Pracodawca, który planuje zaoferować tego rodzaju benefit dla pracowników powinien pamiętać o prawnych aspektach jego wdrożenia oraz konieczności zabezpieczenia interesów zarówno swoich, jak i pracowników.

Podmiot prowadzący działalność gospodarczą jest atrakcyjnym kandydatem na najemcę lokalu. Podmioty gospodarcze aktywnie prowadzące swoją działalność są wiarygodne pod względem finansowym, a to jest niezwykle istotne dla wynajmujących. Ponadto właściciele lokalu zwracają uwagę na to, że podmiot gospodarczy wynajmujący lokal na własne cele nie jest lokatorem, którego chronią przepisy ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (dalej jako: „Ustawa”), a zatem nie chronią go przepisy ograniczające podwyżki czynszu, możliwość wypowiedzenia umowy czy konieczność zapewnienia lokalu zastępczego.

Co jednak, jeśli pracodawca wynajmuje lokal nie w celu wykorzystania go do prowadzenia własnej działalności, lecz wyłącznie z zamiarem udostępnienia go swoim pracownikom na cele mieszkaniowe? Otóż spowoduje to, że przepisy Ustawy znajdą zastosowanie w mniejszym lub większym zakresie, a pracodawca powinien odpowiednio się do tego przygotować.

W pierwszej kolejności pracodawca powinien zweryfikować, czy w umowie najmu zawieranej z właścicielem lokalu znalazł się zapis umożliwiający mu oddanie lokalu w całości lub części do korzystania osobie trzeciej. Zgodnie z Kodeksem cywilnym, bez zgody wynajmującego najemca nie ma prawa do podnajmu lub użyczenia lokalu w całości lub w części. Warto zadbać, aby już w umowie taka zgoda została udzielona. Jeżeli podpisana już umowa milczy na temat udostępnienia lokalu osobom trzecim, pracodawca będzie mógł legalnie udostępnić lokal swoim pracownikom zarówno odpłatnie (podnajem), jak i nieodpłatnie (użyczenie) tylko po uzyskaniu dodatkowej akceptacji właściciela lokalu.

Należy pamiętać, że o ile pracodawca wykorzystujący lokal do własnych celów nie jest lokatorem w rozumieniu Ustawy, to pracownik, któremu udostępniono lokal w celach mieszkalnych, posiada status lokatora w rozumieniu Ustawy. To powoduje konieczność stosowania ograniczeń i zakazów ustawowych i może generować konflikty zarówno w relacji wynajmujący – najemca (pracodawca), jak i najemca (pracodawca) – pracownik, których uniknąć można przez odpowiednią świadomość prawną pracodawcy i właściwe ustalenia umowne.

Udostępnienie lokalu pracownikowi może odbyć się na podstawie ustnego uzgodnienia albo pisemnej umowy. Pierwsza z form będzie legalna, jednak nie jest zalecana z uwagi na niepewność prawną obu stron i trudność dowodową w przypadku konfliktu na tle warunków korzystania z lokalu, zwłaszcza wynikających z Ustawy. Znacznie bezpieczniej udostępnić lokal na podstawie umowy pisemnej regulującej prawa i obowiązki stron.

Pracodawca może oddać pracownikowi całość lub część lokalu mieszkalnego do korzystania odpłatnego lub nieodpłatnego. Decyzja w tym zakresie powinna zostać podjęta nie tylko w uzgodnieniu z samym pracownikiem, lecz również po konsultacji podatkowej oraz z uwzględnieniem okoliczności, że zdecydowana większość uprawnień i obowiązków lokatorskich wynikających z Ustawy związana jest z korzystaniem odpłatnym. Przykładowo, ograniczenia w możliwości wypowiedzenia umowy udostępnienia lokalu wynikające z art. 11 Ustawy czy przepisy nakładające na lokatora obowiązek dokonywania określonych napraw lokalu (np. art. 6e Ustawy) dotyczą tylko umów o charakterze odpłatnym. W określonych sytuacjach, zwłaszcza gdy udostępnienie lokalu ma nastąpić na krótki okres, udostępnienie nieodpłatne może okazać się korzystniejsze dla pracodawcy. Jednocześnie należy podkreślić, że umową o charakterze nieodpłatnym będzie również umowa, na podstawie której pracownik jest zobowiązany jedynie do pokrycia kosztów zużycia mediów w lokalu, o ile zasady rozliczeń będą na tyle jasne, że pracodawcy nie będzie można postawić zarzutu uzyskania przychodu z kwot wpłacanych przez pracownika.

Kolejnym istotnym uzgodnieniem stron jest kwestia terminu obowiązywania umowy o korzystanie z lokalu przez pracownika. Każda umowa może być zawarta na czas oznaczony lub nieoznaczony. W przypadku lokalu służbowego najczęściej spotyka się udostępnienie na czas oznaczony, jednak zdefiniowany zgodnie z celem tej relacji. Przez umowę zawartą na czas określony należy rozumieć zarówno umowę zawartą na okres wyznaczony kalendarzowo (ilość miesięcy, określona data zakończenia), jak również wyznaczony określonym zdarzeniem. Umową na czas określony będzie zatem umowa zawarta na czas trwania stosunku pracy. Takie sformułowanie okresu trwania umowy o korzystanie z lokalu powoduje pewność prawną obu stron i jednocześnie nie wymaga od pracodawcy podejmowania dodatkowych czynności związanych z lokalem w przypadku zakończenia stosunku pracy.

Choć lokal służbowy przyznawany jest pracownikowi, to zgodnie z prawem może w nim zamieszkiwać również małżonek oraz dzieci. Wiedza o liczbie i danych osób zamieszkujących w lokalu leży w interesie pracodawcy, zatem powinien on zobowiązać pracownika do przedstawienia listy osób zamieszkujących z pracownikiem oraz zastrzec, że nie wyraża zgody na udostępnienie lokalu osobom spoza tej listy.
Istotnym aspektem udostępnienia lokalu pracownikowi jest również zabezpieczenie pracodawcy w przypadku odmowy zwrotu lokalu przez pracownika po zakończeniu stosunku umownego. Najemca – pracodawca powinien zadbać o możliwość szybkiego odzyskania lokalu od swojego pracownika, aby uniknąć konsekwencji finansowych wobec właściciela lokalu. W ostatnim czasie bardzo popularnym i bezpiecznym rozwiązaniem jest instytucja najmu okazjonalnego. Niestety, taka forma najmu może być stosowana tylko przez wynajmujących będących osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej w zakresie wynajmu lokali, a zatem stosowanie jej przez pracodawców w relacji z pracownikiem jest mocno ograniczone. Alternatywnym rozwiązaniem jest najem instytucjonalny, który w podobnym stopniu zabezpiecza wynajmującego-pracodawcę, co umowa najmu okazjonalnego, jednak wymaga, aby wynajmujący-pracodawca prowadził działalność gospodarczą w zakresie wynajmu nieruchomości. Jeśli zatem pracodawca w swoim przedmiocie działalności ma uwzględniony najem nieruchomości, przy odpłatnym udostępnieniu lokalu służbowego może zastosować tą instytucję. W przypadku innych form odpłatnego lub nieodpłatnego udostępnienia lokalu, pracodawcy pozostaje uzyskanie oświadczenia w formie aktu notarialnego, w którym pracownik i jego domownicy poddają się egzekucji i zobowiązują do opróżnienia i wydania lokalu. Samo oświadczenie nie gwarantuje szybkiego opróżnienia lokalu, albowiem pracownikowi i jego domownikom, w przypadkach określonych w Ustawie, może przysługiwać prawo żądania wstrzymania egzekucji do czasu dostarczenia lokalu socjalnego. Oprócz oświadczenia o poddaniu się egzekucji warto zatem zastosować dodatkowe zabezpieczenie, np. pobrać kaucję o stosownej wysokości, która w razie problemów z szybkim odzyskaniem lokalu, będzie mogła zostać przeznaczona na regulowanie płatności na rzecz właściciela lokalu.

Udostępnienie lokalu pracownikowi to nie tylko atrakcyjna zachęta dla pracownika, lecz również szereg obowiązków i odpowiedzialność po stronie pracodawcy. Odpowiednie dostosowanie rozwiązań prawnych pozwala jednak na bezpieczne zastosowanie instytucji mieszkania służbowego.

Zapraszamy na najbliższe szkolenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:

DELEGOWANIE CUDZOZIEMCÓW Z POLSKI DO PAŃSTW UE ORAZ DO WIELKIEJ BRYTANII (KLIKNIJ)
ZATRUDNIANIE CUDZOZIEMCÓW 2023/2024 (KLIKNIJ)