Corporate

Otwieranie rachunków bankowych w Polsce przez spółki cudzoziemskie – praktyczne problemy

Marcin Ziomkowski

Marcin Ziomkowski

Autor

W dzisiejszym wpisie chciałbym poruszyć zagadnienie, z którym w ostatnich tygodniach spotkałem się wielokrotnie, a dotyczy ono otwierania przez spółki cudzoziemskie (zarówno osobowe, jak i kapitałowe) działające na terenie Polski rachunków bankowych w bankach funkcjonujących w Polsce.

W polskim systemie prawnym nie istnieją przepisy, które nakładałyby na osoby fizyczne konieczność posiadania rachunku bankowego. Taki obowiązek mają tylko firmy. W polskim prawie przyjmuje się, że m.in. spółki osobowe, spółki kapitałowe, fundacje, stowarzyszenia zobowiązane są do posiadania rachunków bankowych w wybranym przez siebie banku. Obowiązek posiadania rachunku bankowego wyraża się nie tylko poprzez samo otwarcie rachunku firmowego, ale także poprzez prowadzenie za jego pośrednictwem rozliczeń podatkowych i składkowych (np. gdy podmiot prowadzący działalność na terenie Polski zamierza zatrudniać pracowników). Co ważne, wszelkie zmiany dotyczące konta firmowego muszą być zgłaszane odpowiednim organom.

Przykłady rozliczeń prowadzonych przez firmy obejmują m.in.:

  • wypłata ulg w podatku dochodowym
  • comiesięczne opłacanie składek na ubezpieczenie społeczne
  • odliczanie podatku VAT przez kontrahentów lub inne osoby trzecie

Polskie przepisy prawa nie zabraniają prowadzenia działalności gospodarczej z wykorzystaniem konta prywatnego. Funkcjonujące przepisy podatkowe zobowiązują jedynie podatników prowadzących działalność gospodarczą podlegających ustawie o rachunkowości, do dokonywania rozliczeń podatkowych w formie przelewu bankowego, za pośrednictwem rachunku wskazanego uprzednio w urzędzie skarbowym. Ponadto otrzymywanie wszelkich wpłat, pożyczek, dotacji, darowizn wymaga posiadania rachunku bankowego.

Spółki osobowe i kapitałowe rozpoczynające swoją działalności na terenie Polski, po wcześniejszych pomyślnych czynnościach rejestracyjnych w polskich sądach rejestrowych, powinny m.in. w celach rozliczeniowych z urzędami i instytucjami państwowymi w Polsce, podpisać z wybranym przez siebie bankiem umowę na otwarcie i prowadzenie rachunku/ów bankowych. Zanim jednak podmioty te wykonają pierwsze kroki w stronę wybranego przez siebie banku (o czym rzadko się informuję) powinny dokonać zgłoszenia rejestracyjnego swojej firmy do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.

Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – czym jest procedura składania zgłoszeń

Utworzenie Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych stanowi realizację przepisów dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 z 20 maja 2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu (tzw. IV dyrektywa AML). Przepisy Unii Europejskiej zobowiązują państwa członkowskie do przechowywania informacji na temat beneficjentów rzeczywistych w centralnym rejestrze oraz do udostępniania tych informacji właściwym organom i jednostkom analityki finansowej, a także podmiotom zobowiązanym (w ramach stosowania środków należytej staranności wobec klienta).
Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) to rejestr osób, które sprawują kontrolę nad określonymi podmiotami gospodarczymi. W Polsce podstawą funkcjonowania CRBR jest ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, która implementuje przepisy IV i V dyrektywy AML. W Polsce Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych jest jawny i ma charakter publiczny. Sposób i tryb składania zgłoszeń rejestracyjnych i aktualizacyjnych do CRBR oraz sposób sporządzania i składania wniosków o udostępnienie informacji, jest uregulowany w rozporządzeniach Ministra Finansów.

Wskazówka #1

Każdy z prywatnych podmiotów gospodarczych, który zamierza prowadzić działalność gospodarczą na terenie Polski powinien przed udaniem się do wytypowanego przez siebie wcześniej banku dokonać złożenia zgłoszenia rejestracyjnego do CRBR. Zgłoszenia do CRBR dokonuje się za pośrednictwem specjalnie utworzonej przez Ministerstwo Finansów strony internetowej (LINK). Brak złożenia przez firmę takiego zgłoszenia spowoduje, że żaden bank w Polsce nie przystąpi do procedury otwarcia i prowadzenia firmowego rachunku bankowego dla firmy.

Otwieranie rachunków bankowych – praktyczne problemy

Po pomyślnym złożeniu przez zobowiązany podmiot zgłoszenia rejestracyjnego do CRBR osoba uprawiona do reprezentowania tego podmiotu (w przypadku spółek kapitałowych będzie to np. zarząd spółki) powinna udać się do banku w celu zawarcia z bankiem umowy na otwarcie i prowadzenie dla tego podmiotu rachunku bankowego.

W przypadku członków zarządu będącymi obywatelami polski, procedura otwarcia rachunku bankowego przebiega przeważnie bez najmniejszych problemów po wcześniejszym okazaniu wymaganych dokumentów w banku (m.in. dowód tożsamości, odpis z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego na potwierdzenie prawa reprezentacji oraz złożenie prawidłowego zgłoszenia do CRBR). Okazuję się jednak, że zawarcie przez członka zarządu spółki kapitałowej, będącego obywatelem innego kraju niż Polska umowy z bankiem na otwarcie i prowadzenie rachunku bankowego nie jest do końca taką oczywistą i łatwą sprawą jak w przypadku obywatela Polski.

Przeprowadzona na prośbę jednego z klientów naszej kancelarii weryfikacja pokazała, że obcokrajowiec (bez względu na obywatelstwo tj. obywatel Unii Europejskiej lub spoza obszaru Unii Europejskiej) pełniący jedną z funkcji w zarządzie spółki kapitałowej (członek zarządu, wiceprezes lub prezes zarządu takiej spółki) zamierzający otworzyć dla firmy rachunek bankowy w banku, powinien przed bankiem wykazać, że jest posiadaczem numeru PESEL lub paszportu zagranicznego, karty pobytu lub zaświadczeniem o zarejestrowaniu pobytu obywatela Unii Europejskiej. Te dokumenty dają możliwość (po wcześniejszej dokonanej przez bank weryfikacji) zawarcia przez takiego członka zarządu umowy z bankiem na otwarcie i prowadzenie rachunku bankowego.

Często się jednak zdarza, że osoby będące cudzoziemcami, które reprezentują podmiot gospodarczy zarejestrowany w polskim rejestrze przedsiębiorców, nie dysponują jednym z wyżej wymienionych dokumentów, co też powoduje, że procedura zawarcia umowy z bankiem wydłuża się o kolejne dni/tygodnie, bądź kończy się rezygnacją przez wnioskodawcę z ubiegania się o otwarcie takiego rachunku bankowego w banku. Docierają do nas informację ze strony klientów, że próbowali oni różnych dróg, które w ich zamiarze miały doprowadzić do otwarcia dla ich firmy (np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością) rachunku bankowego w jednym z polskich banków. Niestety ich próby nie przyniosły oczekiwanych pozytywnych rezultatów.

Powszechnie stosowaną przez funkcjonujące na terenie Polski banki praktyką jest np., że:

  • po założeniu przez osobę fizyczną rachunku bankowego na swoje potrzeby (rachunek prywaty) (bez względu na to czy posiadacz rachunku prywatnego jest Polakiem czy obcokrajowcem), banki nie umożliwią przepisania rachunku prywatnego osoby fizycznej na podmiot gospodarczy (np. sp. z o.o.) w celu prowadzenia rachunku bankowego na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej oraz w celach rozliczeniowych przez ten pomiot. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie aby obcokrajowiec posiadający aktywne konto prywatne w banku założył dodatkowe konto bankowe firmowe (występujący jako członek zarządu spółki) dla spółki

  • obywatel Polski lub obcokrajowiec, który otworzył dla siebie w banku w Polsce konto bankowe na swoje prywatne potrzeby (rachunek prywaty), nie może przepisać/przenieść otwartego na siebie rachunku bankowego na innych osobę fizyczną lub osobę prawną (np. spółkę). Banki nie daje takiej możliwości. Obywatel polski lub obcokrajowiec może jednak udzielić osobie trzeciej (obywatelowi polski lub obcokrajowcowi) pełnomocnictwa lub upoważnienia (najczęściej dokonuje się to w placówce banku) do zarządzania, rozporządzania środkami zgromadzonymi na tym firmowym rachunku bankowym. Podobnie będzie w przypadku kiedy członek zarządu uprawniony do reprezentowania spółki podpisuję z bankiem umowę na prowadzenie firmowego rachunku bankowego i chciałby przepisać ten rachunek na inny podmiot gospodarczy. Przyjętym oraz przestrzeganym przez banki jest, że spółki nie mogą przepisać swojego firmowego rachunku bankowego na inny podmiot (osobę fizyczną lub podmiot gospodarczy). Osoba uprawniona do reprezentowania spółki może udzielić pełnomocnictwa lub upoważnienia na rzecz innej osoby trzeciej (tylko osobie fizycznej) (najczęściej dokonuje się to w placówce banku) do zarządzania, rozporządzania środkami zgromadzonymi na tym firmowym rachunku bankowym. Banki ponadto nie zezwalają na udzielenie pełnomocnictwa od spółki ABC sp. z o.o. do zarządzania, rozporządzania środkami zgromadzonymi na rachunku bankowym ABC sp. z o.o. innemu podmiotowi gospodarczemu np. spółce XYZ sp. z o.o. Ale już członek zarządu uprawniony do reprezentowania spółki ABC sp. z o.o. może udzielić np. p. Janowi Kowalskiemu będącemu członkiem zarządu innej spółki np. XYZ sp. z o.o. takiego pełnomocnictwa lub upoważnienia do zarządzania, rozporządzania środkami zgromadzonymi na firmowym koncie bankowym spółki ABC sp. z o.o. Zgodnie z wytycznymi banków, pełnomocnikiem zawsze musi być wskazana z imienia i nazwiska osoba fizyczna pełnomocnika (pełnomocnikiem może być osoba fizyczna, która ma pełną lub co najmniej ograniczoną zdolność do czynności prawnych. Według przepisów polskiego Kodeksu cywilnego pełną zdolność do czynności prawnych mają osoby fizyczne, które ukończyły 18 lat lub osiągnęły pełnoletność wskutek zawarcia małżeństwa. Ograniczoną zdolność do czynności prawnych mają osoby małoletnie, które ukończyły lat 13 oraz osoby ubezwłasnowolnione częściowo).

Remedium – pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego

Pewnym stosowanym przez podmioty gospodarcze rozwiązaniem problemu braku możliwości złożenia wniosku o otwarcie rachunku bankowego przez obcokrajowca w banku na terenie Polski, który nie posiada wymaganych przez bank dokumentów, jest możliwość udania się przez takiego członka zarządu spółki do dowolnej kancelarii notarialnej w Polsce w celu sporządzenia przez notariusza dokumentu pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego dla innej osoby fizycznej (najlepiej obywatela polskiego) do m.in. zakładania i zamykania w imieniu spółki rachunków bankowych, jak również do dysponowania rachunkami bankowymi Spółki (dokonywania wpłat i wypłat oraz przelewów). Zakres tego pełnomocnictwa może być znacznie szerszy niż wyżej przedstawiony. Koszt sporządzenia przez notariusza takiego pełnomocnictwa to kwota ok 130 złotych. Banki działające w Polsce dopuszczają taka możliwość. Jeżeli obcokrajowiec nie posługuje się biegle językiem polskim, na czynnościach notarialnych dotyczących sporządzenia dokumentu pełnomocnictwa będzie musiał się stawić również tłumacz przysięgły języka, którym na co dzień posługuje się stawający (nasz członek zarządu). Jeżeli takiego tłumacza nie będzie na czynnościach u notariusza, notariusz może odmówić przeprowadzenia czynności podpisania dokumentu pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego. Problem naszego członka zarządu nadal pozostaje nierozwiązany.

Wskazówka #2

Po pomyślnym złożeniu przez zobowiązany podmiot zgłoszenia rejestracyjnego do Centralnego Rejestru Beneficjantów Rzeczywistych, zarząd spółki lub dowolna osoba którą zarząd wyznaczy (np. pracownik spółki) może telefonicznie lub osobiście w placówce banku zasięgnąć informacji w sprawie wymaganych dokumentów na potrzeby otwarcia w banku firmowego rachunku bankowego dla spółki, w szczególności wymaganych dokumentów od członka zarządu, który jest obcokrajowcem. Jeżeli po wstępnym zasięgnięciu informacji od banku okaże się, że cudzoziemiec będący członkiem zarządu nie posiada wymaganych przez bank dokumentów, sugerujemy udanie się przez tego członka zarządu do notariusza w celu sporządzenia i podpisania dokumentu pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego.

Wskazany wyżej wariant, w naszej ocenie będzie rozwiązaniem najbezpieczniejszym. Obcokrajowiec po udaniu się do dowolnego notariusza w Polsce i udzieleniu takiego pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego dla obywatela Polski (np. Jan Kowalski) nie będzie musiał stawiać się w banku w celu podpisania umowy na otwarcie i prowadzenie firmowego rachunku bankowego dla spółki. Pan Jan Kowalski mając w ręku dokument pełnomocnictwa, będzie mógł m.in. otworzyć w imieniu spółki rachunek bankowy dla firmy. Istotnym jest (o czym też często informują sami pracownicy banku interesantów), aby w takim dokumencie pełnomocnictwa możliwie szczegółowo wypunktować do jakich czynności ustanowiony np. przez zarząd spółki pełnomocnik będzie umocowany przed bankiem.
Życzę Państwu pomyślnych wizyt w bankach.

To już ostatni moment na zapis na KONFERENCJĘ: DOBRE PRAKTYKI W OUTSOURCINGU I PRACY TYMCZASOWEJ – BUSINESS EDITION, 6 grudnia 2023, on-line, organizowaną przez C&C Chakowski & Ciszek oraz Centrum Outsourcingu Procesowego:

PROGRAM I ZAPISY (KLIKNIJ)

Najbliższe szkolenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:
AKADEMIA PRACY TYMCZASOWEJ 2023 (KLIKNIJ)
NOWOŚĆ!!! ZATRUDNIANIE CUDZOZIEMCÓW 2024 – PRODUKCJA, LOGISTYKA, OUTSOURCING, PRACA TYMCZASOWA (KLIKNIJ)

Ten artykuł był interesujący?

Jeśli chcecie Państwo otrzymywać powiadomienia o nowych artykułach pojawiających się na naszym blogu, zapraszamy do subskrypcji newslettera C&C Chakowski & Ciszek. W każdą środę otrzymacie Państwo nowe, przydatne treści.

ZAPISZ SIĘ!


    Pomóż nam lepiej dostosować treść naszych maili do Ciebie

    Jaką reprezentujesz branżę?

    Jaka tematyka Cię interesuje?







    Top
    Szkolenia

    Sprawdź

    Naszą szeroką ofertę szkoleń
    Zobacz ofertę