International

Zagraniczna praca zdalna, a ubezpieczenie pracownika – klarowne wytyczne organów unijnych i ZUS

r.pr. Katarzyna Ziółkowska

r.pr. Katarzyna Ziółkowska

Autor

W wakacyjnej odsłonie naszego bloga (LINK) wskazywaliśmy na wyzwania, z jakimi wiąże się umożliwienie wykonywania pracy na rzecz pracodawcy z siedzibą w Polsce przez pracownika, który przedłuża urlopowe wrażenia i wykonuje pracę zdalnie z zagranicy. Wiele wyjaśniło się ostatnio w zakresie podlegania ubezpieczeniom społecznym w takiej sytuacji, a właśnie ta kwestia budziła w okresie stosowania „workation” najwięcej wątpliwości firm.

Swoim stanowiskiem w tej kwestii podzielił się ostatnio ZUS realizując zalecenia wynikające z wytycznych Komisji Administracyjnej ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego z 21 czerwca 2023 r. (LINK). Może się wydawać zaskakujące, jednak jest praktyczne i łatwe do zastosowania. Należy mu zatem tylko przyklasnąć. O co chodzi?

Coś nowego

Do tej pory pracownicy pracujący zdalnie z zagranicy co do zasady podlegali przepisom ubezpieczeniowym kraju, w którym wykonywana była praca (czyli zagranicą), chyba że wyjątkowo udało się przekonać ZUS do uzyskania zaświadczenia A1. Podstawa wydania tego zaświadczenia nie była jasna i wymagała intelektualnej gimnastyki. Art. 12, 13, czy 16 Rozporządzenia 883/2004 koordynującego ubezpieczenia społeczne w Unii Europejskiej?

Teraz Komisja Europejskiej doprecyzowała jak w ogóle rozumieć pojęcie transgranicznego pracownika zdalnego – „cross-border telework”. Jest to więc działalność, którą można wykonywać z dowolnego miejsca, o ile jest prowadzona w państwie członkowskim lub państwach członkowskich innych niż to, w którym znajduje się siedziba pracodawcy lub miejsce prowadzenia działalności, oraz opiera się o używanie technologii informatycznej (czyli wyniki pracy przesyłane są online).
Dodatkowo taka transgraniczna praca zdalna wymaga porozumienia pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, zgodnie z prawem krajowym. Według unijnych wytycznych porozumienie nie musi być nawet sformalizowane. Ważne, że pracownik nadal ma podlegać instrukcjom pracodawcy. Definicja odnosi się również do osób prowadzących działalność na własny rachunek, czyli prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą w Polsce.

Okazuje się dzięki unijnym wytycznym, że taki transgraniczny pracownik zdalny ma być traktowany jako pracownik delegowany. Nie jest to wcale oczywiste mając na uwadze definicję delegowania, na co zwraca uwagę sama Komisja Europejska. Delegowanie zakłada bowiem zasadniczo świadczenie przez pracownika za granicą usług, w ramach realizacji umowy pomiędzy pracodawcą, a jego zagranicznym kontrahentem. Jest to zatem inny podmiot, a nie sam pracodawca z siedzibą w Polsce.
Generalną zasadą jest, że miejsce oskładkowania wynagrodzenia podąża za pracownikiem i jego miejscem pracy, jednak jest to bardzo obciążające w przypadku krótkookresowych wyjazdów. Dzięki Rozporządzeniu (WE) 883/2004 rozszerzonym teraz na sytuację „workation”, pracownik zdalny to pracownik delegowany. Dla Komisji Europejskiej ważne jest, że pracownik zostaje oddelegowany do innego państwa członkowskiego, aby świadczyć pracę z upoważnienia pracodawcy (dodajmy: mimo braku zagranicznego kontrahenta).

Możliwość uzyskania zaświadczenia A1 dla tak rozumianego pracownika delegowanego dotyczyć będzie wyłącznie przypadków, w których zagraniczna praca zdalna ma charakter incydentalny, ograniczony w czasie i nie wchodzi w zakres zwykłego schematu pracy wykonywania pracy (np. gdy z góry wiadomo, że pracownik pracuje np. kilka miesięcy w roku w innym kraju – wtedy należy zastosować art. 13 Rozporządzenia (WE) nr 883/2004). Uzyskanie zaświadczenia A1 będzie wymagać zatem spełnienia wszystkich kryteriów „klasycznego” delegowania, w tym maksymalnego dopuszczalnego okresu jego obowiązywania do 24 miesięcy łącznie.

Inne przypadki, nie mieszczące się w tak określonych kryteriach transgranicznej pracy zdalnej, wymagać będą indywidualnego porozumienia organów ubezpieczeniowych obu krajów na podstawie art. 16 tego Rozporządzenia.

Coś starego

Ponadto nadal obowiązuje Umowa Ramowa zawarta przez niektóre państwa członkowskie UE, którą wskazywałam we wcześniejszym blogowym wpisie. Przewiduje ona możliwość odstąpienia od wymogu 25% czasu pracy wykonywanej w państwie zamieszkania pracownika świadczącego pracę zdalnie, jeśli świadczy pracę w kilku państwach członkowskich. W takich przypadkach można stosować polskie ustawodawstwo jako państwa członkowskiego, w którym pracodawca ma siedzibę, gdy pracownik mniej niż 50% czasu pracy realizuje w państwie zamieszkania. Innymi słowy, kto wykonuje pracę zdalną poza krajem siedziby pracodawcy nadal pozostanie ubezpieczonym w kraju siedziby pracodawcy. Warunkiem jest, aby praca za granicą nie przekroczyła 50% całkowitego czasu pracy.

Wcześniej osoba, która normalnie wykonywała pracę w dwóch lub więcej państwach członkowskich, podlegała ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym miała miejsce zamieszkania, jeżeli wykonywała znaczną część pracy w danym państwie członkowskim (min. 25% czasu pracy). Nie musiało to być zatem państwo, gdzie siedzibę ma pracodawca. Zgodnie z Umową Ramową jednak, osoby wykonujące pracę zdalną z zagranicy mogą podlegać ubezpieczeniom społecznym, gdzie siedzibę ma ich pracodawca, a czas pracy w państwie członkowskim zamieszkania pracownika wynosi mniej niż 50%, ale minimum 25% oraz pracownik zwykle pracuje dwóch krajach (siedziby pracodawcy i miejsca zamieszkania, skąd świadczy pracę zdalną).

Podsumujmy

Nowe wytyczne Komisji, które będą też realizowane przez polski ZUS, są bardzo pomocne dla rynku pracy. Nie tylko dlatego, że praca zdalna z zagranicy staje się coraz częstszym modelem przyjęła się i to mimo braku wyzwań wynikających z COVID-19, ale też dlatego że nareszcie kryteria pozostania w polskim systemie ubezpieczeń są jasne. W praktyce bowiem zezwolenie na pracę zdalną wiązało się w zakresie ubezpieczeń z zagadką i ZUS nie podchodził do tych sytuacji jednolicie. Nierzadko pracodawcy sięgali po porozumienia na podstawie art. 16 Rozporządzenia (WE) 883/2204, nie widząc sytuacji swojego pracownika w modelu delegowania. Jednak procedura uzyskania zaświadczeń A1 w tym trybie wymagała porozumienia organów ubezpieczeniowych obu krajów, co trwało ok. 3 miesięcy i nie dawało gwarancji, że organy się w danym przypadku porozumieją.

Z mojej praktyki wynika, że zastosowanie Umowy Ramowej wcale nie ułatwia sprawy i ZUS nie wypracował podejścia do takich wniosków. Teraz jednak pracownicy zdalni będą mogli pozostać w polskim systemie ubezpieczeń i uzyskać zaświadczenie A1 w prostej i szybkiej, bo kilkudniowej, procedurze – jak pracownicy delegowani. Warto jednak pamiętać, że sytuacja przeniesienia się pracownika na stałe do państwa unijnego i stamtąd świadczenie pracy dla polskiego pracodawcy nie mieści się w opisanych kryteriach i będzie wymagać ubezpieczenia pracownika zagranicą.

Zapraszamy na najbliższe szkolenia organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:

DELEGOWNAIE CUDZOZIEMCÓW Z POLSKI DO PAŃSTW UE ORAZ DO WLK. BRYTANII (KLIKNIJ)

ZATRUDNIANIE CUDZOZIEMCÓW 2023/2024 (KLIKNIJ)

Ten artykuł był interesujący?

Jeśli chcecie Państwo otrzymywać powiadomienia o nowych artykułach pojawiających się na naszym blogu, zapraszamy do subskrypcji newslettera C&C Chakowski & Ciszek. W każdą środę otrzymacie Państwo nowe, przydatne treści.

ZAPISZ SIĘ!


    Pomóż nam lepiej dostosować treść naszych maili do Ciebie

    Jaką reprezentujesz branżę?

    Jaka tematyka Cię interesuje?







    Top
    Szkolenia

    Sprawdź

    Naszą szeroką ofertę szkoleń
    Zobacz ofertę