa

Pracownik może podróżować. A przepisy wyróżniają dwie zasadnicze ramy prawne dla podróży pracownika – podróże służbowe i oddelegowanie. Przejazd pracownika zdalnego do biura oddelegowaniem nie będzie, ale czy może być podróżą służbową?

Podróż służbową wykonuje się na polecenie służbowe pracodawcy, w celu spełnienia potrzeb pracodawcy, z miejsca stałego wykonywania pracy do innego miejsca, gdzie pracy się zasadniczo na stałe nie wykonuje. W odróżnieniu od oddelegowania, gdzie potrzebne jest dodatkowe porozumienie pomiędzy pracodawcą i pracownikiem, szczegóły podróży służbowej zawiera samo polecenie służbowe. W podróży służbowej pracodawca może wykonywać na rzecz pracownika szereg świadczeń – wypłacać mu diety, zwracać koszty, wreszcie zapewniać noclegi, transport czy wyżywienie albo środki na pokrycie kosztów.

Zwolnienie z PIT i ZUS

Jak pisałem wyżej, kwalifikacja przyjazdu jako podróży służbowej umożliwiać będzie uzyskanie oszczędności danin publicznoprawnych. Co tłumaczy zapewne w znacznym stopniu, dlaczego pracowników zdalnych i ich pracodawców interesuje, czy przyjazdy do biura przy pracy zdalnej są podróżami służbowymi.

W ramach PIT oszczędności te polegają na zwolnieniu z PIT świadczeń na rzecz pracownika związanych z podróżą służbową do wysokości diet w podróżach służbowych określanych w drodze rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych pracowników państwowych czy samorządowych.
Rozporządzenie przewiduje różne formuły wyliczenia diet w zależności od tego, jakie świadczenia zapewnia pracodawca, określa wartość świadczenia za nocleg i tak dalej.

Co dla nas szczególnie istotne tutaj, rozporządzenie określa przede wszystkim dzienną wartość diety, czyli podstawową wartość zwolnienia w ramach PIT. Wartość diety w podróży krajowej określono na poziomie 45 zł (dla 2024 r.). Wartość diety w podróży zagranicznej zależy od kraju, do którego się podróżuje.
Z kolei w ramach ZUS świadczenia na rzecz pracownika w podróży służbowej są zwolnione z ZUS – także do tej wysokości.

Kiedy podróż służbowa w pracy zdalnej?
Podróż służbowa w pracy zdalnej może mieć miejsce w dwóch przypadkach.

• Pierwszy z nich to ten, powiedzmy, standardowy – kiedy pracownik wyjeżdża w popularnie nazywaną delegację – na konferencję, do klienta i tym podobne.W takim przypadku nie ma zapewne wątpliwości, że mamy do czynienia z podróżą służbową.
• Drugi z nich to właśnie przyjazdy do biura pracownika zdalnego. Wszelkie przyjazdy do biura pracownika zdalnego będą zasadniczo za poleceniem pracodawcy, w wyznaczonych przez pracodawcę terminach, w wyznaczonym przez pracodawcę celu.

Natomiast w standardowej podróży służbowej ruch jest od siedziby pracodawcy do innego miejsca – pracownik odjeżdża od, a nie jak przy pracy zdalnej, przyjeżdża do siedziby pracodawcy.
Przyjmuje się przy tym powszechnie, że dojazdy do miejsca pracy nie są podróżami służbowymi.
Jednocześnie podróży służbowej nie definiuje się przez to, czy jedzie się do czy od siedziby pracodawcy, a jedynie przez to, że jest to podróż od stałego miejsca pracy. A takim wyjazdem poza stałe miejsce pracy będzie przyjazd pracownika wyłącznie zdalnego do biura. Jednakże tylko tego pracownika zdalnego, który pracuje na stałe wyłącznie z domu.
Bowiem przy pracy zdalnej hybrydowej pracownik ma dwa stałe miejsca pracy – np. miejsce zamieszkania i biuro. Wówczas przemieszczanie się pomiędzy nimi to w każdy przypadku podróż do miejsca pracy, zatem nie będzie podróżą służbową.

A co o tym sądzą organy podatkowe i ZUS?

Organy podatkowe potwierdziły w pierwszej kolejności, że rzeczywiście przy pracy zdalnej hybrydowej nie mamy do czynienia z podróżami służbowymi w związku z istnieniem dwóch stałych miejsc pracy.
Następnie organy podatkowe zajęły się pracą zdalną wyłączną. W kluczowej obecnie interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 22 grudnia 2023 r., 0114-KDIP3-2.4011.908.2023.1.JK3 wnioskodawca podkreślał, że stałym miejscem wykonywania pracy jest miejsce świadczenia pracy zdalnej, a wizyty w siedzibie spółki będą miały wyłącznie miejsce w sytuacjach szczególnych i będą miały charakter incydentalny, tj. „w sytuacjach, gdy jest to absolutnie niezbędne dla prawidłowego wykonania obowiązków”.
Przy takich zastrzeżeniach Dyrektor KIS uznał, że pracownik wykonujący pracę zdalną przyjeżdżając do siedziby spółki odbywa podróż służbową i do świadczeń związanych z tą podróżą można stosować zwolnienie z ustawy o PIT dotyczące podróży służbowych.

Tymczasem ZUS póki co stoi na stanowisku, że jeśli dany przejazd jest podróżą służbową, to może być stosowane odpowiednie zwolnienie w ramach przepisów o ZUS, czyli zwolnienie ze składek świadczeń dla pracownika na taki przejazd do poziomu wynikającego z przepisów omawianego wyżej rozporządzenia. Innymi słowy, ZUS odwraca kota ogonem – tutaj chodzi przecież właśnie o to, czy mamy do czynienia z podróżą służbową. Czy ZUS podąży za organami podatkowymi nie jest całkowicie pewne, ale wydaje się, że można argumentować, że powyższe podejście organów podatkowych można stosować odpowiednio przy rozliczeniach ZUS.

Zapraszamy na najbliższe szkolenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:
AKADEMIA OUTSOURCINGU PROCESOWEGO (KLIKNIJ)
AKADEMIA PRACY TYMCZASOWEJ – PRAKTYKA RYNKU I URZĘDÓW (KLIKNIJ)