Dział International C&C Chakowski Ciszek na co dzień zajmuje się zagadnieniami związanymi z delegowaniem pracowników, w tym pracowników tymczasowych, czy wysyłaniem ich w podróże służbowe do krajów unijnych i poza obszar UE. Przyjrzyjmy się jednak sytuacji, gdy pracodawca z siedzibą w Polsce, na ogół na prośbę pracownika zgadza się, aby ten ostatni wykonywał swoje zadania za granicą. Wbrew pozorom taka forma świadczenia pracy generuje więcej zagadnień do rozwiązania niż klasyczne delegowanie, czyli świadczenie usług na rzecz zagranicznego kontrahenta przez pracownika wyjeżdzającego z Polski.

Przede wszystkim pracodawca pozostaje ten sam, natomiast wchodzi w nową rolę – tzw. pracodawcy zagranicznego, czyli podmiotu z siedzibą w jednym państwie, na rzecz którego zadania realizuje pracownik przebywający w innym państwie. To wymaga weryfikacji, czy dana sytuacja nie narazi firmy na ryzyko uznania powstania tam zakładu podatkowego. Takie ryzyko będzie pojawiać się im więcej pracowników i im dłuższe okresy będzie świadczyć pracę w tym samym państwie poza Polską.

Sytuacja będzie wyglądać inaczej, jeśli pracownik świadczy pracę z innego kraju w sposób zasadniczo stały, czyli zmienia miejsce zamieszkania i zamierza pracować przez większą część roku poza Polską, inaczej zaś jeśli wyjazd jest ograniczony czasowo, np. 2- miesięczny, ale po tym okresie pracownik wraca do Polski.
Rozróżnienie to wpłynie na kwestię przepisów rządzących umową o pracę, zasad rozliczania wynagrodzenia w zakresie PIT i podlegania ubezpieczeniom społecznym. Ten ostatni aspekt niedawno zresztą uregulowały miedzy sobą państwa unijne, w tym Polska. Nie można zapominać o kwestiach legalizacyjnych, jeśli pracownik miałby pracować poza obszarem UE – nierzadko wykonywanie pracy zarobkowej na wizie turystycznej będzie zabronione, np. w USA.

Pracownik w ramach opisywanego zjawiska wykonywać będzie pracę na ogół zdalnie, czyli dostarczać będzie wyniki swojej pracy online. Zgodnie z art. 67(18) KP miejsce wykonywania pracy zdalnej ustalane jest przez strony stosunku pracy. Nic nie stoi na przeszkodzie żeby miejsce to leżało poza granicami RP. Oznacza to konieczność ustalenia przepisów regulujących pracę zdalną do pracownika świadczącego pracę za granicą. Dlatego weryfikacji, a nierzadko zmiany, będą wymagały regulaminy pracy zdalnej obowiązujące w danym zakładzie pracy oraz objęcia nimi pracy wykonywanej za granicą.

W dalszej kolejności należy określić kwestię prawa właściwego: umowa o pracę i aneks dotyczący pracy za granicą powinien jasno określać, któremu porządkowi prawnemu podlega stosunek pracy oraz na ile umowa o pracę podlegać będzie prawu obcemu, także przy zachowaniu przepisów polskich(art. 8 tzw. rozporządzenia Rzym I).

Ponadto należy zadbać o takie aspekty jak zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych przez pracownika, jak choćby zobowiązanie go do korzystania z bezpiecznego łącza internetowego, przestrzegania polityki prywatności i zasad ochrony danych osobowych. Należy określić nie tylko zasady komunikacji, ale też wykonywania pracy z zachowaniem norm BHP

W przypadku dłuższego pobytu za granicą pracownik może zostać uznany za rezydenta podatkowego innego kraju, co oznaczać będzie obowiązek płacenia tam podatków i dokonania odpowiednich zgłoszeń. Z państwami unijnymi Polska ma zawarte umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, w których powtarza się zasada 183 dni w roku (przy czym czasami jest on traktowany jako rok kalendarzowy, a czasami jako kolejnych 12 miesięcy). Wykonywanie pracy poza taką ramą czasową będzie pociągać za sobą konieczność rozliczenia podatków w danym państwie.

Z kolei podstawową zasadą w zakresie podlegania ubezpieczeniom społecznym jest podleganie im tylko w jednym państwie (nawet gdy pracownik wykonuje zadania w kilku krajach). Zasadniczo jest to państwo, w którym praca jest wykonywana. Przepisy unijne nie określają, po upływie jakiego terminu pracownik powinien zostać zgłoszony do lokalnego systemu ubezpieczeń społecznych w danym państwie.

Od 1 lipca 2023 ten, kto wykonuje pracę zdalną poza krajem siedziby pracodawcy nadal pozostanie ubezpieczonym w kraju siedziby pracodawcy, o ile praca za granicą nie przekroczy 50% całkowitego czasu pracy. Wynika to z przejętych na szczeblu unijnym nowych regulacji dotyczących ubezpieczeń społecznych osób wykonujących pracę zdalną z kraju członkowskiego Unii Europejskiej innego niż kraj siedziby pracodawcy na mocy tzw. Umowy Ramowej. Postanowienia Umowy nie znajdą jednak zastosowania do osób, które zwykle wykonują działalność inną niż praca zdalna z kraju zamieszkania. Założeniem Umowy Ramowej jest zasada, że ustawodawstwo kraju siedziby pracodawcy będzie miało zastosowanie pod warunkiem, że większość pracy pracownik wykonuje w państwie zatrudnienia. Utrzymanie ubezpieczenia w Polsce wymagać będzie złożenia wniosku o wydanie zaświadczenia A1, obowiązującego na okres do trzech lat, z możliwością przedłużenia. Na razie zasada ta będzie obowiązywać w przypadku pracy zdalnej wykonywanej np. w Chorwacji, Francji, Hiszpanii, Holandii, na Malcie, w Niemczech, czy Portugalii.

Inne aspekty i sposoby na organizację pracy pracowników za granicą omawiamy na naszych szkoleniach:

DELEGOWANIE CUDZOZIEMCÓW Z POLSKI DO UE I WIELKIEJ BRYTANII (KLIKNIJ)
AKADEMIA PRACY TYMCZASOWEJ 2023 (KLIKNIJ)