Pracownik mobilny

Charakter pracy tzw. pracownika mobilnego polega głównie na przemieszczaniu się w celu wykonania zadań, np. handlowca celem spotkań z klientami w ich siedzibach. Trzeba tutaj pokreślić, że tzw. pracownik terenowy/mobilny (np. handlowiec) nie jest co do zasady pracownikiem zdalnym. Miejscem pracy takiego pracownika jest bowiem wskazany w umowie obszar (np. województwo mazowieckie). Jeżeli oprócz pracy w terenie w zakresie obowiązków takiego pracownika są jeszcze dodatkowe czynności, które wymagają pracy stacjonarnej np. opracowywanie raportów, zestawień itp., to należy rozważyć czy pracownik wykonuje je w miejscu wskazanym przez pracodawcę (np. w siedzibie pracodawcy), czy w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą (np. w domu pracownika). W tym drugim przypadku będziemy bowiem mieli do czynienia z pracą zdalną i wtedy najbardziej praktycznym rozwiązaniem będzie objęcie takich pracowników terenowych zadaniowym systemem czasu pracy oraz przyjęcie pewnej puli dni w skali każdego miesiąca na pracę zdalną (np. 4 dni), które w założeniu mają pokrywać zapotrzebowanie na te czynności sprawozdawcze.

Zadaniowy system czasu pracy, którego założeniem jest, że to pracownik sam organizuje sobie pracę (w ramach przydzielonych do wykonania zadań) oraz, że nie pozostaje on pod stałym i bezpośrednim nadzorem osoby działającej w imieniu pracodawcy (pracodawca zachowuje co prawda prawo wydawania temu pracownikowi wiążących poleceń dotyczących pracy, ale to pracownik może sam zdecydować, kiedy potrzebuje udać się do klienta, a kiedy nie), a także że nie ewidencjonuje się godzin pracy, powoduje, że pracodawca nie będzie musiał w danym dniu ustalać w jakiej proporcji pracownik wykonywał swoje obowiązki zdalnie a w jakiej pracując w terenie. Jest to istotne zwłaszcza w przypadku, gdy dany pracodawca jako podstawę rozliczenia z pracownikiem z tytułu ponoszonych przez niego kosztów w związku ze zdalną organizacją pracy przyjął stawę ryczałtu za dzień pracy zdalnej. Ogólnie tam gdzie mamy do czynienia z pracą zdalną, nawet gdy nie chodzi o pracowników terenowych a o pracowników, których miejsce pracy określone jest punktowo, warto rozważyć zastosowanie wobec takich osób zadaniowego systemu czasu pracy. Zgodnie bowiem z art. 140 Kodeksu pracy, system ten można stosować tylko wtedy, kiedy jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania. W powyższym katalogu mamy przesłankę miejsca wykonywania pracy a zatem można założyć, że zdalna organizacja pracy każdorazowo uzasadnia wprowadzenie zadaniowego systemu czasu pracy.

Miejsce pracy

Tak zwana praca hybrydowa, to praca wykonywana częściowo w formie zdalnej, tj. w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą (np. w miejscu zamieszkania pracownika), a częściowo w miejscu lub miejscach świadczenia pracy określonych przez pracodawcę w umowie o pracę (np. siedziba pracodawcy lub – w przypadku pracowników terenowych – obszar, np. województwo mazowieckie). Miejsce wykonywania pracy określone w umowie o pracę stanowi najczęściej siedziba pracodawcy lub określone przez niego biuro czy lokal, w tym również siedziba innego podmiotu, jak np. w przypadku tzw. outsourcingu pracowniczego, kiedy pracownik świadczy pracę na rzecz pracodawcy bezpośrednio w miejscu wskazanym przez klienta, które stanowi miejsce świadczenia pracy określone w umowie o pracę. W takim przypadku świadczenie pracy przez pracownika u klienta nie będzie stanowiło pracy zdalnej.

Pracodawca w ramach swoich uprawnień kierowniczych może wydać pracownikowi świadczącemu w danym dniu pracę w formie zdalnej, polecenie służbowe stawienia się do biura pracodawcy. Zasady wzywania pracownika do wykonywania pracy w biurze w dniu świadczenia pracy w formie zdalnej mogą być również szczegółowo określone w porozumieniu lub regulaminie dotyczącym wykonywania pracy zdalnej. Wzywając pracownika do biura w dniu, który miał ustalony na pracę zdalną, należy mieć na uwadze, że czas dojazdu pracownika z miejsca świadczenia przez niego pracy w formie zdalnej do miejsca pracy wskazanego przez pracodawcę będzie wliczał się do czasu pracy pracownika.

Podróż służbowa

W zakresie przemieszczania się pomiędzy klientami, należy mieć na uwadze, iż jeżeli zobowiązanie pracownicze (istota obowiązków pracowniczych) wykonywane jest na geograficznie określonym obszarze, zgodnie z wolą stron stosunku pracy wyrażoną w umowie o pracę, to obszar ten jest stałym miejscem pracy w rozumieniu art. 775 § 1 Kodeksu pracy (wyrok SN z dnia 16 listopada 2009 r., II UK 114/09). Oznacza to, że pracownik wykonujący swoje obowiązki na określonym obszarze geograficznym (np. północno-wschodnie województwa), nie znajduje się w podróży służbowej podczas przemieszczania się pomiędzy klientami znajdującymi się w tym obszarze. Natomiast, w przypadkach przyjazdu takiego pracownika do siedziby pracodawcy w Warszawie (znajdującej się poza wskazanym w umowie o pracę obszarem północno-wschodnich województw) lub klientów znajdujących się poza tym obszarem, będą mu przysługiwać należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Zgodnie z art. 775 Kodeksu pracy, podroż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana poza obszarem miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy pracownika, na polecenie pracodawcy, w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania, oraz jest ograniczona zakładanym z góry terminem. Wszystkie te cechy muszą wystąpić łącznie (wyrok SN z dnia 22 lutego 2008 r., I PK 208/07) i wtedy należy wypłacić pracownikowi należności na pokrycie kosztów związanych z tą podróżą. Stałym miejscem pracy jest, co do zasady, miejsce ściśle określone w granicach jednej miejscowości lub placówki zatrudnienia, gdzie pracownik zwykle i regularnie wykonuje obowiązki pracownicze w granicach obowiązujących go norm czasu pracy (zob. wyrok SN z dnia 9 lutego 2010 r., I PK 157/09). Ze względu na przedmiot podroży służbowej istotne jest również to, że pracownik ma wykonać czynności pracownicze wyznaczone do zrealizowania w poleceniu pracodawcy, które nie powinny należeć do zwykłych, umówionych czynności pracowniczych (wyrok SN z dnia 28 czerwca 2012 r., II UK 284/11).

W sprawie możliwości odbywania podróży służbowej przez pracownika zdalnego w dniu 30 marca 2023 r. stanowisko zajęło również Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej. I tak w ocenie Ministerstwa, przejazd z miejscowości stałego wykonywania pracy zdalnej do miejscowości, w której mieści się siedziba pracodawcy, nie powinien być traktowany jako podróż służbowa. Przejazdów pracownika pomiędzy siedzibą pracodawcy wskazaną w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy, a uzgodnionym miejscem wykonywania pracy zdalnej nie należy zatem traktować jako podróży służbowej i dotyczy to zarówno hybrydowej (częściowej), jak i całkowitej pracy zdanej. Trzeba jednak zastrzec, że taka interpretacja jest właściwa tylko wobec pracowników, z którymi praca zdalna została ustalona w trakcie zatrudnienia (art. 6719 § 1pkt 2 Kodeksu pracy) a nie przy zawieraniu umowy o pracę (art. 6719 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy).

W przypadku tzw. pracowników zdalnych umownych, w razie uzgodnienia całkowitej pracy zdalnej, strony nie ustalają bowiem innego miejsca świadczenia pracy niż uzgodnione umownie miejsce wykonywania pracy zdalnej. Oznacza to, że jest to stałe miejsce wykonywania pracy a wyjazd pracownika poza to miejsce (miejsce pracy zdalnej) na polecenie pracodawcy powinien być traktowany jako podróż służbowa ze wszystkimi tego konsekwencjami (tak Ł. Kruczkowski, Praca zdalna vs podróż służbowa. Dyskusji ciąg dalszy, Gazeta Prawna z dnia 6 kwietnia 2023 r.). Jeżeli natomiast umownie określono model hybrydowy, ponieważ obowiązki pracownika wymagają jego obecności w siedzibie pracodawcy z określoną częstotliwością, to nawet jeżeli pracownik udawałby się do biura tylko raz w tygodniu, to wówczas przejazdy w tym dniu między miejscem zamieszkania a biurem nie będą stanowiły podróży służbowej pracownika tylko będą klasycznym dojazdem do pracy.

Zapraszamy na szkolenia z tematyki prawa pracy organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek:
WORK LIFE BALANCE – REWOLUCYJNE ZMIANY PRAWA PRACY (KLIKNIJ)

PRACA ZDALNA I MONITOROWANIE TRZEŹWOŚCI – ZMIANA PRAWA 2023 (KLIKNIJ)