Jako że nad zjawiskiem tzw. outsourcingu pracowniczego zbierają się czarne chmury, a planowane przez rząd zmiany w ustawie o cudzoziemcach – jeśli wejdą w życie – sprawią, że taka forma prowadzenia działalności przy zatrudnieniu cudzoziemców będzie faktycznie niemożliwa, warto przyjrzeć się w szczegółach temu, jak oferując outsourcing nie wpakować się w tarapaty.
Z naszej praktyki wynika, że temat przedmiotu działalność spółki, która oferuje outsourcing nierzadko budzi wątpliwości firm. Odpowiednie PKD w umowie spółki jest jednym z elementów pozwalających uzasadnić prawidłowość realizowania usług w ramach outsourcingu, czyli oferowanie outsourcingu procesowego, a nie pracowniczego, który ukrywa pracę tymczasową.
O co chodzi z PKD? Czyli czy już zmieniać umowę spółki?
Rejestr przedsiębiorców KRS pełni jedynie funkcję informacyjną, a zatem wpis w danej postaci nie kreuje, ani też nie ogranicza przedmiotu (rodzajów) działalności prowadzonych przez przedsiębiorcę. Szczególnie zaś w ten sposób, że brak wpisu danego rodzaju działalności uniemożliwiałby jej faktyczne prowadzenie.
Oznacza to, że w stosunkach zewnętrznych wskazanie przedmiotu działalności ma znaczenie informacyjne i formalnie nie ogranicza możliwości działania spółki poza zakresem przedmiotu działalności wskazanego w jej umowie. Dlatego, nawet nie posiadając w umowie spółki, symbolu danej działalności, można ją faktycznie wykonywać. Tak widzą to zagadnienie przedstawiciele doktryny prawa handlowego.
Innymi słowy podjęcie przez spółkę działalności wykraczającej poza przedmiot działalności, co do zasady, nie powoduje nieważności dokonanych w ten sposób czynności prawnych. Spółka może być utworzona w każdym celu prawnie dopuszczalnym, a co za tym idzie – przedmiot jej działalności może być określony dowolnie, ale w sposób zgodny z przepisami prawa i zasadami współżycia społecznego.
Wpis do KRS powinien być jednak kompletny i obejmować wszystkie przedmioty działalności, jeżeli przedsiębiorca faktycznie je prowadzi. Według art. 22 ustawy o KRS wniosek o wpis zmian do KRS powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego wpis. Sankcją za niedopełnienie tego obowiązku jest mało realne w praktyce postępowanie przymuszające.
Może trudno w to uwierzyć, gdyż do kodów PKD jesteśmy bardzo przywiązani, jednak zarówno jednak w umowie spółki, jak i we wniosku o wpis spółki/zmianę wpisu do KRS nie ma obowiązku opisywania przedmiotu działalności spółki w sposób zgodny z Polską Klasyfikacją Działalności (rozporządzenie RM z 24.12.2007 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), Dz.U. Nr 251, poz. 1885 ze zm.). Jedynie w formularzu KRS-WM / -ZM należy do oznaczonego w nim słownego opisu przedmiotu działalności spółki dopasować odpowiedni kod PKD.
PKD w umowie spółki – dostawcy usług outsourcingowych
Przede wszystkim należy pamiętać, aby umowa spółki outsourcingowej nie przewidywała żadnych odniesień do udostępniania pracowników. Świadcząc outsourcing przedsiębiorca dostarcza bowiem swoim klientom – co powtarzamy zawsze jak mantrę – usługę, a nie personel. Dlatego taka kategoria PKD w ogóle nie powinna być wykorzystywana w przypadku tego typu biznesu.
Warto wybrać te PKD, które są na pewno na dziś potrzebne, ale również takie, które prawdopodobnie będą potrzebne w najbliższej przyszłości przy realizacji zaplanowanych nowych projektów. Co ważne, sam wybór danego PKD nie obliguje do prowadzenia tego rodzaju działalności. Jeśli zaś nieprzewidziana wcześniej gałąź działalności spółki będzie się rozwijać, należy zmienić umowę spółki. Zmiana numerów PKD wiąże się bowiem ze zmianą umowy spółki. To musi być potwierdzone w formie aktu notarialnego, a następnie zgłoszone do KRS. Wiąże się to z dodatkowymi kosztami, rzędu kilkuset złotych.
Problematyczny kod PKD
Nierzadko zdarza się, że umowie spółki oferującej outsourcing wskazany jest kategoria PKD 78. Warto rozważyć jego usunięcie, gdyż jego podklasy obejmują wszystko, co związane jest z typową działalnością agencji pracy, w tym w zakresie pozyskiwania ofert pracy i poszukiwania pracowników oraz kierowania ich do pracy.
Szczególnie odradzam sekcję PKD 78.30.Z – pozostała działalność związana z udostępnianiem pracowników. Zdarza się w praktyce, że taka sekcja jest wpisywana do umów spółek na zasadzie pewnego zabezpieczenia na wypadek zakwestionowania prowadzenia działalności w formule outsourcingu. To zabezpieczenie ma teoretycznie umożliwić płynne przejście na pracę tymczasową. Nie rekomenduję swoim Klientom tego rozwiązania, gdyż sam kod PKD nie zmieni kwalifikacji danego stanu faktycznego, a tylko wprowadza zamęt, co do intencji spółki w zakresie sposobu prowadzenia biznesu.
Warto też nie wpisywać do umowy spółki kodu 78.10.Z. Jest to zakres działalności obejmujący biznes klasycznych agencji zatrudnienia, które jedynie rekrutują pracowników na rzecz swoich klientów, ale ich nie zatrudniają. Podstawą działalności firm outsourcingowych nie jest zaś prowadzenie rekrutacji (choć na pierwszy rzut oka może to tak wyglądać), a świadczenie konkretnych usług.
Warto z kolei, żeby umowa spółki przewidywała takie kody PKD, które pasują do działalności klientów u których świadczony jest outsourcing. Często będzie to produkcja, budowlanka, czy logistyka, np. PKD 52.21.Z – Działalność usługowa wspomagająca transport lądowy.
Ponadto w praktyce kody PKD mogą być istotne w zakresie ubezpieczenia prowadzonej działalności. Nierzadko ubezpieczyciele odnoszą się właśnie do kodów PKD w umowach ubezpieczenia działalności. Jeśli tu pomieszamy outsourcing z pracą tymczasową, mogą pojawić się kłopoty przy wypłacie odszkodowania. Trzeba pamiętać, że przy outsourcingu to podmiot świadczący outsourcing ponosi pełną odpowiedzialność za powstałe szkody (szczegółowy zakres reguluje już każda umowa inaczej). W tym biznesie nie ma limitu obowiązującego dla agencji zatrudnienia (jak w KP – do 3 wynagrodzeń pracownika przy nieumyślnym działaniu). Warto zatem zadbać, szczególnie przez weryfikację OWU, czy nie ma tu ograniczeń i odniesień właśnie do PKD.
Odrębną kwestią – wartą zasygnalizowania – są zagadnienia podatkowe. Niektóre organy podatkowe wskazują bowiem, że wystawienie przez przedsiębiorcę faktury na usługi, których nie określił wcześniej w PKD i wydatki poczynione w zakresie szerszym niż ten, który ujawniony jest w rejestrze nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu. Jednak ustawy podatkowe nie łączą faktu zakwalifikowania wydatków jako koszt uzyskania przychodu z faktem posiadania w rejestrze odpowiedniego zapisu. Z tego wynika, iż określenie przedmiotu wykonywanej działalności gospodarczej nie niesie ze sobą konsekwencji podatkowych.
Myśląc o prawidłowym PKD przy outsourcingu można przyjąć zasadę: im więcej, tym lepiej. Nie należy jednak wpadać w skrajność i przepisywać całej Polskiej Klasyfikacji Działalności do umowy spółki obejmując też zakres działalności, z którym nie ma się nic wspólnego. Warto zadbać o to, by przedmiot działalności gospodarczej określony w KRS odpowiadał temu, który w rzeczywistości jest wykonywany. Outsourcing wymaga określenia przedmiotu działalności spółki dostosowanego de facto do profilu jej klientów, u których świadczone są usługi (a oczywiście którym nie udostępnia się personelu).
Zapraszamy na szkolenie poświęcone tematyce outsourcingu organizowane przez C&C Chakowski & Ciszek, które prowadzi dr Maciej Chakowski – partner zarządzający.
UMOWY OUTSOURCINGOWE W PRAKTYCE KONTROLNEJ PIP, ZUS, US I SĄDÓW – PRAKTYCZNE WARSZTATY (KLIKNIJ)
Powyższe szkolenie realizujemy również w formule zamkniętej. Więcej informacji znajdziecie Państwo w zakładce Szkolenia zamknięte (KLIKNIJ)
