Obecnie obserwujemy zauważalną zmianę preferencji wśród pracowników m.in. młodego pokolenia oraz osoby reprezentujące wysoki stopień specjalizacji. Coraz częściej decydują się oni na wybór miejsc pracy, które oferują lepszą organizację czasu pracy, zamiast skupiać się jedynie na atrakcyjnym wynagrodzeniu. Dla wielu przedstawicieli tych grup istotniejsze staje się osiągnięcie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Pracodawcy mają coraz większą świadomość tej tendencji, jednak nie zdają sobie sprawy ze skali ryzyka. Analiza danych HR może dostarczyć cennych informacji o kierunku działania, jakie należałoby podjąć dla zapewnienia optymalnych warunków pracy dla zatrudnionych, jak i dla zrównoważonego rozwoju organizacji.

Ważny aspekt, który należy podkreślić, to rola działań związanych z ewidencją czasu pracy w identyfikowaniu potencjalnych zagrożeń. Dane zgromadzone w ramach takich raportów stanowią cenny zasób informacji dla działów HR. Analiza tych danych umożliwia wykrywanie tendencji i wzorców, które mogą sygnalizować potencjalne zagrożenia, takie jak nadmierna rotacja. HR, korzystając z nawet podstawnych narzędzi analitycznych, może śledzić efektywność różnych strategii organizacyjnych oraz dostosowywać polityki personalne tak, aby zminimalizować ryzyko negatywnych skutków dla zespołu i firmy jako całości.

Za przykład może posłużyć tutaj błędna kalkulacja wymaganej ilości personelu do realizacji powierzonego planu.

Study case:

Firma dysponuje 4 pracownikami o kompetencjach menedżerskich. Ze względu na charakter pracy wymagana jest obecność jednego pracownika na każdej ze zmian „1” (od 6:00 do 14:00), „2” (od 14:00 do 22:00) i „3” (od 22:00 do 6:00) przez siedem dni w tygodniu.
W roku 2024 wymiar czasu pracy dla pracownika pełnoetatowego wynosi 2008 godzin, dodatkowo (po spełnieniu określonych wymogów prawnych) pracownikom może zostać zleconych 416 godzin nadliczbowych. Czy zatem oznacza to, że wspominany personel może przepracować 2424 godzin?
BŁĄD!

Na potrzeby kalkulacji wymaganej liczby personelu zawsze powinniśmy pamiętać o uwzględnieniu m.in. urlopu wypoczynkowego, poziomu absencji różnego nie tylko w poszczególnych porach roku, ale i miesiącach z tzw. „długimi weekendami”. Nie bez znaczenia może być też branża: produkcja, produkcja rolna, firmy budowlane etc., z których każda cechuje się swoją specyfiką.
Zatem jeżeli przyjmiemy, że średni poziom absencji w naszym przykładzie na 2024 rok wyniesie ok. 5% i do tego każdy z pracowników wykorzysta 26 dni urlopu, to liczba dostępnych godzin spada o ponad 300 na każdego pracownika. Na tym etapie musimy pamiętać, że stanowisko pracy nie może zostać nieobsadzone, stąd konieczne będą godziny nadliczbowe wśród pozostałych osób.

W rezultacie, z tytułu samych zastępstw, każdy z pracowników będzie musiał przepracować 496 godzin dodatkowo w nadgodzinach. Taki pułap godzin nadliczbowych jest nie tylko groźny z perspektywy zadowolenia pracowników i potencjalnej rotacji (podkreślmy stanowiska menadżerskiego, gdzie rekrutacja trwa wiele miesięcy), ale przede wszystkim dla kierownictwa, ponieważ będzie to stanowić naruszenie praw pracownika z Art. 151 §4 KP, za co jest możliwość zasądzenia kary grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Kolejny aspekt to koszty: brak 496 godzin dla każdego z 4 pracowników wygeneruje nam łącznie 1984 godzin. Przy stawce godzinowej 35 zł nasze przedsiębiorstwo musi liczyć się z dodatkowymi kosztami na poziomie niemal 70.000,00 zł rocznie. Zadajmy sobie pytanie, co się stanie jeżeli nasz problem nie będzie dotyczył 4 menedżerów, ale 100 spawaczy lub 500 monterów?

Dopiero dysponując liczbą tzw. „stanu 0 nadgodzin” firma może podejmować właściwe decyzje związane z poziomem rekrutacji oraz estymacją kosztów pracy, czy też realizacji projektu.
Choć analiza HR może być uznawana za skomplikowane narzędzie, warto zaznaczyć, że można z powodzeniem zacząć od małych kroków, które są dostępne dla każdego przedsiębiorstwa, jak wspominana praca na danych ewidencji czasu pracy zebranych na potrzeby wypłat. Wprowadzanie stopniowych zmian i testowanie różnych strategii pozwala zespołowi HR na zdobywanie doświadczenia i dostosowywanie podejścia do specyfiki organizacji. Wykorzystanie prostych narzędzi analitycznych do analizy informacji może dostarczyć cennych wskazówek dotyczących obszarów, które wymagają uwagi. Stopniowe wdrażanie nowych praktyk i powiększanie analizowanych danych może przynieść korzyści zarówno pracownikom, jak i firmie.

Zapraszamy na najbliższe szkolenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:
ZAAWANSOWANY DWUDNIOWY KURS – SPECJALISTA DS. LEGALIZACJI CUDZOZIEMCÓW W POLSCE 2024 (KLIKNIJ)
AKADEMIA OUTSOURCINGU PROCESOWEGO (KLIKNIJ)