Kto pilnuje przestrzegania prawa imigracyjnego przez podmioty zatrudniające cudzoziemców?

Kontrole pracodawców z zakresu prawa imigracyjnego mogą prowadzić zarówno <>inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) jak i funkcjonariusze Straży Granicznej (SG). Kompetencje tych organów się częściowo pokrywają w zakresie nadzorowania legalności zatrudniania cudzoziemców, choć główne cele ich działalności są nieco inne – PIP stara się zwalczać przede wszystkim różnego rodzaju naruszenia prawa związane z zatrudnianiem (w tym cudzoziemców), a Straż Graniczna jest bardziej nastawiona na zwalczanie naruszeń prawa skutkujących nielegalnym pobytem w Polsce. Nie zmienia to faktu, że oba organy mają prawo kontrolować pracodawców pod kątem legalności zatrudniania cudzoziemców i ściśle ze sobą współpracują jeśli zachodzi taka potrzeba – SG zgłasza do PIP zauważone przypadki naruszenia prawa pracy, a PIP do SG stwierdzone przypadki nielegalnego pobytu cudzoziemców w Polsce. Zarówno inspektorzy pracy, jak i funkcjonariusze SG mają bardzo szerokie uprawnienia w zakresie żądania dokumentów od podmiotów zatrudniających cudzoziemców, a także innych podmiotów działających na terenie zakładu, legitymowania osób przebywających na terenie zakładu czy przesłuchiwania osób znajdujących się na terenie zakładu. Oprócz tego, kontrole legalności pobytu cudzoziemców (nie zatrudnienia) mogą realizować funkcjonariusze Policji oraz Służby Celno-Skarbowej.

Przygotowanie do kontroli

Wielu pracodawców już to widziało – czasami kontrolerzy dzwonią, uprzedzając o planowanej kontroli, później przychodzi pismo, które czasem jest pierwszym kontaktem ze strony organu kontrolnego, a w niektórych przypadkach prowadzona jest kontrola „na legitymację”, szczególnie jeśli okoliczności wskazują na to, że tak prowadzona kontrola doprowadzi do wykrycia naruszeń prawa „na gorącym uczynku”.

Zgodnie z zaleceniami publikowanymi przez samą Państwową Inspekcję Pracy, by dobrze przygotować się do kontroli należy przede wszystkim sprawdzić, czy prowadzona dokumentacja jest kompletna i uporządkować ją tak, aby na potrzeby związane z prowadzeniem czynności kontrolnych inspektora pracy mieć wszystko przygotowane. Dzięki temu kontrola przebiegnie sprawniej, mniej stresująco, a praktyka pokazuje, że ocena nieznacznych naruszeń prawa może się różnić w porównaniu do pracodawcy z nieuporządkowaną dokumentacją. Takie przygotowania warto rozpocząć na długo przed otrzymaniem zawiadomienia o przeprowadzeniu kontroli.

Sugestie te wynikają z prostego faktu – kontrola PIP lub SG opiera się głównie na weryfikacji dokumentów, zarówno papierowych, jak i elektronicznych. Kto, będąc inspektorem, chciałby sprawdzać nieuporządkowany segregator pełen dokumentów różnych cudzoziemców, niekoniecznie tych objętych kontrolą, nie zachowujący żadnej logiki ani kolejności? Pierwszym krokiem przygotowawczym powinien być audyt dokumentów prowadzony przez osoby działające na rzecz pracodawcy, który wychwyci zarówno nieprawidłowości dotyczące konkretnych przypadków cudzoziemców, jak i problemy związane z organizacją dokumentacji, nadzorem nad nią, czy jej aktualnością. O ile zdecydowanie sugerujemy, żeby audyty prowadziły osoby doświadczone i posiadające fachową wiedzę z zakresu prawa imigracyjnego, to warto pamiętać, że celem audytu nie powinno być karanie pracowników prowadzących dokumentację, a zapewnienie prawidłowego działania firmy, poprawa jakości pracy pracowników odpowiadających za prowadzenie dokumentacji, a także zapewnienie możliwie dobrych wyników kontroli. Dlatego też, nie zawsze musi być to duży i drogi projekt audytowy realizowany przez wyspecjalizowany podmiot, wiele usprawnień można wprowadzić własnymi siłami.

Ważnym krokiem będzie zastanowienie się nad organizacją dokumentacji specyficznie „cudzoziemskiej” w logiczny sposób, tak żeby bez trudu możliwe było odnalezienie dokumentacji konkretnego człowieka. Jeśli natomiast pracodawca podejrzewa, że kwestia zarządzania zatrudnianiem cudzoziemców zaczyna wymykać się spod kontroli, profesjonalnie przeprowadzony audyt dokumentacji cudzoziemców jest pierwszym krokiem do naprawy sytuacji i zapobieganiu błędom, które mogą skutkować karami grzywny i nie tylko.

Powiadomienie o kontroli

Inspektorzy pracy oraz funkcjonariusze SG są uprawnieni do przeprowadzania kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, bez uprzedzenia podmiotu kontrolowanego i o każdej porze dnia i nocy. Nie każda kontrola musi być zapowiedziana, choć jest to standardowy sposób postępowania. Organy kontrolne mogą poinformować pracodawcę wcześniej o zamiarze wszczęcia kontroli (telefonicznie, pisemnie lub mailowo). O sposobie rozpoczęcia kontroli decyduje organ kontrolny biorąc pod uwagę przede wszystkim cele jakie mają być osiągnięte podczas prowadzonego postępowania.

Co sprawdzają organy kontrolne?

Podczas przeprowadzania kontroli przez inspektora pracy lub funkcjonariusza SG, istnieje możliwość sprawdzenia wszelkich aspektów związanymi z sytuacją prawną zatrudnionego cudzoziemca. Obejmuje to:

• legalność zatrudnienia i pobytu (kopie wiz, zezwoleń na pobyt, zezwolenia na pracę)
• kwestie dotyczące wynagrodzenia (listy płac) oraz innych świadczeń płynących z relacji z pracodawcą, takich jak dodatki, premie, nagrody itp.
• aspekty związane z czasem pracy (naruszenia w tej kwestii również mogą skutkować nielegalnością zatrudnienia cudzoziemca!), w tym pracę w godzinach nadliczbowych, w niedziele i święta.

Dodatkowo, inspektorzy mogą zbadać zagadnienia związane z urlopami wypoczynkowymi, dokumentacją z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz innymi istotnymi aspektami regulującymi warunki zatrudnienia. Obydwie instytucje, PIP i SG, mogą skoncentrować się na różnych obszarach, jednak ich kontrola obejmuje szereg kluczowych elementów związanych z warunkami pracy i przestrzeganiem przepisów. Przepisy ustaw o Państwowej Inspekcji Pracy oraz o Straży Granicznej są sformułowane w taki sposób, że zakres kontroli może być bardzo szeroki, jeśli organ uzna to za właściwe.

Kontrola nie musi ograniczać się wyłącznie do dokumentacji prowadzonej przez podmiot zatrudniający – sprawdzane mogą być również rejestry prowadzone przez inne organy (np. urzędy wojewódzkie, ZUS, KAS), szczególnie w celu porównania ich z danymi zebranymi podczas kontroli. Mogą być też wzywane i przesłuchiwane osoby zatrudniane przez podmiot kontrolowany.

Po zakończeniu kontroli – BARDZO WAŻNE

Organ kontrolny po zakończeniu czynności kontrolnych sporządza protokół kontroli. Dokument ten podpisuje przedstawiciel organu, który przeprowadził kontrolę oraz osoba reprezentująca podmiot kontrolowany.

Przed podpisaniem protokołu kontroli, przysługuje pracodawcy prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole – JEŚLI PRZEDSTAWICIEL PODMIOTU KONTROLOWANEGO PODPISZE PROTOKÓŁ, NIE MA MOŻLIWOŚCI ZGŁOSZENIA ZASTRZEŻEŃ DO PROTOKOŁU. Nie zawsze bowiem wszystkie ustalenia organu kontrolnego są prawidłowe. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu. Przedstawiciel organu przeprowadzający kontrolę zobowiązany jest zbadać zgłoszone zastrzeżenia i – w przypadku stwierdzenia ich zasadności – zmienić lub uzupełnić odpowiednią część protokołu. Odmowa podpisania protokołu przez osobę lub organ reprezentujący podmiot kontrolowany nie stanowi przeszkody do zastosowania przez inspektora pracy środków prawnych.

Jeśli podczas kontroli organ kontrolny nie stwierdzi uchybień, zamiast protokołu może sporządzić notatkę urzędową, w której umieszcza krótki opis stanu faktycznego stwierdzonego w trakcie kontroli. Notatkę urzędową podpisuje tylko przedstawiciel organu kontrolnego.

Co się dzieje w przypadku stwierdzenia naruszeń prawa?

W wyniku kontroli legalności powierzenia pracy cudzoziemcom, inspektorzy pracy lub funkcjonariusze Straży Granicznej mogą podjąć szereg działań mających na celu egzekwowanie przestrzegania przepisów prawa. Nie zawsze to oznacza nałożenie kary na podmiot zatrudniający cudzoziemca.

Typowo, inspektor pracy kieruje do kontrolowanego podmiotu wystąpienia, zawierające wnioski pokontrolne i ich podstawę prawną. W przypadku otrzymania wystąpienia, pracodawca ma obowiązek zawiadomienia odpowiedniego organu Inspekcji Pracy o terminie i sposobie realizacji wniosków pokontrolnych w ciągu 30 dni.

Funkcjonariusze SG nie sporządzają wystąpień pokontrolnych, a tylko protokoły kontroli. Przedstawiciele organów kontrolnych mają obowiązek informować inne instytucje, takie jak ZUS, Policja czy Straż Graniczna (w przypadku kontroli prowadzonych przez PIP), o stwierdzonych naruszeniach prawa, z założeniem doprowadzenia do podjęcia odpowiednich działań przez te organy.
W przypadku popełnienia wykroczenia naruszającego przepisy prawa pracy czy prawa imigracyjnego, inspektor pracy może nałożyć mandat w wysokości od 1.000 do 2.000 zł. W sytuacji powtórnego wykroczenia w ciągu dwóch lat, grzywna może sięgnąć nawet 5.000 zł. Odmówienie przyjęcia mandatu skutkuje skierowaniem sprawy do sądu, gdzie kara grzywny może sięgnąć nawet 30.000 zł. Inspektor pracy ma również możliwość skierowania wniosku o ukaranie do sądu karnego w przypadku popełnienia wykroczenia. Funkcjonariusze SG mają podobny zakres uprawnień, z tą różnicą, że ich uprawnienie dotyczy tylko przepisów prawa imigracyjnego, a przypadku stwierdzenia naruszeń prawa pracy informują oni organy PIP.

Nie zawsze przyjęcie mandatu jest najlepszą drogą zakończenia problemów prawnych związanych z naruszeniem przepisów prawa imigracyjnego – przez 2 lata od momentu opłacenia kary, podmiot zatrudniający cudzoziemców znajduje się „na cenzurowanym”, a kolejna kara może mieć dla niego znacznie poważniejsze konsekwencje niż wsparcie budżetu państwa relatywnie niedużą kwotą. Kolejne ukaranie w ciągu 2 lat od pierwszego może skutkować 2-letnim zakazem zatrudniania cudzoziemców dla podmiotu, a także cofnięciem istniejących zezwoleń na pracę czy na pobyt i pracę.
Należy również pamiętać, że funkcjonariusze SG w razie stwierdzenie nielegalnego pobytu cudzoziemca czy nielegalnego zatrudnienia „na gorącym uczynku” podejmują również czynności względem cudzoziemca naruszającego prawo, co może w wielu przypadkach doprowadzić do wydalenia go z Polski.

Zapraszamy na najbliższe szkolenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:
ZAAWANSOWANY DWUDNIOWY KURS – SPECJALISTA DS. LEGALIZACJI CUDZOZIEMCÓW W POLSCE 2024 (KLIKNIJ)
NOWOŚĆ!!! ZATRUDNIANIE CUDZOZIEMCÓW 2024 – PRODUKCJA, LOGISTYKA, OUTSOURCING, PRACA TYMCZASOWA (KLIKNIJ)